05. Archiveren van e-mail

Wat denk jij bij de term 'e-mail archiveren'? Denk je dan meteen aan die 'handige' mapjes aan de zijkant van je e-mail programma, waar je de mailtjes zo handig naar toe kunt slepen?

Tsja, dan hebben we nieuws voor jou: we bedoelen iets totaal anders. We zouden juist willen, dat je meteen gaat ophouden met het maken van eigen mapjes.

Stop met organiseren van mail in mapjes

Dit lazen we op Checktocheck.be: "E-mails in je inbox laten staan is zowat de grootste fout die men kan maken bij het verwerken van e-mail! Wanneer je dit doet verlies je de controle, ga je e-mails over het hoofd zien en krijg je nooit het “Done” gevoel. Doe dit dus nooit!!

Het andere uiterste, een gewoonte onder vele van ons, is e-mails ‘organiseren’ nadat je ze verwerkt hebt door ze te verplaatsten naar een van de vele submappen.

.......

Het organiseren van e-mails in submappen kost meer tijd dan dat het uiteindelijk opbrengt. Het kost je tijd om een goede mappenstructuur op te zetten. Daarna moet je voor elke e-mail:

1. Nadenken naar welke submap je de e-mail naartoe moet slepen.
2. Op zoek gaan naar die submap. Dit kan weer resulteren in het openklappen van submappen of scrollen tot je de juiste map tevoorschijn ziet komen.

Stel je moet een email opzoeken van Jos over project Spartacus. Logischerwijs ga je nu naar de submap Spartacus. In 90% van de gevallen zal je je email daar wel terugvinden maar geloof me, het komt voor dat je hem toch niet in die submap gaat terug te vinden. “Oeps, verkeerd gesleept…” Dan beginnen pas echt de frustraties."

Hoe dan wel? Covide kiest voor een centraal archief!

Bij Covide hebben we een heel andere uitgangspositie gekozen. We gaan uit van een centraal adresboek, centraal gedeelde sales en centraal beheerde projecten. Natuurlijk afhankelijk van de toegekende rechten van gebruikers.

Alle e-mail (zowel gezonden als ontvangen) wordt daarmee helemaal automatisch gekoppeld aan een relatie (klant, leverancier of anderszins). Koppeling aan een project (of Sales-item of Support case) is met enkele muisklikken ook gerealiseerd. Waarmee de communicatie georganiseerd verzameld blijft, waar het wordt verwacht.

En ja, natuurlijk kan je dan altijd alsnog kiezen wie wel en wie geen toegang mag hebben tot het centrale archief.

En ja, er is nog veel meer in dit kader te melden. Bijvoorbeeld, dat mail in het archief gewoon deel kan blijven uitmaken van 'onderhanden werk', waardoor je Inbox lekker leeg kan worden. Of een ander voorbeeld: forwarden naar collega's is vervangen door een veel mooiere functie en replyen met CC en BBC is met een superfunctie uitgebreid. Niet alleen om e-mail chaos te voorkomen, maar ook om mail onderdeel te kunnen laten worden van handige Workflow zonder het probleem dat externe ongewenst zo'n interne communicatie kunnen ontvangen.

En hoe werkt dat archiveren dan in de praktijk?

Bekijk eerst eens dit korte filmpje.

Hoe het wel werkt, hebben we uitgewerkt in de twee subpagina's hieronder.