04. Controle en verzenden

In de inleiding van het hoofdstuk facturatie schreven we al over de functie van een factuurmanager. De persoon met de rechten om facturen te controleren, eventueel koppelingen aan te brengen met de juiste grootboekrekeningen en vervolgens de factuur ook daadwerkelijk te sturen naar de juiste contactpersoon.

Het onderstaande scherm is vrijwel gelijk ongeacht waarin je je concepten maakt. Omdat facturatie vanuit projecten inclusief koppeling aan Twinfield de meest vergaande is, hebben we er in deze cursus-handleiding na dit scherm voor gekozen om de daarbij horende stappen als uitgangspunt te nemen.

Omdat dit deel van de facturatie vrijwel gelijk is bij een al of niet aanwezige koppeling met Exact Online, is het belangrijk dit even goed te bestuderen.

Wanneer je een factuur vanuit de sales- of projectenmodule maakt, heb je producten en diensten die je factureert al dáár geselecteerd. Die moet je dan hier nog koppelen aan een product/dienst uit Twinfield en de BTW.

Wanneer je tenslotte de omschrijving van max 60 characters invoert, kan je op drie buttons klikken, die je verder helpen:

1. Preview
2. Save not send
3. Save and send

4.1 Preview

Wanneer je hiervoor kiest, krijg je de factuur te zien, zoals hij straks verstuurd gaat worden met één verschil: er is nog geen factuurnummer aangemaakt.

Maak er een gewoonte va om altijd even een preview te maken, zodat je zeker weet, dat je de factuur goed verstuurt. Doe je dat niet, dan heb je achteraf heel veel meer werk. Je moet dan crediteren en een nieuwe factuur aanmaken. Drie keer zoveel werk dus.

Bij het aanmaken van de Preview wordt de factuur ook alvast opgeslagen, waardoor hij daarna in de lijst is terug te vinden. Vandaar deze melding:

4.2 Save not send

Deze optie zal je vooral gebruiken als je een reeks facturen achter elkaar wilt klaarzetten en iemand anders moet de facturen controleren en verzenden. De optie bewaart de factuur in de lijst.

Wanneer je de facturen vanuit de projectenmodule hebt gemaakt, zie je dat op de projectkaart terug. Hetzelfde geldt voor facturen gemaakt vanuit de module Sales. Zolang nog niet verstuurd, kan je alle gerealiseerde conceptfacturen, offertes, offerte aanvragen en opdrachten bewerken via het bekende potlood-icoon in de lijst ‘Not sent’ in de Factuurmodule. Bewerking van het concept vindt plaats via de template.

4.3 Save and send

Wanneer je hiervoor kiest, wordt de factuur die je in de Preview hebt gecontroleerd doorgezet om gekoppeld te worden aan een e-mail om daarna daadwerkelijk te worden verzonden.

Koppelen aan e-mail

Met behulp van dit deel koppel je de factuur aan een e-mail.

• Te gebruiken conceptmail

In Covide kan je voorgedefinieerde content maken. Deze (eventueel zeer uitgebreide) handtekening kan je ook koppelen aan een mailadres. Bijvoorbeeld ‘facturen@mijndomein.nl’. Handig is om dat mailadres te koppelen als een alias aan het Google mailaccount van de CFO of ander directielid.

Door deze voorgedefinieerde inhoud vervolgens te delen met alle collega’s die facturen mogen sturen (de Invoicemanagers), worden deze altijd via dezelfde mailbox verzonden. reacties kun je bij binnenkomst meteen filteren naar een aparte mailfolder, waarin je alleen berichten gestuurd aan dat mailadres opvangt.

• Geadresseerde

Standaard wordt natuurlijk het mailadres gebruikt van de geselecteerde Businesscard. Je kan echter ook een alternatief kiezen en zelfs CC/BCC gebruiken.

• Alternatief geadresseerde bij mail via de post

Je gelooft het misschien niet, maar nog steeds zijn er bedrijven die geen facturen per e-mail willen. En … er kunnen ook andere redenen zijn, waardoor je niet het mailadres van de BusinessCard met adresgegevens wilt gebruiken, maar een alternatief. Bijvoorbeeld omdat je de factuur al wel definitief wilt maken, maar nog niet verzenden. Net als hiervoor kan je bijvoorbeeld een mailadres ‘Niet-verzonden-facturen@mijndomein.nl’ aanmaken, waarheen je deze facturen stuurt. Wanneer die domeinnaam een alias is van een andere gebruiker binnen Covide, dan kan je deze facturen opvangen als hiervoor beschreven: in een aparte folder met filter op ‘Niet-verzonden-facturen@mijndomein.nl’ als geadresseerde.

• In de mail of als PDF bijlage?

De verkoopfactuur kan je ook IN de mail opnemen, maar dat blijkt niet gebruikelijk. De standaardfunctie is daarom ‘Send with pdf’. Dat betekent, dat de factuur bij het verzenden als een mooie PDF zal worden meegestuurd als bijlage.

• Andere bijlagen toevoegen

Je kan trouwens ook andere bijlagen toevoegen. Zolang het bij elkaar maar niet meer dan 20 MB wordt. Die bijlagen kunnen van je eigen systeem of netwerk worden geupload, maar ook afkomstig zijn uit het Covide bestandsbeheer of Google Drive.

• Mailsubject

Het onderwerpveld kan je overal voor gebruiken. Sommigen vinden het handig om het factuurnummer hier te plaatsen. Anderen willen dat juist niet, maar willen een aansprekender onderwerp. Hier ben je helemaal vrij.

4.4 Daadwerkelijk verzenden

Als alles is gedaan als gewenst, hoef je alleen nog op de oranje knop ‘send’ te klikken rechtsonder.

Het aanmaken van een opvolgend factuurnummer gebeurt dan bij het daadwerkelijk verzenden van de factuur. Dit is gedaan, omdat je anders gaten in de facturering (opvolging van de nummers) krijgt.

De verzonden factuur wordt opgenomen in de lijst ‘Sent’ op het hoofdscherm van de factuurmodule, maar ook op een apart blok op de relatiekaart en … als hebt gefactureerd vanuit de Salesmodule ook daar rechtsonder in het Invoiceblok. De gefactureerde omzet vind je vervolgens ook op het maandelijks overzicht.