04. E-mail

E-mail is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Het is veruit het belangrijkste communicatiemiddel, dat we niet alleen zakelijk maar ook privé gebruiken. Wie maakt er eigenlijk geen gebruik van?

Tegelijkertijd is het ook één van de grootste probleemveroorzakers. Elke dag versturen we met z’n allen 182 miljard mails wereldwijd. Een ontstellend aantal (zie hier). Dat is gemiddeld 26 berichten voor iedere wereldbewoner, baby’s en mensen zonder internet toegang meegerekend. In de praktijk is het dus nog erger. Verwacht wordt overigens dat het aantal mails de komende jaren gewoon met 3 procent blijft stijgen. Om je heen hoor je klagen en zuchten over volle inboxen maar ondertussen blijven we en masse onze berichten de wereld in sturen.

Niet voor niets zijn er zelfs boeken geschreven over de Tsunami van e-mail, die bedrijven verlamt en zeer veel stress te weeg brengt. In 2012 startte een van Nederlands meest vooraanstaande IT-consultancy bedrijven een serieuze test om van alle interne e-mail af te komen. Niet voor niets zijn er steeds meer alternatieven voor e-mail.

Tijd om de voordelen en nadelen eens op een rij te zetten.

Een paar belangrijke voordelen van communicatie via mail:

• Het is een snelle manier van communiceren.
• Het is kosteloos (nee, hier komt geen postzegel of postduif aan te pas)
• Je kan e-mails ontvangen en versturen vanaf diverse mobiele apparaten.

Opdracht:

Bespreek samen de nadelen van communicatie via e-mail in jullie organisatie.

Welke nadelen ondervind jijzelf aan communicatie via e-mail? En waar loop je in de praktijk tegenaan?

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Wanneer je deze knelpunten aan elkaar kenbaar maakt kunnen jullie samen bedenken hoe je dit in de praktijk kan verbeteren. Covide helpt je hierbij.

Misschien vind je het nu helemaal niet meer zo vreemd, dat na deze inleiding de eerste paragraaf over de e-mail module niet gaat over het sturen of ontvangen van e-mail, maar over het organiseren van je e-mail. Covide heeft op dit gebied echt baanbrekende initiatieven voor jou en iedereen binnen je organisatie. Initiatieven, die jou en je collega's enorm zullen empoweren, veel nieuwe kansen bieden voor beter samenwerken en zo zorgdragen voor veel meer efficiency en het kunnen omgaan met de Tsunami van e-mail.