Werken met een ontvangen mail vanuit de geopende mail

Wanneer je een e-mail hebt ontvangen en die mail opent, heb je al een heel belangrijk besluit genomen: je hebt besloten, dat de mail belangrijk genoeg is om door jou te worden geopend. Dit betekent, dat JIJ wilt hem NU lezen. Je had hem ook meteen kunnen verwijderen, archiveren of verplaatsen naar een met een collega gedeelde folder. Gewoon dagen lang in je Inbox laten staan als een soort todo-lijstje, is - zoals we in het sub-hoofdstuk 'Organiseer je e-mail' zagen - natuurlijk geen optie.

Je hebt de mail dus geopend. Wat tref je aan?

Hieronder een voorbeeld van een mailtje dat geopend is in Covide.

Ik denk, dat je een heleboel dingen ziet, die je in de jou bekende mailprogramma's nog nooit hebt gezien. Laten we eerst de rij icoontjes van links naar rechts langs gaan aan de bovenkant van deze geopende mail.

• Reply: een bekende functie, die je overal aantreft, maar ... Covide kent de mogelijkheid om in de instellingen op te geven, dat de bijlagen bij reply ook weer moeten worden meegezonden.
• Reply to all: ook een bekende functie, die je overal aantreft
• Forward: nog een bekende functie, die je overal aantreft. Bij forwarden worden bijlagen standaard ook doorgestuurd
• Schakelfunctie Privé - Gedeeld: In Covide kan je een folder delen met collega's. In de instellingen kan je vastleggen, dat alle mail in jouw folders standaard alleen voor jou te lezen is. De default in Covide is juist, dat dat niet het geval is. Als je dus een folder deelt met collega's, kunnen die collega's by default alle mailtjes in die gedeelde folder zien. Datzelfde geldt voor mailtjes die je archiveert onder Relaties, Projecten of Sales-items. Met deze schakelfunctie kun je voor elk mailtje in de lijst kiezen wat je wilt.
• Ster: Ook Covide kent de mogelijkheid om een mail van een Ster te voorzien. In de paragraaf onder deze link wordt de enorme rijkdom hiervan verder besproken.
• Print: uiteraard kan een mailtje in Covide ook geprint worden
• Schakelfunctie Gelezen - Ongelezen: spreekt voor zich
• Prullenbak: om het geopende mailtje alsnog te verwijderen
• Dropdown menu More:
  • Begin vanaf hier een nieuwe e-mail. Vooral handig als je een mail in TXT-format hebt ontvangen, maar wilt antwoorden in HTML-mode inclusief je 'handtekening' met alle bijhorende graphics
  • Stuur de geopende mail opnieuw: Handig als je vaak inhoudelijk dezelfde mailtjes stuurt. Ga naar de paragraaf onder deze link voor de uitleg over deze door onze klanten veel gebruikte unieke functie
  • Een nieuwe Customer Care Case maken: Als je een supportafdeling hebt, kun je gebruik gaan maken van de module Customer Care. Een pareltje met veel automatische functies. Zie hier het aparte hoofdstuk. Natuurlijk heeft de functie een formulier, dat je in een website kunt hangen. Maar soms sturen klanten je een e-mail in plaats van gebruik te maken van je formulier. Met deze menukeuze kan je van het geopende mailtje meteen heel handig een Customer Care Case maken.
  • Een nieuwe Todo aanmaken: Covide kent een fantastische en uitgebreide Todo-functionaliteit. Met deze menukeuze kan je van het geopende mailtje meteen heel handig een nieuwe Todo maken.
  • Een nieuw project aanmaken: Covide kent een uitgebreide Projectmodule. Met deze menukeuze kan je van het geopende mailtje meteen een nieuw Project aanmaken.
  • Een nieuw agenda-item maken: Covide kent een bijzondere Agendamodule. Met deze menukeuze kan je van het geopende mailtje meteen een nieuw Agenda-item aanmaken, waarbij de inhoud van het mailtje meteen in het omschrijvingen veld van de afspraak staat en de eventueel gekoppelde Relatie ook automatisch aan de agenda-afspraak is gekoppeld.
  • Header-info: Het kan wel lijken of een mailtje van een bekende afkomstig is, maar is dat ook echt het geval? De header-informatie vertelt je er meer over.
• Opmerking toevoegen: Eén van de redenen waarom Covide een absolute MUST-Have zou moeten zijn voor bedrijven waar e-mail een grote rol speelt. Je leest er alles over in deze speciale paragraaf.
• Linken:
  • Wanneer een mailtje afkomstig is van een mailadres dat al in het centrale Covide Adresboek staat, dan wordt het automatisch gelinkt aan de relatie. Met een klik op dit icoontje kan je Extra Relaties koppelen, maar ook Projecten, Sales en Customer Care items. Daarmee is het mailtje meteen vanuit al die functionaliteit meteen beschikbaar.
  • Het tabblad onder dit icoontje biedt je ook de mogelijkheid om de toegang tot dit mailtje te beperken tot in de instellingen gerealiseerde groepen binnen je organisatie.
• Maak een nieuwe kaart aan in het Adresboek: Wanneer een mailtje afkomstig is van een mailadres dat nog niet in het centrale Covide Adresboek staat, dan kan je dat hier gemakkelijk doen.
• Iconen rechtsboven: Secretaresses moeten soms de mailbox van hun manager opschonen. Ook daarvoor heeft Covide handige functies.
  • Verwijder deze mail en ga terug naar de vorige in de lijst
  • Verwijder deze mail en ga naar de volgende in de lijst
  • Archiveer deze mail en ga daarna terug naar de vorige in de lijst
  • Archiveer deze mail en ga daarna naar de vorige in de lijst
  • Doe niets met deze mail, maar ga terug naar de vorige in de lijst
  • Doe niets met deze mail, maar ga wel naar de vorige in de lijst

Je ziet dat die er een enorme rijkdom aan functionaliteit voor je klaar staat simpel te gebruiken via de icoontjes boven in elke door jou geopende mail.

Onder die iconen reeks zie je een dun lijntje. Net als hieronder.

Onder dat lijntje extra informatie:

Links zien we

• het onderwerp van de mail
• het mailadres waarvan het afkomstig lijkt (Zie de 'Header-info' hierboven)
• het mailadres waaraan de mail is geadresseerd
• In deze mail geen CC en BCC, maar zouden die er zijn geweest, dan
  • zouden de geadresseerden in CC onder de To-regel hebben gestaan
  • zouden de in BCC geadresseerden daar niet onder hebben gestaan. De BCC-geadresseerden worden alleen getroond aan de zender van de mail.

Rechts zien we

• datum en tijdstip waarop de mail is gestuurd
• datum en tijdstip waarop de mail arriveerde in Gmail
• datum en tijdstip waarop de mail arriveerde in Covide

Onder deze informatie zien we opnieuw een dunne lijn als hieronder met daaronder twee dropdown mogelijkheden

Links zien we nu de suggestie van Covide voor het antwoord mailadres. Dat zal standaard het mailadres zijn, waaraan de ontvangen mail was geadresseerd, maar als dat mailadres niet aan jou behoort, zal er jouw standaard mailadres staan. De dropdown biedt je de unieke mogelijkheid van Covide om een ander reply-adres te kiezen inclusief de daarbij horende Voorgedefinieerde inhoud, een indien gewenst tot volledige mail uitgebreide handtekening.

Rechts zien we een tweede dropdown. Daaronder alle folders van jouzelf én van alle collega's die folders met jou hebben gedeeld. Opnieuw een unieke Covide - functionaliteit.

Onder de beide dropdown mogelijkheden de belangrijke bescherming, die Covide standaard biedt tegen pishing en de meest gebruikte tracking middels graphic-show.

Zie hier het eerste deel van de inhoud van hetzelfde mailtje als bovenaan deze paragraaf getoond