02. Mail archiveren, afzender mailadres is nog NIET bekend

Wanneer het mailadres van de afzender nog niet bekend is in het centrale adressenbestand en je de mail wel wilt archiveren, kun je

1. besluiten te archiveren zonder de geadresseerde alsnog op te nemen
2. besluiten te archiveren en de geadresseerde alsnog wel op te nemen

Ad. 1 Besluit om te archiveren zonder de geadresseerde alsnog op te nemen

Open de mail en klik of wel bovenaan op de link (Beeld 1) of aan de zijkant (Beeld 2)

of

In beide gevallen kom je terecht in het volgende scherm:

Je kiest een relatie en en eventueel meer en daarna klik je op de oranje button 'Kies' rechtsonder.

De relatie is nu gekoppeld en in de geopende mail klik je op 'Postvak-IN' en dan in de dropdown, die zich opent op 'Archief.

Op het moment dat je je muisknop loslaat, is deze mail gearchiveerd.

Wanneer je de mail nog wel actief in de gaten wilt houden, geef je hem - voordat je gaat archiveren - met één muisklik een STER mee. (Zie ook de paragraaf 'STERREN van e-mail als onderhanden werk')

Ad. 2 Besluit om te archiveren en de geadresseerde mail alsnog wel op te nemen

Stap 1

Klik bovenin de geopende mail op het poppetje (zie boven)

Stap 2

Je bent nu in het onderstaande scherm terecht gekomen.

• Soms staat er naast het e-mailadres alleen in het veld Voornaam.
• Soms iets in de beide velden.
• Soms heeft het systeem iets in de genoemde naamvelden herkend en zijn er al suggesties onder de grote knop 'Selecteer een businesscard uit het adresboek'.
• Soms heeft het systeem het domein herkend en zijn er suggesties onder de grote button 'Selecteer een relatie uit het adresboek'.

Wat je al kan gebruiken, neem je natuurlijk mee in je keuze.

Vaak moet je voor een correcte opname in de centrale adreslijst de beide naamvelden opnieuw vullen en

• (3a) via een klik op de button 'Selecteer een relatie uit het adresboek' een al bestaande Relatie selecteren.
• Dit doe je als je met dit mailadres een nieuwe BusinessCard onder een bestaande Relatie wilt aanmaken.

of

• (3b) via een klik op de oranje button 'Aanmaken' ook de Relatie zelf meteen aanmaken
• Dit doe je als je een nieuwe BusinessCard wilt aanmaken en tevens een nieuwe Relatie

Stap 3a

Selecteer een bestaande Relatie via een klik op de button 'Selecteer een relatie uit het adresboek'.

Je komt nu in het volgende scherm:

Klik op de regel van de gewenste relatie. Dan volgt vanzelf het volgende scherm:

Klik op 'Aanmaken' en een nieuwe BusinessCard wordt aangemaakt middels de CustomView onder de gekozen Relatie, waarbij je nog wel de niet ingevulde en liefst wel gewenste velden (bijvoorbeeld man/vrouw en aanhef) zoveel mogelijk moet vullen:

Je ziet dat de Relatie al is gekoppeld. Door nogmaals op 'Aanmaken te klikken', wordt de BusinessCard definitief aangemaakt, kan je deze mail archiveren als hierboven beschreven, waarna je weer in de map terecht kwam, waar je ook startte.

Stap 3b

Via een klik op de oranje button 'Aanmaken' ook de Relatie zelf meteen aanmaken. Dit doe je als je een nieuwe BusinessCard wilt aanmaken en tevens een nieuwe Relatie. Ook deze stap start in het volgende scherm:

Nu kies je meteen voor een klik op de knop 'Aanmaken', waarna je in het volgende scherm komt:

Je voert de naam van de nieuwe Relatie in en de andere velden voor zover bekend. Daarna klik je op 'Aanmaken'. De nieuwe Relatie met eerste BusinessCard is aangemaakt en meteen gekoppeld aan de te archiveren mail.

Dat archiveren gaat vervolgens net als hierboven beschreven. Je hebt nu 'alleen maar even' een extra nieuwe Relatie met BusinessCard en compleet archief aangemaakt en daar meteen een mail (eventueel met STER) in geplaatst.

Probeer het nu eerst allemaal zelf maar eens uit.