Embedded Files
Door te klikken op een tijdstip in de agenda is het mogelijk om vanuit hier direct een afspraak te maken. Het kan uiteraard ook door te klikken op de oranje button “nieuw item”.
Je kan nu zelf de agenda afspraak aanmaken.
Opdracht
Maak een agenda afspraak aan voor jezelf.
Je ziet dat je zelf als gebruiker bent geselecteerd. Je kan de afspraak ook maken voor een collega. Wanneer je deze afspraak voor iemand anders maakt, kan je door “melden aan gebruiker” aan te zetten, de collega op de hoogte brengen. Automatisch ontvangt je collega dan een notitie.
Let op!!
De persoon die je op dit eerste tabblad als gebruiker invoert, is de initiatiefnemer van de afspraak. Op het tweede tabblad kan je ook extra gebruikers invoeren. Die worden vervolgens net als andere externen uitgenodigd via de mail ook al wordt hun afspraak wel in hun agenda geplaatst. Zij kunnen die afspraak weigeren en verwijderen, zoals jij dat kan doen met afspraken, waarvoor jij wordt uitgenodigd, ongeacht het agenda-programma waarmee dat gebeurt.
Wanneer een afspraak “zakelijk” is, dan zal iedereen die toegang heeft tot jouw agenda de afspraak kunnen bekijken. Wanneer deze op “privé” staat, ziet men alleen de geblockte tijdsperiode. Uiteraard is de inhoud wel zichtbaar voor jezelf.
Aan de rechterkant selecteer je de datum en het tijdstip. Wanneer je “hele dag” aanvinkt, dan is het mogelijk om zonder alarmeringen een afspraak in te plannen.
Vul nu ook het onderwerpveld en de omschrijving in.
Repeterende afspraken maak je door onderaan “ja” aan te vinken. Let op!! Vergeet niet om een einddatum vast te leggen.
Sla de afspraak nog niet op!
Ga eens met de muis over de tab “links”. Wat valt je op?
Juist.
De afspraak is nog niet gekoppeld aan een relatie en daardoor ook na het opslaan niet terug te vinden op de relatiekaart. De koppeling naar de juiste relatie kan je vanaf deze locatie maken. Maar… bovenin zie je nog een extra tabblad staan: “koppelingen en extra mogelijkheden”.
Extra links toevoegen aan een afspraakHet is mogelijk om aan een afspraak links te koppelen naar bijvoorbeeld relevante websites, werkdocumenten of contracten. Deze links worden dan bij de afspraak opgeslagen zodat je deze altijd bij de hand hebt. Ter voorbereiding en zelfs op de afspraak zelf.
Vul onder het tabblad 'links en extra mogelijkheden' onder het kopje 'links' de naam van de link in en de URL van de link. Je kunt zoveel links toevoegen als dat je wilt. Sla nu de afspraak op. De links zijn nu gekoppeld aan de afspraak.
Bestanden toevoegen aan een afspraak
Wil je in plaats van links ook documenten of bestanden als bijlage toevoegen vanuit je eigen Google Drive dan klik je op de button 'toevoegen uit Google Drive'. De toegevoegde bestanden worden dan als bijlage aan de agenda-afspraak toegevoegd. Door de naadloze integratie met G-Suite worden deze bestanden ook met de Google Agenda gesynchroniseerd en beschikbaar gesteld aan iedereen die voor die afspraak is uitgenodigd.
Report abuse