01. Tab Opstellen

Aan de hand van de screendumps willen we je op detailniveau alle functies in het scherm uitleggen.

Dit tabblad: hier stellen we de e-mail op in het werkvenster (15: standaard ingeklapte versie of 14: uitgeklapte versie, zie screendump onderaan het scherm).
Tabblad 2: 'Links & toegang'
Tabblad 3: 'Bijlagen'
Tabblad 4: 'Templates'
Verzenden mailadres. Standaard is de normaal de bovenste, maar je kan zelf je standaard kiezen met een vinkje in de Voorgedefinieerde Inhoud (verder VI). Je kan hier middels een dropdown de gewenste VI kiezen.
Wanneer je bij 5 een andere VI hebt gekozen, kun je met deze functie de complete inhoud van het Werkvenster 15 vervangen door de inhoud die hoort bij de gekozen VI.
Met een klik kan je de invoervelden voor CC en BCC openen. Deze kan je overigens ook standaard getoond krijgen. Dit is een gebruikersinstelling op het overzicht van de e-mail.
Het Aan-veld. Wanneer je een naam, mailadres of deel daarvan hier typt, zoekt het systeem in het adresboek naar gegevens die aan jouw invoer voldoen. Je kan vervolgens selecteren, waarna het systeem automatisch de koppeling met betreffende Relatie voor je maakt, zodat bij verzenden deze mail automatisch daar wordt gearchiveerd. Zie ook Tabblad 2: 'Links & toegang'. De gegevens voor CC en BCC kun je op dezelfde manier selecteren. Dit is niet alleen handig, het voorkomt ook typefouten.
Met dit vinkje aan koppelt het systeem automatisch via het door jou geselecteerde mailadres aan de juiste Relatie
Je kan via deze button ook (kleine) selecties toevoegen. Let op, dat je ervoor zorgt, dat er in totaal niet meer dan 20 mailadressen in de velden terechtkomen. Doe je dat wel, dan loop je het risico, dat je mail als SPAM wordt aangemerkt. Om dat te voorkomen is door Covide een 'dam' opgeworpen bij 20 adressen in het 'Aan', 'CC' en 'BCC'-veld.
Helaas vaak vergeten, maar voor de juiste attentiewaarde van je e-mail heel erg belangrijk. Reden voor Covide CRM om je even te waarschuwen, wanneer je bent vergeten om een onderwerp in te voeren.
Een functie die weinig waarde heeft, omdat hij door lang niet alle mailprogramma's wordt ondersteund.
Switch-button tussen TEXT-mail en HTML-mail. De regel die we zelf hanteren: we sturen als initiatiefnemer van een e-mail altijd in de HTML-modus. Als een relatie ons een TEXT-mail stuurt, reageren we ook in die modus.
Met dit icoon kan je schakelen naar een groot Werkvenster. Dat werkt wel zo prettig, maar ... je mist het automatisch opslaan van het systeem (19)
Het Werkvenster zelf. De standaard VI is er automatisch geplaatst bij het aanroepen van de functie 'Nieuwe e-mail'
De 'Leesbevestiging' zou fijn zijn, wanneer alle mailprogramma's het zouden ondersteunen. Helaas is dat absoluut niet het geval, waardoor de functie lang niet waterdicht is.
Een heel belangrijk vinkje. Indien aan is de mail na zenden voor iedereen met toegang tot het archief beschikbaar. Indien NIET gezet, is deze mail ALLEEN toegankelijk voor de zender ook al staat hij in het centrale archief. Deze functie staat standaard op 'WEL gevuld', maar kan in de gebruikersinstellingen ook standaard op 'NIET gevuld' worden geplaatst.
Hiermee kan je deze mail al bij het verzenden een STER meegeven, waardoor je hem overal kan volgen als onderhanden werk. Eenmaal gearchiveerd kunnen ook je collega;s zien, dat jij deze mail hebt geSTERd.
Het systeem slaat bij klein Werkvenster elke minuut automatisch de mail in het Werkvenster op, zodat bij eventuele stroomuitval of iets anders de inhoud is opgeslagen. Veel gebruikers hebben deze mogelijkheid omarmd.
Wanneer je aan een e-mail begint, wordt er vrijwel direct een concept opgeslagen in de folder 'Concepten'. Als je je echter bedenkt en de mail helemaal niet wilt, dan kan je hem hier eenvoudig verwijderen. Ook het concept in de conceptenmap wordt verwijderd.
Je kan het bewerken van een e-mail ook stoppen om er later mee verder te gaan. Klik dan op 'Opslaan' (23) en vervolgens op 'Sluiten'. De mail staat in zijn laatste concept in de Conceptenmap en kan daar zonder problemen weer worden opgepakt op elk moment.
Met name in combinatie met de functie 'Samengevoegde mail' is het aanmaken van een Sales item meteen vanuit de mail veel gebruikt.
Handmatig de mail opslaan als concept.
De preview-functie. Zo kan je zien, hoe de mail er inclusief erom heen gevouwen Template uit gaat zien bij het versturen.
Het daadwerkelijke verzenden gebeurt op het moment, dat je op deze oranje button klikt.

Screendump met uitgeklapt Werkvenster