02. Afspraak koppelen

Wat je op het eerste Tabblad bij het maken van een agenda afspraak zag, was niet zo heel veel anders dan, wat je gewend bent van andere agenda-systemen waarschijnlijk. Maar dat verandert volledig op het tweede Tabblad

Wanneer je daar nu op klikt zie je het volgende:

Je ziet dat je meerdere collega’s kunt selecteren om deel te nemen aan de afspraak. Selecteer een relatie om te koppelen en zie gelijk wat er gebeurt.

Door de business-cards die gekoppeld zijn aan deze relaties kan je direct een e-mail verzenden om de personen uitnodigen voor deze afspraak. Zij ontvangen dan automatisch een uitnodiging per e-mail, welke zij kunnen accepteren.

Afspraken die betrekking hebben tot een sales-item, project of Customer Care kunnen hier gekoppeld worden. In een ander hoofdstuk komen we hier uitgebreid op terug. Wat wel handig is om hier al even te proberen: Als je al een Relatie hebt gekoppeld, filtert het systeem automatisch de ook aan die relatie gekoppelde projecten, sales -items en supportcases. Hierdoor wordt het koppelen daarvan een stuk eenvoudiger.

Door de bijzondere koppeling met Google Apps is het nu nog makkelijker om een afspraak in te plannen met routebeschrijving. Kijk even mee:

In de gebruikersinstellingen kan je aangeven vanaf welke locatie de route standaard bepaald moet worden.

Wanneer je op de relatiekaart de adresgegevens correct zijn ingevuld en je klikt op “toon kaart” dan zie je het volgende:

Automatisch verschijnt een complete routebeschrijving. Wanneer je nu op OK klikt, zijn de kilometers al voor je ingevuld. Houd er rekening mee dat het hier gaat om een enkele reis. Wanneer je alle gemaakte kilometers wil registreren, hoef je deze alleen te verdubbelen.

Wanneer de kilometers facturabel zijn dan worden deze weggeschreven op een project. Dit komt in het hoofdstuk “projecten” aan de orde. Daar worden uren en kilometers op de projectkaart zichtbaar. De kilometers worden overigens ook zichtbaar op de medewerkerskaart van de agenda-eigenaar. Handig, want zo kan door de HR-manager of een andere daartoe gerechtigde functionaris met de agenda-eigenaar de voor het bedrijf gemaakte kilometers worden afgerekend tegen het afgesproken tarief.