07. Een mailmap delen

In de paragraaf 'Archiveren van e-mail' hebben we - denken we tenminste - heel duidelijk gemaakt, waarom het aanmaken van veel mapjes in je e-mailmodule een heel slim idee lijkt, maar in werkelijkheid ontzettend inefficiënt is.

Ik zelf (WM) werk inmiddels bijna 16 jaar met Covide en heb momenteel in totaal zes zelfgemaakte mapjes naast de automatische die het systeem biedt. Toch is al mijn mail over al die jaren heen handig te benaderen door iedereen met de juiste rechten in het centrale mailarchief.

Enkele gewone mappen delen

Omdat ik in een paar werkgroepen samenwerk met collega's heb ik vier mapjes aangemaakt (van de zes zelf aangemaakte dus ...), die ik deel met de collega's, die ook toegang moeten hebben tot die mapjes. Het gaat om e-mail die niet van mij persoonlijk afhankelijk mag zijn.

1. info@covide.nl
   1. Een mailadres waarop algemene mail binnenkomt en snel moet worden opgepakt door degene die op dat dagdeel daarvoor is ingeroosterd.
2. support@covide.nl
   1. Een mailadres waarop alle supportmail binnenkomt. Deze moet zo snel mogelijk worden gelezen, geclassificeerd en aan de voor die call best denkbare collega gekoppeld. Van de mail wordt meestal meteen een Case aangemaakt in het Customer Care systeem, waar ook de berichten al door de klant voorbewerkt automatisch terechtkomen.
3. sales@covide.nl
4. Het centrale mailadres, waarop vooral geautomatiseerde mailtjes vanuit de marketing automation terechtkomen. Deze mailtjes moeten zo snel mogelijk door het salesteam worden opgepakt.
5. Ontwikkeling (R&D)
6. Een gedeelde map waarin ik alle mailtjes automatisch terecht wil laten komen, die automatisch vanuit BitBucket komen, wanneer iemand van ons TechTeam actief aan een ticket werkt. (aanmaken, openen, ter test aanbieden, opleveren, etc.)

Bekijk in dit filmpje, hoe ongelooflijk eenvoudig dit delen van een mailmap gaat.

Delen en verplaatsen

Omdat het delen van mappen zo eenvoudig gaat èn omdat ook het verplaatsen van een e-mail al of niet voorzien van een STER (zodat je de mail kunt volgen, waar hij zich ook bevindt) een super handige functie is, is bij enkele klanten de gewoonte ontstaan om mailtjes voorzien van commentaar in een speciale gedeelde 'Bewerk'-folder te plaatsen. De manager plaatst de te bewerken basismail vanuit zijn Concepten map (vaak in samenhang met de functie 'Opnieuw zenden' en het secretariaat pakt de berichten daarop, verplaatst ze naar de eigen Concepten, bewerkt hem daar en

• verstuurt de mail eventueel namens de manager met diens mailadres via een gedeelde voorgedefinieerde inhoud
• plaats de mail weer in een met de manager gedeelde folder of vandaar uit inclusief notitie naar de Inbox van de manager

Bijzonder delen: conceptenmap

Een van onze klanten gaat nog stap verder. Daar deelt men ook de conceptenmap met collega's. Voordeel: je kan samenwerken aan een concept zonder het te hoeven verplaatsen.