02. Groepsbeleid

Covide is in eerste instantie ontwikkeld als groupware gewijd aan de medewerkers in projecten, teams of groepen te vergemakkelijken. Het was, en is nog steeds de unanieme mening van deskundigen,g dat een verbetering van de interne communicatie een enorme positieve pay-off zal geven in termen van meer efficiëntie en productiviteit van de teams.

De rijke functionaliteit van Covide, goed verbonden en samenwerkende modules zijn bij elkaar al van het grootste belang. De waarde van die eigenschappen is verder uitgebreid door eenvoudig te hanteren instrumenten voor het management.

Het bovenstaande voorbeeld laat zien, op welke manier je groepen kunt gebruiken om de organisatiestructuur van je bedrijf in het systeem kunt opnemen.

Hier geef je de groepsnaam (bijvoorbeeld het Management team) een omschrijving, gevolgd door de namen van de individuele leden van de groep en de toegewezen manager invoeren.

Maar dat is niet alles. Vanaf nu kan je de mensen in deze groep ook als groep behandelen / benaderen. Dat doe je door

• de groep vanuit een applicatie (bijvoorbeeld een project, agenda of mail) te koppelen
• de groep vanuit een classificatie te koppelen middels alleen leesrechten of zowel lees- als schrijfrechten

Koppelen vanuit een applicatie

Een groep kan je nu in veel applicatie benaderen en koppelen zoals je dat ook doet met individuele gebruikers. Het grote voordeel hiervan is, dat je simpelweg door een medewerker toegang te geven tot een bepaalde groep, dat hij/zij daardoor ook deel uit gaat maken van alle uitnodigingen etc. die naar die groep worden gestuurd. Door de combinatie te maken met de operatie / functie binnen de organisatie bouw je hiermee naast de individuele aansturing ook een organisch mechanisme.

Opdracht

Bedenk eens in een groepje, wat dit voor jullie kan betekenen en probeer het vervolgens in de praktijk. Want vergeet niet: iets leren waarderen doe je pas, wanneer je het daadwerkelijk gebruikt. Het zou jammer zijn, wanneer je geen gebruik maakt van zo'n krachtig hulpmiddel.

Groepen -rechten - dominante classificaties

Group management is zeer krachtig in combinatie met de groep-wise toegewezen classificaties. Hoe doe je dat?

1. maak in het adresboek een classificatie aan voor dit doel (indien nog niet beschikbaar!) en koppel met de gewenste relatie
2. maak een groep en voer de individuele medewerkers toe
3. koppel de rechten in de classificatie aan de groep

Dit wordt echt krachtig wanneer de 'strikte adres permissies' zijn ingeschakeld:

1. als je niet de rechten hebt van de globaal adres manager zul je vanaf nu alleen die adressen en classificaties zien, die aan jou zijn gekoppeld als gebruiker of als lid van een groep
2. het aanmaken en veranderen van classificaties kan gelijktijdig met het realiseren van 'strikte permissies'
   1. Als de rechten beschikbaar zijn, kan je dit doen via de menukeuze 'Adres boek > Meer'

Afrondend

We kunnen goed begrijpen, dat dit deel van deze Cursus - Handleiding lastig is te begrijpen. Dat ligt niet aan jou. We zijn denken na over een goed filmpje, zodat we de mogelijkheden kunnen laten zien.

Wil je eerder meer weten? Neem dan contact op met support@covide.nl