Covide CRM biedt een uitgebreid CRM-platform en het is dus GEEN e-mailprogramma, ook al biedt het meer dan heel veel gespecialiseerde e-mail systemen.
Het grote verschil is, dat in een CRM-platform de relatie met de klant het doel en uitgangspunt is en ook moet zijn.
Wat je dus absoluut WEL moet doen
- oog houden voor de belangen van het bedrijf waarvoor je werkt en de klanten met wie je communiceert
- bij binnenkomende mail kijken of het mailtje al automatisch is gekoppeld en zo niet het mailadres toevoegen aan het centrale adresboek, zodat het kan worden gearchiveerd.
- zoveel mogelijk elk mailtje linken aan die zaken, waar het mee te maken heeft zoals Relaties, BusinessCards, Projecten, Sales, Support case.
- mail waar mogelijk zo snel mogelijk archiveren onder de relatie, waardoor het om met het bedrijf gedeelde informatie gaat
- STERren als de onderhavige mail (uitgaand of inkomend) door jou nog een tijdje gemonitord moet worden
- de huisstijl van je bedrijf gebruiken indien beschikbaar en indien niet beschikbaar zorgen dat dat wel gaat gebeuren
- met name je Outbox en folder Bounced in de gaten houden. In het eerste geval gaat het om e-mail die om welke reden dan ook niet verzonden wordt. In het tweede geval gaat het om het belang van correct in het centrale adresboek opgenomen mailadressen.
- goed in de gaten houden - en daar eventueel ook op acteren - of je mail door iedereen gelezen mag worden of dat er in het archief restricties aan meegegeven zouden moeten worden
- bij het mailen naar buiten in CC of BCC die collega's meenemen, die geïnformeerd moeten worden
Wat je absoluut NIET moet doen
- een reeks mapjes aanmaken binnen de e-mailmodule aan de linkerkant, omdat
- de mail die je daarin bewaart, geen bedrijfsbreed gedeelde e-mail is
- die mail je uiteindelijk ook nog eens meer tijd kost
- mailen naar mensen zonder relatiekoppeling, waarvan eigenlijk een BusinessCard zou moeten zijn aangemaakt. Ook deze e-mail komt niet in het bedrijfsarchief en is na verloop van tijd niet meer nuttig te gebruiken