04. Module instellingen

Met behulp van de Module Configurator kun je als functionaris met de hoogste rechten het Covide systeem aardig tunen.

Laten we alle mogelijkheden even kort langslopen. Besef wel, dat de instellingen hier voor alle mensen binnen jouw Covide kantoor gelden.

1. Zet Single login aan
   1. Als je wilt voorkomen, dat een medewerker op verschillende locaties of verschillende browsers tegelijkertijd inlogt in zijn eigen omgeving. Als je mensen altijd netjes uitloggen, is er niets op tegen om hier 'nee' te selecteren. De 'ja'-keuze kan jou als Administrator namelijk behoorlijk in de uitvoering van je taak hinderen.
2. Zet online-users module aan
   1. Daardoor kan iedereen rechtsboven zien, wie er wel en wie er niet is ingelogd. Heel handig om bijvoorbeeld vervolgens via Hangout even contact te maken via Chat of Beeldtelefonie.
3. Alternatief logo
   1. Standaar staat er het Covide logo links boven, waarmee je via een muisklik weer snel op je persoonlijke homepage komt en wat je ook als kantoor een 'Dit zijn wij'-ervaring kan meegeven.
4. Social Module activeren
   1. Een heel kleine module die je hier aan of uit kunt zetten.
5. Wachtwoord laten verlopen
   1. Alleen nog te gebruiken voor oud-klanten die Covide uitsluitend nog als een archief gebruiken. Zij loggen namelijk niet via Covide in, maar via een andere weg.
6. Standaard projectnaam voorvoegsel
   1. Handig om zo elk jaar ook daarin onderscheid te hebben
7. Standaard sales (item) naam voorvoegsel
   1. Handig om zo elk jaar ook daarin onderscheid te hebben
8. Briefnummer voor Google Docs merge
9. Voor klanten die naast de e-mail nog gebruik maken van brieven, die willen maken via een Google Sjabloon met behulp van nummering
10. Relatienummer, Debiteurennummer, Crediteurnummer te wijzigen
11. Wanneer Covide initiërend is voor financiële systemen, is het van belang dat de keuze 'ja' hier is gemaakt.
12. Automatisch uitloggen bij Google bij uitloggen
13. Bedoeld is hier, dat - wanneer wordt uitgelogd uit Covide - ook automatisch uitgelogd moet worden bij Google. Een extra security optie, die geen kwaad kan, maar wel kwaad kan voorkomen.
14. Titel getoond in de browser
15. In combinatie met het eigen logo kan je de teamspirit hiermee wellicht een boost geven.
16. Aantal minuten inactief voor log uit
    1. Ook een extra security optie. Wanneer mensen niet uitloggen, laten ze daarmee het systeem in feite onbeheerd achter. Wanneer dat voor korte tijd is, vind jij dat wellicht geen probleem, maar als het voor een lange tijd is? Iemand anders kan - zonder opnieuw te hoeven inloggen - meteen het systeem in. Dat wil je toch niet?
    2. Wij adviseren daarom met name om ALTIJD uit te loggen, wanneer je bij je systeem wegloopt en het niet meer in het oog kunt houden. Met deze functie vindt uitloggen automatisch plaats, wanneer de gebruiker binnen de hier vastgelegde tijd geen activiteit toont in Covide
17. Classificaties die nieuwe relaties standaard krijgen
    1. Als je met strikte Adrespermissies werkt, is dit een heel handige functie. Elke nieuwe relatie krijgt dan automatisch deze classificatie. Door die in de persoonlijke gebruikersinstellingen toe te voegen aan alle gebruikers, is daarmee een basis gelegd. Wanneer je nu Relaties buiten dit systeem wilt houden voor bijvoorbeeld de directie, dan koppel je zowel de Relaties als de Directieleden los van die strikte classificatie.
18. Waarschuwing aan de gebruikersmanager bij een Inbox die meer mailtjes bevat dan afgesproken
    1. Idee achter een lege Inbox is ontstressen.
19. Toon projecten met dezelfde classificatie op de relatiekaart
    1. Stel relatie Jansen heeft de classificatie '2017-4-event' en relatie Peters ook. Daarnaast heeft een project ook die classificatie gekregen. Met deze keuze op 'ja' zal het project ook op beider relatiekaarten staan, terwijl normaal gesproken alleen projecten worden opgenomen, die ook daadwerkelijk zelf binnen het project zijn gekoppeld.
20. Start offerte nummer
    1. Dit heeft uitsluitend betrekking op de 'offertes', die worden gestuurd vanuit de met meta-data geMERGEde e-mails.
21. Sales notificaties
    1. Standaard staat deze functie op 'Melding sturen aan alle globale salesmanagers'. Je kan hier ook kiezen voor heel specifieke personen / gebruikers.
    2. Overigens kies je bij het aanmaken of wijzigen van een sales-item nog of je wel of geen automatische notificatie wilt sturen.
22. Registreer de tijd onmiddellijk na het aanmaken van een agenda item
    1. Uiteraard moet er dan weel project zijn gekoppeld. Deze functie is vooral daar van belang, waar men de opname van geregistreerde uren in het overzicht van facturabele uren in de rapportage van de Projectmodule nodig heeft.
23. Start factuurnummer
    1. Veel bedrijven beginnen elk jaar weer met nieuwe factuurnummers. Aangezien Covide sinds 2015 ook beschikt over en factuurmodule, is het nodig om in elk geval aan het begin van het jaar een nieuwe start te kunnen maken.
24. Uitgebreide projectnummers genereren
    1. Behalve de projectnaam kan Covide ook automatisch unieke projectnummers genereren, wanneer hier 'ja' is gekozen. Daartoe moet wel op de Relatiekaart op het Tabblad Relatie de Project-Code zijn ingevuld.
25. Update stages automatically
    1. Een heel fraaie functie om - wanneer in een sales-item een sales-hoofdtype wordt opgehoogd (naar prospect, naar offert, naar opdracht of naar factuur) - automatisch ook de gekoppelde zelf bedachte Sales fases te updaten. Zo blijven de Hoofdfases en de zelf aangemaakte fases in de funnel met elkaar in de pas lopen.
26. Start purchase invoice number (vertaling volgt nog)
    1. Uitsluitend van belang wanneer Inkoopfacturen vanuit Covide een uniek eigen nummer moeten krijgen.