09. Covide bestandsbeheer of Google Drive?

De menukeuze 'bestandsbeheer' wordt door de integratie met Google Drive veel minder wordt gebruikt dan voordien. Een klik op de menukeuze 'Bestandsbeheer' brengt je in het onderstaande scherm:

Wanneer jouw Covide nog helemaal nieuw is, zijn de hoofdmappen links allemaal aanwezig, maar zijn er nog geen submappen.

Door de integratie van Google Drive maken we zelf alleen nog actief gebruik van de Hoofdmap CMS en publieke bestanden. We gaan dat in het kader van deze Cursus Handleiding ook doen. Gebruik voor het opslaan van je bestanden dus ALTIJD GOOGLE DRIVE. Al was het maar om de volgende redenen:

1. Je kan daar zonder andere applicaties (zoals Word of Excel) te hoeven hebben meteen tekst- en spreadsheetbestanden aanmaken, wijzigen en opslaan.
2. Je kan de daar opgeslagen bestanden ook delen met mensen buiten je eigen organisatie.
3. Je kan met de daar opgeslagen G Suite bestanden zelfs online samenwerken met andere mensen.
4. Er zijn fantastische gratis apps voor op mobiele telefoons en tablets voor beschikbaar
5. Je kan met G Suite gemaakte bestanden direct exporteren als Microsoft Word of Excel of PDF

Kortom: er is geen enkele reden om niet gebruik te maken van Google Drive. Te meer ... omdat je er niets extra voor betaalt. Het is namelijk standaard onderdeel van G Suite, wat de basis vormt onder Covide.

Onder de Hoofdmap 'CMS en publieke bestanden' maken we mapjes aan, wanneer we dat nodig vinden. De bestanden die we anno 2017 nog opslaan in dit bestandsbeheer, zijn feitelijk alleen nog de graphics (foto's en logo's) die we gebruiken bij het sturen van e-mail in het algemeen en Nieuwsbrieven in het bijzonder. Opname van de logo's die je als eerste gebruikt in de e-mail Templates MOET je hier zelfs opslaan, wanneer je wilt profiteren van de mogelijkheden van de bij die functie (e-mailings / Nieuwsbrieven) zo nuttige statistieken.

Waarvoor gebruiken we het Covide Bestandsbeheer?

Voor 2008

Voordat Covide geïntegreerd werd met G Suite en hier met name Google Drive, was het Covide bestandsbeheer de plek waar je documenten kon opslaan onder Relaties en Projecten. De grootste nadelen van deze manier van werken:

• we beschikten niet over een online officetool, waarmee we bestanden konden maken en wijzigen.
• Elk document moest worden geupload om centraal te kunnen worden benaderd en gedownload om te bewerken. Daardoor ontstonden er - zoals in veel bedrijven door het gebruik van MS Office en traditionele opslag van bestanden nog steeds het geval is - meerdere versies. Versiebeheer was een handmatige en tijdrovende aangelegenheid.
• wanneer een klant zijn bestanden allemaal wilde hebben - bijvoorbeeld voor een extra backup of omdat hij wilde overstappen naar een ander systeem -, was er een systeembeheerder nodig om de bestanden aan te kunnen leveren.
• de opslag van veel en grote bestanden kost ons als leverancier geld. In de productieomgeving en in de backups. Dat moet op den duur verhaald worden op de gebruiker.
• het samenwerken aan een document was feitelijk onmogelijk

Sinds 2008

Vanaf 2008 is Covide helemaal geïntegreerd met G Suite en daarmee ook met Google Drive. Daar wordt alles wat we zelf hadden aangeboden, maar ook de hierboven genoemde nadelen bestaan niet meer. We gebruiken het Covide bestandsbeheer zelf dus nu alleen nog voor de e-mail templates en waar nodig voor de graphics te gebruiken in de e-mailings / Nieuwsbrieven.

Hoe gebruik je het Covide bestandsbeheer dan?

Als je dit heel korte filmpje hebt gezien, kun je zelf bestanden in een mapje plaatsen.

En hoe zit het dan precies met Google documenten?

Hiervoor is een aparte pagina aangemaakt.