03. Mail sturen

Verzenden van e-mail is toch bij iedereen bekend?

Oorspronkelijk werd e-mail vooral gebruikt als informeel communicatiemiddel voor een snelle en vluchtige uitwisseling van vaak alleen korte berichten. Meer en meer is e-mail veranderd in een officiële informatie-uitwisseling zoals sollicitaties, afspraken en opdrachten. De snelle druk op de knop is het zelfde gebleven, maar alles daarom heen is veranderd. De uitgebreide informatie in dit sub-hoofdstuk had je misschien niet verwacht, maar ... doe er je voordeel mee.

Inhoud bestaat uit tekst en lay-out

Bij de mail die je stuurt, draait het natuurlijk in de eerste plaats om de tekst, maar vergeet alsjeblieft de lay-out niet. Die lay-out bestaat in de eerste plaats uit hoe je tekst is opgesteld, ingedeeld en vormgegeven en daarnaast speelt ook gebruikt beeldmateriaal een rol.

Een e-mail mag dan veel minder formeel zijn dan een ouderwetse brief, we hebben het wel over het belangrijkste zakelijke communicatiemiddel van dit moment. Een paar basisregels:

• houd de teksten vooral overzichtelijk en waar mogelijk ook kort
• zorg voor een passende aanhef en afsluiting
• heb je als bedrijf een huisstijl? Gebruik die dan bij beantwoording voor wat betreft de afsluiting van je e-mail en ga bij een initiërende e-mail nog een stapje verder.

Vormgeving en gebruiksgemak

Om de leesbaarheid van je mail te bevorderen, de huisstijl van je bedrijf en eventuele Business Units waar mogelijk mee te nemen èn je een zo groot mogelijk persoonlijk gebruiksgemak te gunnen, biedt Covide CRM

1. de voorgedefinieerde inhoud
2. de templates
3. standaard lettertypes en groottes
4. rekening houden met SPAM en SPAM-afhandeling
5. automatische archivering onder relaties, projecten, sales en support
6. een groot werkvenster
7. een zeer goede editor met o.a invoegen van beelden en films, spellingcontrole en tablefuncties
8. functies voor leesbevestiging, privé mail en prioriteit
9. auto-archivering alleen voor bepaalde personen of groepen beschikbaar
10. het handig toevoegen van bestanden uit zowel lokale systemen, als Google Drive als het Covide bestandssysteem
11. preview voor verzending
12. keuze voor een andere map na verzending dan de standaard map 'Verzonden items'
13. het automatisch aanmaken van een Todo na het versturen van een e-mail
14. opnieuw sturen van een eerder gebruikte e-mail

Alle hierboven genoemde items zijn (nog) niet 100% uitgewerkt in deze Cursus Handleiding. Sommige spreken voor zich. Andere zijn we misschien vergeten. Mocht je iets missen? We houden ons van harte aanbevolen om daar zo snel mogelijk verandering in aan te brengen. Mail even naar info@covide.nl ovv ''Aanvulling Cursus Handleiding'.

Uitleg van de mogelijkheden op detail-niveau mbv schermafdrukken

• Scherm 1: Tab 'Opstellen'
• Scherm 2: Tab 'Links & toegang'
• Scherm 3: Tab 'Bijlagen'
• Scherm 4: Tab 'Templates'
• Scherm 5 en nr 26 op scherm 1: Gebruikte editor