02. Stap 3

Stap 3: Het daadwerkelijk vragen van een offerte van je leverancier(s)

3.1 Gereedmaken van de Offerte aanvraag

De wizard brengt ons nu in het hart van de template voor de offerte aanvraag. We knippen dit voor het gemak (en omdat de screendump anders onbegrijpelijk wordt) in drie delen. Let op! De drie screendumps hieronder vormen in werkelijkheid een geheel.

De teksten in de screendump toegevoegd vertellen het verhaal ...

Het laatste deel van het totaal vormt de daadwerkelijke template. In het Hoofdstuk facturatie zijn twee paragrafen opgenomen (Templates en Lay-out), die je kunnen helpen bij het maken van de voorgedefinieerde templates, zodat je hier alleen maar hoeft te kiezen voor de gewenste opmaak.

Met 'Save not send' sla je de Offerte aanvraag in concept op op de Projectkaart, alwaar je hem op elk moment kan oppakken om aan verder te werken. We komen hier verderop in deze Workflow op terug.

Met de knop 'Opslaan en verzenden' ga je meteen verder naar stap 3.2 Het daadwerkelijk zenden van de Offerte aanvraag.

Voordat we gaan doen kijken we nu toch eerst even naar de Preview van wat we tot dusver hebben gedaan.

Op basis van de Preview kan je besluiten, dat er wijzigingen moeten komen. Ik vind bijvoorbeeld, dat in de Offerte aanvraag de 'regel' voor het ontwerp zou moeten worden opgenomen.

Dus keer ik terug naar de wizard, klik op de button 'Selecteer uit lijst', selecteer daar ontwerp en sleep tenslotte deze nieuwe gekozen 'regel' naar boven, zodat hij geplaatst wordt boven de 'regel' 'Brief papier'.

Als we nu weer een Preview opvragen, ziet die er als volgt uit:

Nu ben ik wel tevreden en daarom sluit ik de preview en klik ik op de groene button 'Opslaan en verzenden'.

De voorbereidingen zijn afgerond:

de leverancier met BusinessCard en dus e-mailadres is geselecteerd
de gewenste template lay-out is gekozen
de juiste gegevens zijn geselecteerd

3.2 Daadwerkelijk versturen van de Offerte aanvraag

Nu alle voorbereidingen zijn afgerond, kan ik overgaan tot het daadwerkelijk versturen van de Offerte aanvraag.

Als het onderwerpveld is ingevuld en de inhoud van de mail gemaakt, hoef je alleen nog op 'Verzenden' te klikken.

Hiermee is het traject van de Offerte aanvraag afgerond. Je kan de Offerte aanvraag nu NIET meer wijzigen. Je kan op de Projectkaart wel een kopie maken en daarin eventueel gewenste wijzigingen maken om een gewijzigde Offerte aanvraag toe te voegen.

Met het op een na laatste icoontje kan je de Offerte aanvraag in PDF downloaden en eventueel printen of naar iemand anders sturen.

De oranje 'button' brengt ja naar S tap 4 (Offerte voorleggen aan je klant op basis van de Offerte die je van je leverancier krijgt) en een klik op het rondje voor de leverancier opent de mogelijkheid naar Stap 5 (Opdracht daadwerkelijk verstrekken aan de leverancier).

Een kopie maken met gewenste wijzigingen maken voor een gewijzigde Offerte aanvraag.

Via een klik op de oranje button maakt het systeem een kopie en plaatst die onder de reeds verzonden origineel:

Met het potlood icoon kan je deze kopie bewerken als was het een nieuwe. Zoals je linksonder kunt zien, is dit concept nog niet verstuurd. Dat kan je na wijzigingen ook van hieruit bewerkstelligen via een klik op de kleine groene button. Je komt dan weer terecht bij wat we in stap 3.2 hierboven beschreven.

Zullen we nu naar S tap 4 (Offerte voorleggen aan je klant op basis van de Offerte die je van je leverancier krijgt) gaan?