10. FAQ - mail

Help! Mail blijft hangen in de outbox

Het kan incidenteel voorkomen dat mail langer in de outbox blijft staan.

Wat kun je doen, als een e-mail langer in de Outbox blijft staan?

1. Plaats het betreffende mailtje naar de Concepten
2. Kijk even of de bijlagen wel goed zijn gekoppeld of dat ze misschien te groot zijn.
3. Wanneer alles wel in orde is, verstuur je de mail opnieuw.

In het geval van bijlagen die niet goed zijn gekoppeld kun je het volgende doen:

1. De mail terugplaatsen in hun Conceptenmap
2. De mail openen om te wijzigen en naar het tabblad Attachments gaan. Daar zie je meteen de foutmelding
3. Door de koppelingen met de bijlagen aldaar los te maken (de bijlagen dus eigenlijk te verwijderen) en daarna de bijlagen opnieuw toe te voegen, kan de mail ook opnieuw worden verzonden.

Help! Mijn mail is leeg!

Soms komt het voor, dat je een mail krijgt, die helemaal leeg is in Covide, terwijl hij in Google niet leeg is. Hoe kan dat en wat kan je eraan doen?

Het komt doordat het verzendende e-mail een mail verstuurd heeft, die niet voldoet aan de internationaal afgesproken standaarden. Dat komt, doordat er in dat programma een fout zit, die of nog niet is ontdekt of gewoon nog niet is gerepareerd door de maker van dat programma of de gebruiker heeft de reparatie door de maker nog niet geïnstalleerd.

Dit laatste kan niet bij een programma als Gmail of Covide, omdat die programma's niet op de computer van een gebruiker zijn geïnstalleerd, maar op de server van de leverancier. Als er dan een probleem is, heeft iedereen het. En als het probleem is opgelost, is dat ook meteen voor iedereen gebeurd.

Programma's als Outlook worden meestal wel op een computer geïnstalleerd. Als daar een fout in zit, moet die fout dus op alle computers worden gerepareerd, waarop het programma is geïnstalleerd. En ... dat gebeurt dus heel vaak niet.

Dus als de verzender het probleem niet oplost, dan moet de ontvanger een 'fix' realiseren.

Google mail heeft natuurlijk veel meer gebruikers dan Covide en dus wordt een dergelijk probleem daar veel sneller opgemerkt en opgelost.

Wanneer zich zo'n probleem voordoet, kunnen onze technici het ook oplossen. Daarvoor hebben ze dan wel een origineel van het ontvangen mailtje nodig in .txt-format.

In het filmpje zie je, hoe je zo'n origineel kunt maken.

Stuur dat aan ons op en wij repareren de fout in het mailtje bij binnenkomst in Covide alsnog.

Natuurlijk zijn hier GEEN kosten voor jou aan verbonden. We zijn alleen maar blij, dat we kunnen helpen.

Hoe betrouwbaar is het ontvangen van een e-mail?

Wanneer je een e-mail opstelt, heb je links onderin Covide de mogelijkheid om met een vinkje aan te geven, dat je graag een leesbevestiging wilt, maar ....

wanneer ontvangers dat niet willen, wordt er ook geen leesbevestiging teruggestuurden er zijn nog veel meer nadelen aan verbonden, omdat lang niet elk mail-systeem het ondersteunt en vaak ook nog eens onder voorwaarden. Zie https://support.google.com/mail/answer/1385059?hl=nl

Als je denkt, dat je met het zetten van een leesbevestiging het probleem oplost, dan vergis je je dus.

Wanneer mail echt niet aankomt, kan dat vele oorzaken hebben.

1. Wanneer je de mail gebounced hebt gekregen, plaatsen we die bounce in Covide in een aparte map, zodat hij extra opvalt. Verder op deze pagina hebben we hier een issue aan gewijd.
2. Wanneer je hem niet gebounced hebt gekregen, ligt het gecompliceerder. Immers:
   1. is de mail niet in de Inbox aangekomen en zit hij misschien in de SPAM-box?
   2. Dit kan om allerlei redenen voorkomen. De klant kan zelf in zijn SPAM-box kijken en de mail naar zijn Inbox verplaatsen. Zijn mailsysteem zal een door jou gestuurde mail een volgende keer zeer waarschijnlijk niet weer als SPAM markeren.
   3. of is de mail al bij de poort van de mailserver van de ontvanger afgevangen als mogelijke SPAM?
   4. Dit kan ook allerlei redenen hebben.
      1. Via MX-Toolbox.com kun je zien of voor de mailservers van Google een SPF-record is aangemaakt. Wanneer het gaat om mailtjes gestuurd via onze Nieuwsbrief tool of MailChimp, dan bestaat er een mogelijkheid, dat de ontvangende mailserver die mailtjes op basis van een ontbrekend SPF-record afwijst. Voor onze Nieuwsbrief kan de beheerder van de DNS van uw domein een TXT-record toevoegen. Neem even contact op als je dit wilt. Je zal de beheerder van jullie MailChimp moeten vragen, wat voor hen noodzakelijk is.
      2. Het kan ook zijn, dat de ontvangende mailserver met een Whitelist werkt. Dan zul je zelf aan die relatie moeten verzoeken om jullie domein op die Whitelist te plaatsen.
      3. Het kan ook voorkomen, dat de mailserver van Google tijdelijk op een Blacklist heeft gestaan. Dat gebeurt soms, omdat een gebruiker van Google iets ongeoorloofds heeft gedaan, waarvoor Google nog geen geautomatiseerde filter had op dat moment. Je kan denken aan mensen die aan meer dan 20 geadresseerden (opgeteld in alle aan, CC en BCC velden) in één keer via Google een mail proberen te sturen. Dat vindt de internet gemeenschap namelijk SPAM en dan komt zo'n verzendende mailserver automatisch op een Blacklist.
   5. of is de mail helemaal niet verzonden?
   6. Dit kun je zelf controleren door in Google mail van het betreffende account te kijken in de map 'Alle berichten'. Wanneer het verzonden mailtje daar in staat, weet je zeker, dat de Google mailserver het mailtje in elk geval wel heeft verzonden.

In alle gevallen van punt 2 zal de klant de mail niet ontvangen en KAN hij dus niet eens een leesbevestiging replyen.

Hoe dan ook: mail is veel minder betrouwbaar dan algemeen wordt aangenomen.

Bij echt belangrijke mailtjes is het daarom altijd van belang om en in de mail zelf te vragen om een bevestiging van ontvangst en een dag later na te bellen. Dat laat bij de ontvanger ook een heel professionele indruk achter overigens.

Wat betekent, doet de map 'Bounced'?

Soms wordt een e-mail die je hebt gestuurd gebounced. Dat betekent, dat die mail niet bij de geadresseerde kon worden afgeleverd.

Wanneer je de mail in jouw bounced-map opent, wordt vaak wel duidelijk waarom. Bijvoorbeeld omdat het mailadres niet meer bestaat.

Soms is niet direct duidelijk, wat er aan de hand is. Bijvoorbeeld als jouw normale mail door de ontvangende mailserver als SPAM werd gezien of als er iets staat als '550 relay not permitted!'.

Het enige wat je in het eerste geval kunt doen, is contact opnemen met de geadresseerde om het te melden en te vragen om jouw mailadres toe te staan. Het gaat dan vrijwel zeker om een (te) strak ingestelde ontvangende mailserver.

In het tweede geval kan er van alles aan de hand zijn, maar dat is wel op de ontvangende mailserver. Even bellen .... met de geadresseerde om in elk geval te melden, dat je mail niet aankomt, kan het probleem vaak wel oplossen. Is dat niet het geval, dan kun je ons inschakelen. We zullen dan proberen om het te analyseren en samen met de ontvangende partij een oplossing te realiseren.

Moet ik die map 'Bounced' zelf controleren?

Als ik uitlog, denk ik er meestal niet aan om nog even te controleren of er geen mailtjes meer in mijn Outbox en Bounced staan.

Eén van onze klanten overkwam dat ook en bedacht, dat het handig zou zijn, wanneer hij in dat geval een waarschuwing zou krijgen.

Dat is vandaag gerealiseerd. Je hoeft het niet te gebruiken, maar het kán nu wel. In je gebruikersinstellingen onder 'Overige instellingen' hoef je alleen maar confirmation (bevestiging) op 'ja' te plaatsen. 

Kan ik in mijn e-mail ook adresgegevens samenvoegen?

Ja, dat kan in Covide! Gebruik het voor bijvoorbeeld het opmaken en versturen van offertes. En wist je dat... hier zelfs een hele handige en snelle workflow aan gekoppeld is?

In het volgende filmpje vind je een uitgebreide toelichting op deze functionaliteit. 

Hoe kan ik een mail aan alle collega's sturen?

Doe dan de volgende stappen:

1. E-mail > Meer > Nieuwsbrief >
2. Kies bij zowel de Doelgroep als het Adrestype voor 'Medewerkers' en
3. Kies bij Selectietype voor Unieke. >
4. Haal vervolgens onder 'Negatieve classificaties' beide weg
5. Klik 'Aanmaken'.

Help, ik krijg geen mail meer binnen en kan ook niet meer sturen!!

De oorzaak is, dat je te lang niet hebt uitgelogd.

Hoe los je het probleem NU weer op?

1. Log eerst uit
2. Log opnieuw in in Covide
3. Waarschijnlijk zal het systeem de zaak binnen een half uur rechttrekken, maar als dat niet gebeurt:
   1. Verplaats de mailtjes in je Outbox naar de map Concepten.
   2. Kies nu voor 'Forceer mail'. Ga dan even koffie drinken of zo, want het systeem moet het één en ander herstellen.
   3. Verstuur nu één voor één de mailtjes in de conceptenmap opnieuw.

Je zal zien, dat alle mail weer binnen is gekomen en dat de mailtjes ook weer netjes worden verstuurd.

Hoe archiveer ik mijn e-mail in Covide?

Onder het archiveren van e-mail wordt meestal verstaan het (handmatig) in aparte mapjes opslaan. Bij Covide is het uitgangspunt de klant en het opbouwen van een gedeeld en compleet klantdossier.

E-mail wordt daarom automatisch gearchiveerd onder de betreffende relatie- en businesscard, wanneer het e-mailadres is opgenomen in het centraal adresboek. Ook wordt de e-mail semi-automatisch gearchiveerd onder het betreffende project, sales of customer care item.

Andere handige functies om uw e-mail te beheren in Covide zijn bijvoorbeeld:

1. via buttons snel e-mail lezen, verwijderen en archiveren
2. memo koppelen aan een e-mail
3. e-mail verplaatsen naar collega (niet forwarden!) inclusief geschreven memo
4. mailarchieven toegankelijk maken voor selectie medewerkers
5. mailarchieven van relaties bundelen
6. samenwerken aan een concept e-mail
7. mailmappen delen met collega’s
8. mail automatisch filteren bij binnenkomst en plaatsen in een map
9. de STER-functie voor onderhanden werk
10. de scheiding tussen interne en externe e-mails.

Bij al deze extra en unieke functionaliteiten is het uitgangspunt steeds geweest om kopieën van e-mailtjes waar mogelijk te voorkomen, zodat controle blijft over de inbox en controle is over verantwoordelijkheden en taken.

Archiveer je e-mail dus eenvoudig met Covide en voorkom daarmee een overvolle inbox.

In het gelinkte instructiefilmpje van ruim 10 minuten laten we je zien, hoe jij daar je voordeel mee kunt doen!

Hoe voorkom ik dat mijn e-mail in een chaos verandert?

Het voorkomen van e-mail chaos draagt bij aan efficiënt en effectief (samen) werken en meer overzicht op de werkzaamheden.

Via handige functies in Covide zoals snel e-mail lezen, bladeren of verwijderen, automatisch archiveren, de STER-functie voor onderhanden werk, scheiding tussen interne en externe e-mails, automatische koppeling en daaraan gerelateerde dossiervorming wordt e-mailverkeer overzichtelijk beheerd.

Ook de forward en CC cultuur wordt door Covide hiermee ondervangen.

Covide biedt heel veel handige tools om e-mail chaos te voorkomen, zodat efficiënt (samen) gewerkt kan worden.

In het instructiefilmpje hierboven in 10 minuten kun je een aantal tools zien. Maar aarzel niet om ons heel specifiek op jullie organisatie toegespitst tot de voor jullie meest optimale werkwijze te bevragen. We helpen je heel graag verder.

E-mails verplaatsen naar collega's

Wanneer je een e-mail ontvangt en constateert dat deze voor uw collega is bestemd, zou je het in eerdere gevallen direct forwarden...STOP!

E-mails forwarden betekent feitelijk dat er bij elke forward een kopie wordt gemaakt van het origineel. Hoe dan wel? Heel eenvoudig door de e-mail te verplaatsen.

Wat betekent dit voor jou?

1. De originele e-mail blijft bestaan
2. Er zijn geen kopieën
3. De extra omschrijving die je koppelt aan de e-mail is alleen zichtbaar voor jou en je collega's
4. Die omschrijving blijft aan de mail hangen binnen het Covide systeem. Ook als de mail onder een Relatie en/of Project is gearchiveerd.
5. Wanneer je deze functie koppelt aan de STER-functie heb je meteen een fantastische functie voor onderhanden werk.

Bekijk ook hiervoor het bovenstaande filmpje

Hoe verwijder ik overbodige e-mail mappen / folders?

Zodra je hebt ontdekt, dat archiveren in Covide centraal onder relaties en projecten gebeurt en dus iets heel anders is dan je mail in eigen mapjes stoppen, krijg je natuurlijk vanzelf de vraag: hoe verwijder ik nu al die mapjes, die eigenlijk bedrijfsmatig meer chaos veroorzaken dan helpen structureren?

Hier hebben we een soort twee-traps-raket voor gemaakt:

1. Ga op de naam van het te verwijderen mapje staan
2. Klik nu op het prullenbak-icoontje boven de mappen
3. De te verwijderen map staat nu onder 'Verwijderd'
   1. Dit is eigenlijk een soort bedenk moment. Want stel dat je eigenlijk helemaal niet van plan was om de map te verwijderen en je het dus wilt herstellen?
   2. Welnu, dan knip je de map en plak je heb onder de mapnaam, waar hij vandaan werd verwijderd.
4. Wil je de map wel definitief verwijderen? Herhaal dan de handelingen van stap 1 en 2 opnieuw.
5. Nu zijn de map en de inhoud 'onherstelbaar' verdwenen.

Wat kost het om een e-mailadres met één of meerdere personen te delen?

Dat kost niets!

Het enige wat je hoeft te doen is de voorgedefinieerde inhoud te delen. Met iedereen of met specifieke personen.

De mail (of het nu een gewone e-mail is of een Nieuwsbrief - mailing) kan dan door alle geselecteerde mensen worden gebruikt. De e-mail wordt bij een gewone e-mail wel fysiek verstuurd via de mailbox van de oorspronkelijke eigenaar.

Hoe kan ik vanuit een binnenkomende mail snel een Business Card aanmaken?

E-mails die worden verstuurd met een e-mailadres die nog niet bekend is in het centrale adresboek van Covide, kunnen daarom ook niet automatisch worden gekoppeld aan een Relatie en Business Card.

Het is echter eenvoudig om meteen vanuit de e-mail zo'n Business Card aan te maken en de mail op de juiste locatie te archiveren.

Hoe je dat doet?

1. In de bovenste rij van de geopende e-mail, zie je diverse iconen staan.
2. Middels het laatste icoon het "poppetje" kun je van deze 'onbekende ontvanger' een nieuwe Business Card aanmaken, een bestaande bewerken of zelfs een compleet nieuwe relatiekaart aanmaken.
3. Bestaat de persoon al en moet het e-mailadres vervangen worden? Selecteer dan de juiste persoon aan de linkerkant of kies een Business Card uit het adresboek.
4. Gaat het om een nieuw contactpersoon die bij een bestaande relatie hoort selecteer dan de relatie die wordt weergegeven of kies er een uit het adresboek.
5. Indien deze persoon gekoppeld moet worden aan een nieuwe relatie, dan kun je vanaf deze locatie rechts onderaan klikken op "aanmaken" . Je maakt nu een nieuwe relatiekaart aan, waarbij de verzender de hoofd contactpersoon wordt.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn mail op de juiste manier wordt behandeld door het systeem?

'Voorzorgsmaatregelen'

1. Up-to-date Relatiekaart en Business Cards: Alle e-mailadressen van de contactpersonen actueel, zodat mail bij binnenkomst en ontvangst direct wordt gekoppeld aan de Relatiekaart en Business Card.
2. Mailhandtekeningen (of wel voorgedefinieerde inhoud) vooraf aanmaken. (zie screendump).

Hoe gaat Covide om met mail die ik verwijder uit Google en / of Covide

In Google heb je een Prullenbak en een mapje 'Alle berichten'.Wanneer je in Google (of je mobiel) een mailtje verwijderd, wordt het inderdaad echt verwijderd naar de Prullenbak. Daar blijft het vervolgens 30 dagen staan, waarna het automatisch definitief wordt verwijderd.

Mailtjes die je in Google verwijdert of archiveert, komen in Covide in het mapje 'Verwijderd'. Zodra er daar meer 100 staan, gaan de oudsten automatisch naar het mapje 'Verwijderd gearchiveerd'. Daar blijven ze dan een jaar staan.

Wanneer je in Google (of je mobiel) een mailtje archiveert, wordt het - totdat je het daar handmatig alsnog verwijdert - definitief opgenomen in het mapje 'Alle berichten'. Daarin vind je ook alle door jou verzonden e-mailtjes. Het mapje 'Alle berichten' in Google is dus feitelijk een persoonlijk mailarchief.

In Covide hebben we naast de gewone Inbox ook een 'Inbox gearchiveerd', de mogelijkheid om mailtjes te archiveren Relatie, Projecten of Sales en dus de mappen 'Verwijderd' en 'Verwijderd gearchiveerd'.

Wanneer je in Covide een mailtje verwijderd, wordt het in Covide verplaatst naar het mapje 'Verwijderd' en later 'Verwijderd gearchiveerd' (als hierboven ook beschreven), maar in Google gaat het NIET naar de Prullenbak, maar naar het mapje 'Alle berichten'.

Covide verwijdert geen berichten in Google!

Ook wanneer je in Covide een mailtje archiveert, wordt het in Google - totdat je het daar handmatig alsnog verwijdert - definitief opgenomen in het mapje 'Alle berichten'. Daarin vind je ook alle door jou verzonden e-mailtjes. Het is dus feitelijk een persoonlijk mailarchief.