Om te gaan factureren inclusief integratie met Exact Online is nodig

1. Koppelingen tussen Covide en Exact Online
2. Layout facturen mbv templates (volg link)
3. Kennis van de module sales (volg link)
4. Kennis van de projecten module (volg link)
1. Kennis van de factuurmodule (volg link)

Ad. 1 Koppelingen met Exact Online

Behalve de Klant- en leveranciergegevens kunnen ook de factuurgegevens worden gesynchroniseerd. Je maakt dan de verkoopfacturen in Covide, waarna ze automatisch ook in het financiële pakket worden opgenomen en verwerkt. De facturen worden vervolgens weer beschikbaar gesteld in een lijst op de Relatiekaart in Covide.

1.1 Administraties koppelen aan Covide

1.2 Per administratie gebruikers toegang verlenen

Om binnen Covide synchronisatie werkzaamheden te verrichten moeten gebruikers toegang hebben tot de koppeling.

1.3 Zet Exact_Synchronize aan in de module settings

Dit kan alleen gedaan worden door de leverancier en zal pas plaatsvinden, nadat de klant aangeeft er klaar voor te zijn.

1.4 Relaties koppelen aan de administratie(s)

Werkt dus alleen als het voorgaande is gerealiseerd!!!

• Ga naar de te koppelen relatie
• Voer het banknummer in op het tweede tabblad.
• Klik onder aan het tabblad op ‘add connection’, kies een administratie, vink vervolgens aan of het om een klant of leverancier gaat of beide en kies tenslotte een BusinessCard (dit wordt de contact’persoon’ aan wie je standaard de factuur gaat sturen).
• Vul tenslotte het debiteuren- of crediteurennummer in als je dat al hebt in Twinfield, selecteer de juiste BusinessCard (!!!) en klik op bijwerken. Nu is er een koppeling gemaakt tussen de Relatie in Covide en in Twinfield. Het bijwerken van de NAW-gegevens doe je in Covide.
• Wanneer het om een nieuwe relatie gaat, zal het systeem zelf een opvolgend nummer maken en plaatsen. Op basis daarvan zal in het vervolg worden gesynchroniseerd.

1.5 Synchroniseren producten/diensten en BTW codes

Wanneer je gebruik maakt van de geïntegreerde oplossing met Twinfield, dan maak je hier niet producten en BTW-tarieven aan, maar synchroniseert de Factuurmanager vanuit de administraties. Zie onder.

• De producten en diensten zelf komen in dit geval dus uit de projectenmodule en dient de factuurmanager in de conceptfactuur te koppelen aan een dienst/product dat is gesynchroniseerd uit de betreffende administratie.
• Door die factuurregels uit de Projectmodule te koppelen aan de juiste dient of het juiste product komt de factuur inclusief koppelingen aan de juiste grootboekrekeningen in de juiste administratie.
• In ons voorbeeld zijn er twee administraties, waar vandaan producten / diensten zijn gesynchroniseerd. Je kan die lijst zo groot of klein maken als je zelf wilt. Voor het overzicht in de administratie en het werk rond het koppelen van factuurregels is het wel zo handig om je te beperken.

• Het synchroniseren van BTW - codes gaat op dezelfde wijze.