01. Layout voorbereiden

Waar je op moet letten

De layout van een e-mail bestaat in de eerste plaats uit hoe je tekst is opgesteld, ingedeeld en vormgegeven en daarnaast speelt ook gebruikt beeldmateriaal een rol. Dat geldt ook voor een gewone e-mail. Je wilt toch, dat de ontvanger de e-mail goed, dat is in een positieve mood, leest.

Maar het gebruiken van een optimale layout speelt natuurlijk bij een e-mailing of Nieuwsbrief (vanaf hier voor het gemak nog alleen NB genoemd op deze pagina) nog veel meer, omdat de NB bedoeld is om gelezen te worden, terwijl de ontvanger je mail niet verwacht. Liefst wil je dat de ontvanger zelfs op je NB reageert door bijvoorbeeld te klikken op een link erin. Daarmee vertelt hij jou over zijn interessegebieden en kan jij hem van dienst zijn.

Heel kort door de bocht: de layout van elke email moet attractief en uitnodigend zijn. Zowel om te lezen als om erop te reageren. En dat geldt des te meer voor een NB. Deze moet er in feite zoveel mogelijk uitzien als een gewone heel goed opgemaakte e-mail, dus voorzien van je herkenbare huisstijl. Bedenk: de NB als hier bedoeld, gaat naar je bestaande klanten!!

Uitgewerkt dus je speciale aandacht gevraagd voor:

• de geadresseerde
• Als ik een mail krijg, waarbij niet één van mijn mailadressen in het Aan-veld staat, dan gaat hij voor 80% zeker naar mijn SPAM-folder.
• het onderwerp (subject)
• Plaats tekst in het onderwerpveld die een positieve brug bouwt tussen je geadresseerden en de inhoud van je NB. Een zwakke tekst in het onderwerpveld - bijvoorbeeld te veel naar reclame riekend - zorgt er voor, dat je mail niet eens wordt geopend.
• graphics / plaatjes / images
  • Goede graphics zorgen voor een hogere attentiewaarde bij de lezer, maar ze zijn voor jou eigenlijk ook onmisbaar. Alleen als de ontvangers de plaatjes accepteren, kan jij nuttige statistieken krijgen. Wanneer de ontvanger de plaatjes niet accepteert, weet je niet eens of hij je NB wel heeft geopend en op links heeft geklikt.
  • Gebruik GEEN achtergrondplaatjes in je NB, want vrijwel alle nieuwe versies van e-mail programma's ondersteunen die functie niet meer.
  • Maak gebruik van plaatjes door te linken naar plaatjes die op je eigen website of in het bestandssysteem van je Covide staan.
  • Goede graphics zorgen voor aandacht en als ze 'onmisbaar' zijn (bijvoorbeeld omdat er in de tekst naar wordt verwezen en/of doordat de ontvanger het ALT attribute van het plaatje ziet voordat het ontvangende mailprogramma het plaatje gaat downloaden), neemt de ontvanger wel de moeite om ze te willen zien. Wanneer een ontvanger je NB ook goed kan lezen zonder de graphics, is de kans heel groot, dat hij niet de moeite neemt om je plaatjes te bekijken. Daarmee verdwijnt niet alleen een belangrijk deel van de attentiewaarde van je NB, maar deze ontvanger geeft je ook geen informatie.
  • Zorg ervoor dat u uw images de hoogte en breedte atributen meegeeft. Indien u dat niet doet loopt u het risico dat de images gestretched worden en daardoor de rest van uw content incorrect gerenderd wordt
• less is more
• Het is veel beter een NB over slechts één thema te laten gaan. Dat thema kan overigens ook je complete nieuwe aanbod aan diensten zijn, waarbij je een lijst maakt met voor elk onderdeel in de lijst een link naar de juiste pagina in je website(s)
• kies een duidelijke doelgroep
• Een perfecte combinatie met 'less is more'. Je wilt toch, dat de lezer blij is met je informatie en liefst reageert met bijvoorbeeld een muisklik? Over het selecteren van de juiste doelgroep gaat de paragraaf 'Selectie samenstellen'.
• het gebruik van lettertypen
  • Gebruik geen witte fonts
    • Spamfilters zien het gebruik van wit (#FFFFFF) in een <FONT> tag als spam. Spammers gebruiken dit om onzichtbare informatie in een email te plaatsen door witte tekst te gebruiken op een witte achtergrond.
  • Hebruik lettertypen die op alle systemen voorkomen, zoals Arial of Verdana. Anders kiest het ontvangende systeem zeker voor het daar als standaard geïnstalleerde type, meestal Times.
  • Maak je font minimaal 10px
  • Gebruik absolute font groottes, dus in pixels of points en niet bijvoorbeeld font size="2" aangezien, afhankelijk van de computer instellingen van de ontvangende partij, deze niet consistent weergegeven zullen worden.
  • Gebruik met in acht neming van het voorgaande liefst bedrijfsbreed een standaard lettertype door dat op te geven in de gebruikersinstellingen (zie hieronder). Het geeft een universele en daarmee professioneler beeld.

• gebruik 'call to action'
• Knoppen en andere ondersteunende plaatjes moeten de aandacht trekken van de ontvanger. Zorg dat de tekst in een zogenaamde 'call to action' button (of link) goed opvalt en goed leesbaar is. Nog belangrijker is dat de ontvanger de call to action goed begrijpt. Beter is nog om de knop in HTML te maken. Dit in verband met het blocken van images in eerste instantie door de meeste email clients. Indien je toch een image gebruikt, is het raadzaam de link van de call to action ook tekstueel in je ontwerp te plaatsen. En bedenk ... wanneer de plaatjes door de ontvanger worden geladen, zie jij elke klik van de ontvanger. Dit biedt jou ook een indirecte 'call to action' mogelijkheid.