03. Registreren, factureren en rapporteren

Als de voorbereidingen goed zijn getroffen, kunnen we aan de slag gaan. Dat hebben we al een klein beetje geoefend tijdens de voorbereidingen, maar nu gaat het om het echie: uren en andere omzet op een project registreren, communicatie over het project uitvoeren en meteen koppelen aan het project, waar mogelijk Workflow en Checklisten inzetten en uiteindelijk factureren.

En rapporteren dan? Nou, als het goed is, zijn de rapportages automatisch beschikbaar op o.a. de projectkaart van hoofd- en subproject, op de medewerkerskaart en in de exports. En we bieden nog enkele plaatsen, waar je rapportages kan vinden. Bijvoorbeeld onder de menukeuze 'Meer' >> het urenoverzicht

Hierbij kun je per medewerker een overzicht genereren in een bepaalde periode van de afgesproken facturabele uren, daadwerkelijk gerealiseerde percentage facturabele uren, daadwerkelijk gemaakte aantal facturabele uren, daadwerkelijk gemaakte aantal niet facturabele, niet op een project geregistreerde maar wel in de agenda voorkomende uren en het totaal aan wel en niet geregistreerde uren.

Met een klik op de naam van een medewerker krijg je een nieuwe tabel, welke een overzicht geeft van alle activiteiten van deze werknemer onderverdeeld in projecten allemaal binnen een bepaalde termijn. Een beknopte overzicht kan gevonden per medewerker in zijn medewerkerskaart. Hieronder een voorbeeld:

Een klik op de projectnaam voert je naar de projectkaart, waarop alle informatie betreffende het project is verzameld.

Je weet inmiddels al best veel van de projectenmodule. We gaan nu aan de slag.

Opdracht

Maak een nieuw project.

En nee, niet eenvoudig vanuit de projectenmodule maar vanaf een andere locatie.

Denk aan de locaties die we hiervoor hebben besproken, aan de beschikbare koppelingen, vul het budget of het aantal uren in en sla het project daarna op.

Verstuur notities, maak een agenda afspraak aan, koppel een e-mail aan het project om de communicatie.

Wist je dat…

in combinaties met de todo’s een zeer handige workflow beschikbaar is. Projecten managen middels een workflow of checklist van todo’s is nog overzichtelijker.