04. Stap 5

Stap 5: Opdracht daadwerkelijk verstrekken aan de leverancier

Ook hier starten we waar in Stap 3 (Offerte aanvraag) zijn geëindigd, want de Opdracht gaat natuurlijk naar een leverancier, die eerder een Offerte aanvraag kreeg.

We gaan er daarbij vanuit, dat de klant akkoord is gegaan met de offerte in stap 4.

Door het rondje voor de gewenste leverancier te vullen, verschijnt er automatisch een nieuwe button: 'sent order'. Je komt weer op het bekende scherm, alwaar je de inmiddels bekende handelingen moet verrichten om een goede Opdrachtbevestiging naar de gekozen leverancier te sturen.

Stap 5.1 Stel de Opdrachtbevestiging samen op basis van meegenomen elementen

Het komt je inmiddels al bekend voor, denken we?

Let je weer even goed op de juiste te selecteren gegevens? Zodat je de juiste Opdracht verstrekt? Kijk nog even goed welke marges je uiteindelijk met je klant bent overeengekomen!! Dat hoeven niet dezelfde te zijn als je hem in de offerte hebt gemaild.

De opdracht aan de leverancier ziet er in de Preview (en dus straks ook als de Opdracht in PDF wordt gestuurd) zo uit:

En je weet nog hè: de lay-out van alle PDF's - dus ook die van deze opdracht bevestiging - bepaal je zelf. Met name wat je standaard op je Offerte aanvragen, Offertes, Opdrachten en facturen zet, is een stukje bedrijfscultuur.

En ook hier geldt:

• Tevreden? Dan preview sluiten en door via de groene button 'Opslaan en verzenden'.
• NIET tevreden? Dan preview sluiten en ga opnieuw stap 5.1 in om de gewenste aanpassingen te maken

Stap 5.2: Daadwerkelijk verzenden van de Opdracht

Na de klik op de groene button 'Opslaan en verzenden' kom je in het inmiddels ook bekende nieuwe scherm van de daadwerkelijke verzending.

Alwaar je alleen nog

1. eventueel een standaard aangepaste voorgedefinieerde inhoud hoeft te kiezen
2. een onderwerp voor de e-mail hoeft in te voeren
3. eventueel nog enkele op de betreffende leverancier of de levering van toepassing zijnde opmerkingen in de mail zelf hoeft te plaatsen
4. op de knop 'verzenden hoeft te klikken'

De opdracht is nu verzonden naar de leverancier en op de Projectkaart geplaatst:

Stap 5.3: Automatische systeemhandelingen

Maar dit is niet alles, want er zijn nog twee andere dingen automatisch gebeurd:

1. De Opdrachtbevestiging is ook toegevoegd aan de lijst met Inkoop facturen op het project
2. De Opdrachtbevestiging is ook toegevoegd aan de lijst met Inkoop facturen in de factuurmodule en staat daar in verband met een eventuele integratie met bijvoorbeeld Twinfield klaar voor export naar XLS
3. Omdat deze opdracht ook moet worden doorberekend aan de klant, is de data voorzien van de marge ook op de Projectkaart opgenomen onder het kopje 'Purchase + margin', zodat er factuurregels kunnen worden opgenomen in de concept factuur voor de klant.

De schermen horend bij respectievelijk 5.3.1, 5.3.2 en 5.3.3

In de lijst met Inkoop facturen op de projectkaart (vertaling volgt nog). Zie je dat je deze rechtsonder ook kunt exporteren als XLS danwel dowloaden als PDF?

In de lijst met Inkoop facturen in de factuurmodule met ook hier de mogelijkheid van downloaden en export voor import in bijvoorbeeld Twinfield.

Ook opgenomen voorzien van de marge op de Projectkaart met de mogelijkheid via de checkboxen achteraan om op te nemen in een factuur aan de klant.

En daarmee komen we ook aan bij het Opstellen van de concept factuur voor de klant.