07. Notities (en klantcontacten)
In de voorgaande hoofdstukken heb je ze waarschijnlijk al voorbij zien komen op diverse locaties: de notities.
We horen vaak de vraag: "Waarom moet je een notitie in Covide aan iemand sturen, een notitie is toch gewoon een aantekening?"Ons antwoord: "In Covide is een notitie veel meer dan een gewone aantekening!" In dit Hoofdstuk leggen we het uit. En houd je toch nog vragen over? Stel ze aan je trainer.
Notitie voor de interne communicatie
In Covide gebruiken we naast e-mail voor de externe communicatie geavanceerde notities voor de interne communicatie.
Filmpje: notities voor de interne communicatie in Covide
Voordelen van notities voor de interne communicatie
- deze berichten gaan niet via een mailserver en zullen dus ook niet per ongeluk buiten de organisatie terecht komen
- de notities kunnen alleen worden gericht aan andere gebruikers van jouw Covide kantoor
- bij een notitie kun je altijd weten of hij is gelezen en afgehandeld of niet (zie 'Bijzondere notitie-mappen')
- je houdt overzicht door notities te gebruiken voor intern, e-mail voor extern en dat geeft rust
De notities vind je op diverse locaties in Covide. Denk bijvoorbeeld in de menubalk en de relatiekaart.
Open vanaf beide plekken een notitie. Zie je het verschil?
Notitie vanuit de menubalk
Notitie vanaf de relatiekaart
Door vanaf de relatiekaart een notitie te versturen is deze direct gekoppeld en daardoor ook terug te vinden op de relatiekaart.
Naast de relatiekaart zijn er meerdere koppelingen die je aan een notities kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan de saleskaart en de projectkaart. Alle interne communicatie met betrekking tot een sales of een project vind je terug op die specifieke kaart. We komen hier later uitgebreid op terug. .
Notitie WEL meteen opslaan!
Ja, je kan een notitie wel opslaan zonder naar een collega te sturen. Niet alle gebruikers zijn hetzelfde. Daarom hebben we gehoor gegeven aan een wens van enkele gebruikers. Maar we moeten dit na het voorgaande natuurlijk wel even uitleggen. Covide heeft daarvoor de 'Archiefgebruiker' ingevoerd. Door die archiefgebruiker als standaard in te stellen, kan je bij elke notitie meteen opslaan zonder een andere gebruiker te kiezen. Wanneer je deze functie alleen wilt bij de 'Klant contact'-notitie, dan kan je een alert-vinkje plaatsen in je gebruikers instellingen (zie je gebruikersinstellingen):
- Wanneer je nu een 'Klant contact'-notitie meteen wilt opslaan, dan gebeurt dat direct.
- Wanneer je nu een 'gewone notitie' meteen wilt opslaan, dan krijg je een pop-up, die je daarop attent maakt. Je kan dan alsnog kiezen voor opslaan zonder een andere gebruiker als geadresseerde te kiezen, maar je kan dat ook alsnog wel doen.
Snap je het?
Nee, praat er eens met elkaar over en vraag je trainer naar meer uitleg.