07. Voorgedefinieerde todo's en reeksen

Een nieuwe en zeer handige functionaliteit in Covide zijn de voorgedefinieerde reeksen of ranges. Daarmee kan je op heel eenvoudige wijze zelfs heel ingewikkelde Workflows en Checklists snel beschikbaar maken. Buitengewoon handig als je vaak terugkerende trajecten hebt binnen je bedrijf.

Laten we samen eens kijken, hoe het in elkaar zit.

Voorgedefinieerde ranges helpen je om taken in een periode gestructureerd af te handelen. Todo’s die gekoppeld zijn aan jezelf of een andere collega, en handel je todo’s af in een checklist of kies je liever voor een workflow. Mogelijkheden die sinds enige tijd tot Covide behoren.

Kijk even mee…

In dit voorbeeld zie je een aantal voorgedefinieerde templates staan.

“Voorgedefinieerde ranges” wil in deze zeggen dat je de ranges kan hergebruiken.

Voordat we aan de slag gaan, gaan we deze eerst nader bekijken.

In de afbeelding hierboven zie je een aantal todo’s staan welke herhaaldelijk terugkomen bij -in dit geval- de BTW aangifte.

De todo’s zijn toegewezen aan een gebruiker en voorzien van een begin en einddatum. De todo’s zijn -ook na het opslaan- nog eenvoudig in rangorde te verplaatsen door ze op te pakken en te verslepen.

Klik op de oranje button “add todo” om een nieuwe todo aan de lijst toe te voegen. Door een omschrijving toe te voegen houd je alle todo’s overzichtelijk.

.

Opdracht

Welke stappen doorlopen jullie standaard voor bijvoorbeeld het afhandelen van een prospect.

En weet je ook welke taak voor welke medewerker bestemd is?

Hoe zou je de todo’s willen afhandelen? In een workflow of in een checklist?

In een workflow stroomlijn je de taken die je hebt vastgelegd in een range. Elke todo is gekoppeld aan een tijdsperiode welke je een voor een afhandelt. Wanneer de eerste todo is afgehandeld, dan verschijnt automatisch de volgende todo. Je kan deze range ook alleen in deze volgorde afhandelen. Sterker nog, wanneer in de range todo twee nog niet is afgehandeld zal todo drie ook niet verschijnen. Todo drie verschijnt pas wanneer todo twee is afgevinkt.

In een checklist vink je de todo’s af die je al hebt gerealiseerd. In deze checklist heb je alle taken in een lijst staan, maar ben je niet verplicht om deze in volgorde af te handelen.

Ook met deze methode kun je todo’s koppelen aan een tijdsperiode en aan een andere gebruiker.

Is het verschil duidelijk?

Bespreek samen de inrichting van de todo’s.

>> Welke taken wil je beter stroomlijnen

>> En welke methode ga je hiervoor gebruiken? Checklist of workflow?

En...heb je vragen of opmerkingen? Noteer ze!

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Wist je dat… de todo’s heel handig gebruikt kunnen worden in de sales? Daar komen we later in de training uitgebreid op terug. .

De taken zijn besproken? De lijsten zijn samengesteld? Je weet welke methoden je voor welke todolijst gaat gebruiken? Heel goed!

Dan gaan we aan de slag!

Open in de todo-module het dropdownvenster en klik op “voorgedefinieerde reeksen”

Klik op de oranje button om een nieuwe range aan te maken.

Vul de voorgedefinieerde range naam in, vul de range naam in en voer een omschrijving in. Deze omschrijving moet zo duidelijk zijn dat andere collega’s ook precies weten waar het in de reeks om gaat.

Klik vervolgens op “add todo”.

Vul de eerste taak in van de range voorzien van een begin en eind datum.

Alle ranges die op dat moment actief zijn worden getoond.

Klik op “new range” om een voorgedefinieerde range te gebruiken.

.

• Selecteer voor welke gebruiker deze range bedoeld is.
• Hoe handel je deze range af? Een workflow of een checklist? Weet je het verschil nog tussen beiden?

• Selecteer de range die je wilt gebruiken

Omdat je in de voorbereiding al veel hebt gedaan hoef je enkel, nadat je de range hebt geselecteerd, deze aan te vullen met persoonlijke informatie. In het voorbeeld maken we gebuiken van een dubbele slash // en de relatienaam.

Koppel de range vervolgens aan een relatie, salesitem, CC of project en klik op “opslaan”. .

De range verschijnt nu in het overzicht van alle actieve ranges:

Voorzie iedere todo van een tijdsperiode waarin deze gerealiseerd moet worden. Koppel deze eventueel aan een andere gebruiker of voeg extra informatie toe die van toepassing is op deze todo. Is de range zo naar wens? Dan kan je deze sluiten.

In het overzicht verschijnt de eerste todo wanneer de begin datum is bereikt.

Wanneer je gebruik maakt van een workflow range, dan kan je pas verder met de todo’s wanneer je de eerste todo hebt afgehandeld. Je handelt de todo’s heel gestructureerd af.

Wanneer je gebruik maakt van een checklist dan vink je de todo’s af die in de ranges staan. Het gestructureerd (op volgorde) afhandelen is in deze geen verplichting.

Zo dat is weer een hoop informatie. Ben je helemaal op de hoogte?

Heb je vragen of opmerkingen? Noteer ze!

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Wat je tot nu toe hebt gedaan:

√ Je weet waar todo’s in Covide voor worden gebruikt

√ Je weet hoe je een todo kan aanmaken

√ Je kent de diverse koppelingen in een todo

√ Je bent op de hoogte van de verschillende locaties waarvandaan je een todo kunt aanmaken

√ Je bent op de hoogte van de voorgedefinieerde ranges

√ Je kent het verschil tussen een workflow range en een checklist

√ Je weet hoe je de ranges in de praktijk kunt gebruiken.

Extra opdracht

Maak een test-reeks aan als Voorgedefinieerde Reeks. Daarmee kan je op elk moment het bovenstaande nog eens voor jezelf oefenen en .... je kan die reeks ook elders gebruiken bij het trainen van diverse functionaliteiten. Je kan daarbij denken aan Sales, Projecten en Todo's.