03. Stop met forwarden; verplaats je mail inclusief notitie

Forwarden is één van de grootste veroorzakers van de e-mail Tsunami en daarmee werkstress

Het forwarden van een mailtje is snel en - technisch gezien - heel handig. In enkele muisklikken heb je een een bericht in jouw Inbox gekopieerd en doorgestuurd. Eén mailtje is daardoor binnen een paar tellen vermeerderd naar twee, drie, vier of meer en wanneer jouw geforwarde mailtje opnieuw wordt geforward - wat niet zelden gebeurt -, dan heb je binnen een paar minuten een veelvoud van hetzelfde bericht.

Zoek nu eens op internet naar 'e-mail Tsunami'. Je vindt een hele reeks aan artikelen, die bijzonder de moeite waard zijn. Tal van tips vind je er ook. In veel ervan wordt e-mail zelfs een gevaar van de volksgezondheid genoemd. Geen wonder, want de enorme hoeveelheid brengt werkstress met zich mee. En laat stress nou één van de grootste vijanden van een gezonde werkomgeving zijn. Daarnaast kost het be- en afhandelen van mailtjes gewoon steeds meer tijd.

Het is inmiddels een algemeen erkend standpunt, dat we zouden moeten proberen om de hoeveelheid mailtjes, die we ontvangen zoveel mogelijk te beperken. Op de pagina 'Tips & Tricks' hebben we in combinatie met enkele functies binnen Covide een bijdrage hieraan geleverd. Deze paragraaf beschrijft één van die Covide functies.

Zomaar wat afbeeldingen die je vindt op het internet over de e-mail Tsunami

Forwarden is het tegenovergestelde van handig

We zouden - om te beginnen met het beperken van de hoeveelheid te ontvangen mail - kunnen beginnen met het zo weinig mogelijk sturen van mail naar collega's. Binnen Covide hebben we daar twee functies voor. Eén ervan heet 'Notities' (als zeer interessante vervanger van veel interne e-mail), de andere beschrijven we op deze pagina.

Hierboven schreven we "het forwarden van een mailtje is snel en - technisch gezien - heel handig", in werkelijkheid is die functie echter het tegenovergestelde. Wanneer je een e-mail forward gebeuren er twee dingen:

in plaats van één heb je dan meerdere kopieën van hetzelfde bericht. De vraag is echter: "Wie is nu verantwoordelijk voor de afhandeling?" Niet zelden veroorzaakt forwarding verwarring. Het gevolg is, dat er of niets mee gebeurt of juist veel te veel. Verschillende mensen gaan door met forwarden of replyen met CC's. Hoe wil je zo'n 'communicatie' in vredesnaam managen?
het bericht blijft wel hetzelfde, maar ... de afzender verandert. De afzender is niet meer de oorspronkelijke zender, maar de forwarder. Wie op het oorspronkelijke bericht wil reageren, kan niet op de daarvoor bedoelde 'Reply' knop drukken, want dan stuur je je reactie naar de forwarder. Nee, je moet dan opnieuw handmatig het mailadres van de afzender vervangen en in het bericht zelf de automatisch bij het forwarden toegevoegde 'forward'-informatie verwijderen.

In Covide forwarden we mail niet; we verplaatsen!

In Covide hebben we een bijzondere functie, waarbij je aan een e-mail een notificatie kunt toevoegen om de mail vervolgens te verplaatsen naar de Inbox van een collega. Zie afbeelding:

Het gevolg:

Er worden geen kopietjes gemaakt: geen tsunami
Aan de oorspronkelijke mail kan belangrijke informatie worden toegevoegd. Niet in de mail zelf, maar eraan gehangen.
Er wordt één persoon verantwoordelijk voor het vervolg. Dat kan directe afhandeling zijn, maar wellicht is de nieuwe eigenaar gewoon één schakel in de ketting ofwel workflow die rond deze mail kan ontstaan. Het verder verplaatsen inclusief toevoegingen aan het notitieveld is immers wel gemanagede communicatie?
Het oorspronkelijke bericht blijft hetzelfde. Er zijn dus geen overbodige sloopwerkzaamheden nodig bij een reply.
De oorspronkelijke afzender blijft aanwezig. De reply-functie blijft dus intact.
De mail dus niet meer via een mailserver gaat worden verstuurd en kan dus ook nooit onbedoeld en ongewenst buiten jouw organisatie terecht komen.

Nee, de Covide methode legt de originele mail in de Inbox van de collega. Dus ook met de juiste afzender. Een snelle reply van je collega komt dus ook niet bij jou, maar bij de echte zender van de mail terecht.

En dat is nog niet alles, want aan de mail (en dus niet erin!!) hangt een notitie, waarin behalve de met de hand toegevoegde notitie ook automatisch de naam van de verplaatser, de datum en het tijdstip van verplaatsen zijn opgenomen.

Let op!!

Door aan zo'n mail een STER te hangen, ga je deze op zichzelf al waanzinnige oplossing nog mooier maken, omdat je de mail dan immers ook kan volgen, waar hij zich ook bevindt.

Is het echt waar? Ja, dit bestaat echt!!

Probeer het maar eens uit.

O ja, er is ook nog een grote oranje button, waarmee je de inhoud van het notitieveld als een zelfstandige notitie kan sturen en ... archiveren.