02. Uitgebreide optie

Uitgebreide Salesfuncties incl. forecast en gestructureerd proces

Sales is binnen jouw organisatie misschien een eenvoudig proces. Dan kan je van de eenvoudige optie gebruik (blijven) maken. Misschien echter zou je graag wat meer willen. De Sales-module van Covide biedt veel meer en kent door de volledige integratie van de Sales-funnel en het maandelijks overzicht van te verwachten omzet ook wellicht niet verwachte mogelijkheden. Daar willen we het in deze paragraaf over hebben.

De flow

Opdelen van een item in meerdere onderdelen als mogelijkheid

Omdat een sales item vaak uit meerdere onderdelen bestaat, waarvan je de omzet wellicht ook nog in verschillende maanden verwacht (zie verderop ‘Maandelijks overzicht’), beschikt Covide over een heel fraaie functie, die voor iedereen beschikbaar is: ‘gebruik gedeelten’. In feite gaat het hier om het inzichtelijk maken van de forecast.

Als je ook de offertefunctie van Covide binnen de salesmodule wilt gebruiken, die je uiteindelijk zelfs kan laten uitmonden in facturering, dan is dit puur goud. Dus … let goed op hierna!

Gebruik altijd de functie ‘Gebruik gedeelten’ (bij offertes en facturering)

Als je ook de offertefunctie van Covide binnen de salesmodule wilt gebruiken, die je uiteindelijk zelfs kan laten uitmonden in facturering, dan heb je deze functie nodig en … moet je ook wat instellingen aan (laten) passen. Uiteraard moet voor facturering die module beschikbaar zijn. Ongeacht of die facturatie ook moet synchroniseren met Exact Online of Twinfield. Dat laatste zal overigens alleen kunnen, wanneer je over het Business Abonnement beschikt.

Behalve voor de module Facturatie moet als je ‘automatisch’ offertes wilt maken vanuit Sales ook de optie ‘Copy parts offers’ aan staan. Deze bevindt zich onder de ‘Module instellingen’, die je onder je menukeuze 'Meer' vindt.

Het scherm ziet er dan alsvolgt uit:

De start: voer de gegevens voor het Sales item in

Je ziet aan de linkerkant van het scherm de gedeelten, waarin dit Sales-item is opgedeeld. De data die je links ziet staan, bepalen de maanden, waarin je verwacht, dat de omzet gaat vallen. Dit zul je terug zien in het maandelijks overzicht (de tab naast de funnel in de 'Algemene rapportages'). Daarvoor staat de status ook automatisch op ‘Closed won expected’.

Automatische update Salesfunnel

De koppeling die in de funnel is aangebracht (bij het aanmaken of achteraf door te wijzigen via het potloodicoon achter de stage) tussen de fase daar en de hoofdfase in het salestraject zorgt voor de automatische updates van de percentages.

Automatisch gegenereerde basis voor offerte

Door de hiervoor genoemde instellingen van het kopiëren van de te verwachten omzet worden de aan de linkerkant van je scherm gemaakte items meteen ook aan de rechterkant in het offerteblok geplaatst. Daar kan je de datums aanpassen en vervolgens of alle delen of onderdelen van het totale item als offerte mailen naar de klant, die je aan de linkerkant hebt gekoppeld.

De offerte is nu precies, zoals je de forecast (aan de linkerkant) had ingevoerd. (Lees hier een bijzonder interessante blog over het belang van forecast)

Offerte mailen

Los van eventueel bijhorende documenten, die je kan toevoegen vanuit Drive, kan je met enkele muisklikken (indien nog niet gedaan even tussentijds het salesitem bewaren en alleen een paar vinkjes zetten en indien gewenst wat datums veranderen) nu je offerte helemaal kant en klaar direct aan je klant sturen.

We komen na de klik op 'Send offer' terecht in een wizard die bestaat uit de volgende twee schermen:

Offerte wizard scherm 1:

Even controleren of alles goed is ingevuld en de gewenste template (kun je hier met een simpele dropdown picken, wanneer je ze hebt geplaatst in de lijst onder de module facturen) selecteren en aanvullen ...

... in scherm 2:

In de template hoef je in principe niets meer te veranderen dan alleen een omschrijving toe te voegen en dan om nog even te controleren klikken op 'Preview':

Indien correct (de lay-out kan je ook hier nog aanpassen als je zou willen) dan kan je het Preview - venster sluiten en in het wizard scherm klikken op de groene button 'Save and send'. Als je de offerte nog even niet wilt sturen, kan je op de oranje knop 'Save not send' klikken. In het overzicht op het salesitem komt dan dit bericht:

Zowel via de naamlink als de download button kun je zien, wat je klaar hebt gezet als Offerteconcept.

Alwaar je via het potloodicoon opnieuw in de wizard terechtkomt en weer kan verdergaan, waar je voor het opslaan was gebleven of wijzigingen aanbrengen. Je kunt hier ook besluiten deze offerte te verwijderen of direct te verzenden met het groene vink-icoontje. Dit raden we natuurlijk niet aan, omdat je dat alleen moet doen, wanneer je 100% zeker weet, dat alle opgenomen informatie klopt.

We heropenen nu en gaan daarna over tot verzenden:

Zoals je ziet, kan je hier net als op allerlei andere plaatsen binnen Covide een in de mailmodule gerealiseerde zogenaamde voorgedefinieerde inhoud kiezen. Dit is een helemaal voorbereid mailtje gekoppeld aan een mailadres, dat je eventueel samen met collega's kunt gebruiken voor het verzenden van standaard mail. Bedenk: hoever het mailtje ook is voorgedefineerd, je kan de inhoud hier na de selectie nog altijd wijzigen.

Na de verzending is op de saleskaart van het betreffende salesitem het volgende gebeurd:

De rode melding 'Not sent' linksonder is vervangen door een groene 'Sent'.

Van offerte naar opdracht en concept factuur in een paar muisklikken

Indien geaccepteerd kan je alle of enkele delen selecteren en meteen de opdracht invoeren, waarna deze gereed gemaakt kan worden als concept factuur. Hiervoor zijn de volgende stappen:

Stap 1: Maak een opdracht op basis van offerteregels

Je selecteert dezelfde regels als waarvoor je eerder een offerte stuurde. Je kan eventueel datum, prijs en omschrijving nog aanpassen en klikt één keer op 'Create Order from selected offers'.

Onder het blok van de Offertes is nu een nieuw blok met inhoud verschenen:

Stap 2: Voer de noodzakelijke aanvullingen in en bewaar het salesitem

Je hebt hier de laatste kans om wijzigingen aan te brengen, je moet vervolgens de opdrachtregels hier ook koppelen aan het juiste BTW-tarief en tenslotte moet je het hele Salesitem opnieuw bewaren. Pas als je die laatste stap hebt gezet, wordt de knop 'Create Invoice' vel groen en klikbaar.

Stap 3: Maak de Concept Factuur aan

Ook hier komen we in een wizard terecht die je helpt. Hierboven het bovenste deel van het wizard scherm. Kijk of alle velden goed zijn ingevuld. Pas eventueel aan. Selecteer in elk geval de gewenste template. Ook deze komen uit de template lijst in de module Facturen. En ook hier geldt: je kan zoveel templates maken als je zelf wilt.

Indien gewenst kan je hier ook producten toevoegen, die niet in de Sales - opdracht voorkwamen. Erg gebruikelijk en handig lijkt het ons niet, maar het kan, omdat een klant het graag wilde en er geen bezwaar bestaat. Toch?

Het onderste deel van het wizard scherm om te komen tot een goede factuur is - als je inmiddels een beetje bekend bent met de lay-out techniek, die we in Covide gebruiken - niet meer erg verrassend:

En ook hier is het natuurlijk zeer aanbevelenswaardig, dat je de Preview bekijkt:

En zie hier .... zoals je ziet is de factuur helemaal klaar om te worden verzonden. Alleen het factuurnummer ontbreekt nog. Logisch, want de kans blijft aanwezig, dat jij of de factuurmanager de factuur alsnog afkeurt en hij moet worden bijgewerkt. Dat kan binnen de Factuur module. Stel je voor dat de factuur daadwerkelijk wordt afgekeurd en zelfs verwijderd. Wanneer er een factuurnummer zou zijn gegenereerd, zou je dan een probleem hebben.

Wanneer je geen rechten hebt als Factuurmanager, zit je taak er nu op door op de oranje button 'Save not send' te klikken, want daarmee sla je de concept factuur op en verlaat je de wizard.

De conceptfactuur staat nu klaar in de lijst van niet verzonden facturen:

Op de kaart van het betreffende Salesitem is rechtsonder nu het volgende gebeurd:

De opdracht heeft de status 'Invoiced' gekregen (vertaling volgt nog) en in het blok 'Invoice' is de concept factuur toegevoegd met als duidelijke melding in het rood, dat hij nog niet is verzonden. Uiteraard verandert dat laatste op het moment, dat de factuur daadwerkelijk vanuit de Factuurmodule wel wordt verstuurd. Zo kan je op de kaart van elk salesitem zien, wat de status is.

En ook in de lijst is er automatisch het één ander bijgewerkt als de pagina met de lijst wordt ververst: