Planningsvalkuilen

Achteraf lijken oorzaak-gevolg relaties altijd zo logisch. Grote, ingewikkelde projecten en programma’s lijken in een strakke lijn van uitdaging naar resultaat geleid. Iets anders dan wat er nu is, had er niet kunnen komen. Succes creëert helden, brengt euforie. De overwonnen problemen waren onvermijdelijk. Hulde aan de mensen die dit voor elkaar kregen.

Wijsheid achteraf…, is géén exacte wetenschap.

Het is verleidelijk om een gevolgde aanpak en gemaakte keuzes te kopiëren naar een volgend project. Veel planners ontleden feilloos ál het denk-, doe- en maakwerk in planningsbouwstenen.

Opgebouwde kennis, ervaring en aanpak van vorige projecten worden hergebruikt. Toepassing van normen (doorlooptijd, bewerkingstijd, kosten, productcatalogi) schroeft de verwachting op.

Planning slaat een brug tussen nu en een mogelijke toekomst. Het combineert:

• een visualisatie het te leveren product (klantdoel) en de gevraagde prestatie (bedrijfsdoel)

• een opsomming van, volgorde (tijdpad) en samenhang (scenario) in activiteiten, die nodig zijn om het doel te bereiken

• verwachtingen over de waarschijnlijkheid van het behalen van het doel

Veel planningen zijn gericht op het voorkomen van verspilling. Onzekerheden bieden helaas geen ruimte voor efficiency.

Verspilling is pas te voorkomen of verminderen, als je weet waar je ze kunt verwachten. Zonder aandacht voor wat succes in de weg staat, zorgt efficiency er slechts voor, dat je sneller en goedkoper meer fouten maakt.

Ga zo snel mogelijk aan de slag, met wat een resultaat in de weg kan staan. Risico-analyse levert flexibiliteit; helpt om gebruik te maken van voortschrijdend inzicht en in te spelen op het onverwachte. Onzekerheden naar voren halen, dwingt een effectieve aanpak af.

Het voorkomt dat je werk doet dat niet nodig is, geen waarde oplevert, of dat je project nooit af zal komen.

De meeste mensen en teams leiden aan zelfoverschatting:

• Ik ben en kan het beter.

• Wij lopen geen risico’s, of kunnen dit aan.

Dit optimisme helpt mensen naar oplossingen te zoeken en angsten te overwinnen.

Logisch gevolg:
"Het duurt altijd langer dan verwacht, zelfs als je rekening houdt met de wet van Hofstadter.“

Risico’s zijn te beperken, maar niet te vermijden. Geen project loopt continu op rolletjes. Houd daarom rekening met je zwaktes en beperkingen. Verwacht meer onzekerheid, dan je natuurlijke ik.

Vergelijk liever een nieuwe uitdaging met uitdagingen uit het verleden. Relatief schatten levert betere resultaten dan absolute aannames doen voor wat je meent te voorzien.

Hoeveel meer of minder groot en ingewikkeld, lijkt dit project vergeleken met een ander?

Succesvolle projecten evolueren.

Nut en noodzaak van een project kunnen veranderen.

Stem continu af op wat nodig is; monitor of je nog steeds met de goede dingen bezig bent.

Verspil geen tijd, energie en middelen aan wat er niet meer toe doet. Een project dat zijn eigen leven leidt, levert resultaten die niemand gebruikt en producten die alleen de makers enthousiast maakt.

Elk moment is een leermoment. Laat het voorbijgaan en lessen en kans op verbetering vervliegen.

Veel werk wordt af en toe, of pas het is afgerond geëvalueerd, … als daar nog tijd voor is.

Leren en bijsturen hebben het meeste effect, als wat er gedaan of gebeurt is, nog vers in het geheugen ligt. Lik op stuk! Snelle (kortcyclische of continue) feedback en reflectie op mislukkingen én successen, maken het mogelijk om de consequenties van afwijkingen op de planning in te schatten.

Klanten, managers en de tealeden zelf profiteren van een planning die dicht op de werkelijkheid zit. Actueel en betrouwbaar inzicht, maakt het stellen van prioriteiten en doorhakken van knopen stukken eenvoudiger.

Niet alles wat gedaan moet worden is leuk. Net zo lastig is het om te denken aan waar je last of spijt van krijgt, als de gelegenheid zich voordoet om iets aantrekkelijks of aangenaams te doen.

Zodra er een keus is tussen nu en later, dan kiezen we onbewust vaak om:

• wat niet meer of beter later kan, te (blijven) doen omdat het direct gelukkig maakt (ongeduld)

• uit te stellen van waar we minder blij van worden, maar eigenlijk nu moet.

Het mentaal verplaatsen van de voor- en nadelen in de toekomst naar het nu, helpt om betere, meer duurzame keuzes te maken. Zelfbeheersing dus.