Collaborative Decision Making

Samenwerkend beslissingen nemen

In meerdere sectoren werkt personeel van meerdere organisaties op een locatie. Elke organisatie doet er zijn eigen werk. Voordeel is de korte lijnen tussen organisaties. Dit stimuleert het uitwisselen van data en het leren kijken vanuit de belangen van anderen.

De methodiek “Collaborative Decision Making”, draagt bij aan het professionaliseren van producten, waarvoor sector brede samenwerking nuttig is.

Bovenstaande figuur schetst het BOB-model, de basis van deze multi-team coördinatie.

Reguliere briefings en incidenteel overleg staan centraal.

Beeldvorming

De reguliere briefing vindt hoogfrequent plaats, in sommige organisaties elke 4 uur. In dit overleg deelt elke deelnemer:

1. gebeurtenissen die in de afgelopen periode af zijn geweken van de planning of anders zijn gelopen dan verwacht

2. welke activiteiten de komende periode bijzondere aandacht vragen

3. over welke omstandigheden, activiteiten van collega’s of gebeurtenissen van buitenaf

een verhoogd risico leveren voor geplande reguliere activiteiten

Hieruit ontstaat een gedeeld beeld van wat er actueel gebeurt in de sector.

Oordeelsvorming

Op basis van dit beeld spreken betrokken partijen hun verwachtingen over de komende periode, met een (voorzichtige) doorkijk enkele perioden vooruit.

Op basis van de verwachtingen, kan elke deelnemer:

1. voornemens van een wijziging op voorgenomen activiteiten aankondigen (meldingsplicht)

2. een verzoek doen om een gemeenschappelijk besluit over namens zijn organisatie voorgestelde maatregelen

Besluitvorming

Elke deelnemer:

1. wordt gevraagd expliciet geen bezwaar uit te spreken tegen elk gemeld voornemen, van andere deelnemers

óf

het bezwaar dat hij namens zijn organisatie maakt, te onderbouwen.

Dit bezwaar wordt getoetst door overige deelnemers.

Een gegrond bezwaar verplicht de melder van het voornemen, tot aanvullende maatregelen,

om dit bezwaar weg te nemen

2. Draagt bij aan het afwegen en kiezen van maatregelen die passen op een gevraagd gemeenschappelijk besluit.

Vastlegging van redeneerlijnen en aannames

Behalve het genomen besluit, wordt ook vastgelegd:

1. hoe de besluitvorming tot stand is gekomen

2. welke scenario’s en alternatieven zijn besproken

3. welke aannames zijn gehanteerd, voor ontbrekende feiten

4. welke redeneerlijnen en afwegingskaders zijn gevolgd

5. welke effecten van het genomen besluit worden verwacht

en mogelijk een verhoogde alertheid vragen

Evaluatie

Evaluatie is een activiteit die tevens periodiek, maar in een lagere frequentie wordt uitgevoerd. Hierbij wordt in ieder geval bekeken welke lessen er te trekken zijn uit de genomen besluiten en de wijze waarop die tot stand zijn gekomen. Dit heeft meerdere doelen:

1. het vaststellen van good en bad practices

2. het verbeteren van de eigen werkwijzen, zowel qua proces, op inhoud als op sfeer en teamvorming

3. het ontwikkelen van draaiboeken, afgestemd op herhaald voorkomende (oorzaken) van problemen

Simuleer en oefen

Simulaties worden periodiek, maar in een niet vaste frequentie uitgevoerd. Hierbij worden afwijkingen of incidenten gesimuleerd, om de professionaliteit van de medewerkers van de deelnemende organisaties en hun achterban door te ontwikkelen.

Oefenen en simulatie draagt tevens bij aan het opleiding en training van nieuwe medewerkers.