Sales + B2B FAQ

Further training videos: https://www.youtube.com/watch?v=1dyrtFLHwmU&list=PLwJoZfcbmjtpZmqkaXEUhpikcLLVK5uzs&index=2 

My employees made a mistake in sales (using incorrect payment methods between Cash and Mada). How can I fix it?

To fix an incorrect mistake from a console sale report, do the following steps:

1. Accounts > Sales > POS Transactions

2. Click the sales that is incorrect 

3. Click on View Payments

4. Delete the values

5. Input the correct value and payment method

There is a mismatch in the POS transaction sales data between Foodics accounting and Console? Why? How can I fix that? 

It can be a sync error or a sync timing not ideal. To fix this mistake, the client can simply delete the record from Foodics accounting then go to Marketplace > and run a Manual sync on the same branch / date / sales of that transaction. This way it will have the correct values.

When trouble shooting a missing POS Transaction, always try to follow these recommended checks

• find out which day missing data

• check if there is Data on that day on the Console

• check if there is that date in Account > Sales > POS transactions

• check the marketplace logs for errors

How do I create a B2B invoice? 

Go to Accounts > Sales > Invoices

Important notes to understand the system behavior. Ideally, you should use inventory items that will be consumed for the B2B purchase rather than the product itself as Foodics Accounting has the ability to do an automatic inventory count and adjust the values of the console after an invoice is completed in Foodics Accounting (This is done by going to Marketplace > Configuration (for existing sync) or in Set-up Foodics > Enable RMS Inventory Sync > Enable Inventory Counts (B2B)

NOTE: Enabling Inventory Counts B2B will only work if the invoice utilized inventory items and NOT products. Products will NOT auto-update the console. Only inventory items.

This feature also can be used if the business will sell the inventory items on their own for any reason. 

Alternatively, the client CAN go to Accounts > Inventory  > Add items > all the products with their prices. However, using this method means the client must do an inventory count manually on the console. 

Why does some of the sales have "Adjustments" in the payment area?

• The client did not enable VAT in the console. It’s important to verify that VAT is activated.

• Some items in the console do not have VAT applied. As a result, the total VAT is calculated based on the items.

موظفيني غلطوا في عمليات البيع (اختاروا طريقة دفع غلط بين كاش و مدى). كيف أصلّحها؟

إذا كان الخطأ في تقرير المبيعات من الكونسل، تقدر تصلحه بهالطريقة:

1. ادخل على:
   الحسابات > المبيعات > معاملات نقاط البيع (POS Transactions)
   
   

2. اضغط على عملية البيع الخطأ
   
   

3. اضغط عرض الدفعات (View Payments)
   
   

4. احذف القيم الموجودة
   
   

5. أضف القيمة الصحيحة + طريقة الدفع الصحيحة
   
   

فيه اختلاف بين بيانات مبيعات نقاط البيع بين فودكس المحاسبي والكونسل. ليه؟ وكيف أصلحه؟

الغالب يكون بسبب:

• مشكلة مزامنة (Sync Error)
  
  

• أو توقيت المزامنة ما كان مناسب
  
  

طريقة الإصلاح:

1. احذف السجل من فودكس المحاسبي
   
   

2. ادخل على المتجر (Marketplace)
   
   

3. شغّل مزامنة يدوية Manual Sync لنفس:
   
   

   • الفرع
     
     

   • اليوم
     
     

   • عملية البيع
     
     

4. النظام بيسترجع البيانات بالقيم الصحيحة
   
   

إذا كنت تستكشف سبب فقدان عملية POS Transaction، اتبع هالخطوات:

1. حدد اليوم اللي فيه البيانات مفقودة
   
   

2. تأكد إذا البيانات موجودة في الكونسل
   
   

3. تأكد إذا اليوم ظاهر في:
   الحسابات > المبيعات > معاملات نقاط البيع
   
   

4. راجع سجلات المتجر (Marketplace Logs) للتأكد من وجود أخطاء المزامنة
   
   

كيف أسوي فاتورة B2B؟

1. ادخل على:
   الحسابات > المبيعات > الفواتير (Invoices)
   
   

ملاحظات مهمة لفهم آلية النظام:

• الأفضل تستخدم أصناف المخزون (Inventory Items) اللي فعلاً تستهلك في عملية البيع،
  مو المنتجات نفسها.
  
  

ليش؟
لأن فودكس المحاسبي يقدر:

• يسوي جرد تلقائي
  
  

• ويعدل قيم المخزون في الكونسل
  بعد ما تكمّل الفاتورة في فودكس المحاسبي.
  
  

تفعيل جرد المخزون التلقائي (Inventory Counts B2B):

اذهب إلى:
المتجر (Marketplace) > الإعدادات (Configuration)
(إذا الربط موجود مسبقاً)

أو:
Set-up Foodics > Enable RMS Inventory Sync > Enable Inventory Counts (B2B)

ملاحظة: تفعيل جرد المخزون لمنشآت (B2B) لن يعمل إلا في حال كانت الفاتورة تستخدم "مواد مخزنية" وليس "منتجات". لن يقوم النظام بتحديث لوحة التحكم (Console) تلقائياً للمنتجات، بل للمواد المخزنية فقط. 

بديل آخر (مو الأفضل لكن ممكن):

تقدر تضيف المخزون يدوي:
الحسابات > المخزون > إضافة أصناف

وتدخل كل المنتجات مع أسعارها.

لكن:
باستخدام الطريقة هذه لازم تسوي جرد يدوي للكونسل بنفسك.

لماذا تظهر "تسويات" (Adjustments) في خانة الدفع لبعض المبيعات؟

• لم يقم العميل بتفعيل ضريبة القيمة المضافة (VAT) في لوحة التحكم (Console)؛ لذا من الضروري التحقق من تنشيطها.

• توجد بعض العناصر في لوحة التحكم لم يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة عليها، وبناءً على ذلك، يتم احتساب إجمالي الضريبة استناداً إلى تلك العناصر.