TaxSysで顧問先登録が上限数に達した際に必要な対応

TaxSysにおける顧客フォルダの設計思想

Googleの共有ドライブはアイテム数の上限（50万件）が設定されているため、TaxSysでは長期的にデータを安全に保存するために顧問先フォルダを分割して管理する設計になっています

1つの共有ドライブ「TaxSys顧問先_1」は、50の顧問先フォルダを上限と設定しています

「TaxSys顧問先_1」が50まで登録されたら、新しい共有ドライブ「TaxSys顧問先_2」を作成する必要があります

さらに「TaxSys顧問先_2」でも50まで登録されたら「TaxSys顧問先_3」を作成する…といったように顧客フォルダの上限数に達するごとに都度、新しく共有ドライブを作成する必要があります

Step1：新しく共有ドライブを作成する

1）Googleドライブを開いて「共有ドライブ」を右クリックして「新しい共有ドライブ」を選択する

2）「新しい共有ドライブ」のポップアップ画面で「TaxSys顧問先_2」と入力し、「作成」を選択する

Step2：新しく作成した共有ドライブの初期設定をする

共有ドライブIDを取得する

1）新しく作成した共有フォルダ「TaxSys顧問先_2」を右クリックして「メンバーを管理」を選択する

2）「メンバーを管理」のポップアップが表示されたら、次のTaxSys連携用アカウント（メールアドレス）をコピーし、「ユーザーやグループを追加」欄に貼り付ける

3）TaxSys連携用アカウントの右横に表示されるプルダウンから「コンテンツ管理者」を選択し、「送信」を選択する

4）共有ドライブ「TaxSys顧問先_2」を開いた時に表示されるURL末尾の共有ドライブIDをコピーする

https://drive.google.com/drive/u/{アカウント番号}/folders/{共有ドライブID}

TaxSysへ共有ドライブIDを登録する

1）管理者権限のユーザーアカウントでTaxSysにログインした状態で、「設定」を選択する

2）「事務所設定」画面が表示されたら、前の手順でコピーした共有ドライブIDを「ドライブフォルダID」に貼り付けて「更新」を選択する　

※「更新」をクリック後に「指定されたGoogle Driveフォルダにアクセスできません。IDと共有設定をご確認ください」というエラーメッセージが表示された場合は、新規作成した共有ドライブのコンテンツ管理者にTax Sys連携用アカウントが設定されているか、または、手順Step2-4）のURL末尾の共有ドライブIDと入力内容が一致しているかを確認してください

Step3：新しく作成した共有ドライブの初期設定をする

1）TaxSysのメニューで「顧問先管理」から「顧問先一覧」を選択し、表示される）「顧問先一覧」画面の右にある「＋新規追加」を選択し、顧問先の新規登録を行う