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「顧問先の新規登録」を行うと顧問先フォルダが自動生成されます
1)画面左のメニュー「顧客管理」から「顧問先一覧」を選択して開く「顧問先一覧」画面で「+新規追加」を選択する
2)「顧問先新規登録」画面が表示されたら、顧問先の情報を入力する
顧問先情報の入力画面例:「事業形態」で「法人」を選択した場合
「決算月」の選択肢には1月から12月までが表示されます
顧問先情報の入力画面例:「事業形態」で「個人」を選択した場合
「決算月」の選択肢にはデフォルトで「12月」と表示されます
【おすすめ】「顧問先新規登録」画面で「識別コード」を入力すると、顧問先フォルダに識別コードが反映されます
TaxSysにおける「識別コード」は、顧問先のデータに20文字まで自由に追加できる文字列です
【識別コードの活用ルール例】
決算月を追加(決算月が10月の場合に「10」と追加)
登録番号や契約番号を追加(例えばTaxSysへの登録順が1番なら「001」を追加)
法人番号を追加
識別コードを活用した顧客先フォルダの表示例:100013010001172339-株式会社SoLabo
識別コードを入力すると、次のように反映されます
顧問先フォルダ名が「識別コード-顧問先名」と表示(顧客先名「テスト株式会社」に識別コードに「1234」を追加すると「1234-テスト株式会社」と表示)
「顧問先一覧」画面で表示
「顧問先詳細」画面で表示
3)入力が完了したら、画面下部にある「保存」を選択する
顧問先新規登録の完了をきっかけに、Google Driveの共有フォルダに顧問先フォルダが自動生成されます
管理者と顧問先に関係する担当者・アシスタントを除き、事務所スタッフが特定の顧問先の情報にアクセスできないように制限できます
(参照:【2/26】 Ver2.6.0 リリースノート「顧問先へのアクセス制限機能の追加」-TaxSysヘルプページ)
「担当者限定アクセス制限」を設定すると、顧問先情報の閲覧や操作できるユーザーは、管理者、顧問先に関連付けた担当者・アシスタントに限定されます
1)「顧客管理」から「顧問先一覧」を選択し、アクセス制限を設定したい顧問先の右にある「操作」(縦三点のアイコン)を選択する
2)「顧問先編集」画面が表示されたら、画面右上にある「担当者限定アクセス」横のスライドを選択し、アクセスを許可する「担当者」と「アシスタント」をプルダウンで選択する(例:担当者はソラボ太郎、アシスタントは設定なしを選択)
※ 担当者限定アクセス機能はONにすると、スライドが青色へと変わります
3)設定が完了したら、画面下部にある「保存」を選択する
【アクセス制限されたユーザーの見え方】
アクセス制限した顧問先がグレーアウト表示され、TaxSysの顧問先一覧からは該当の顧問先を選択できなくなります
※選択しようとすると、アクセス不可メッセージ「この顧問先へのアクセス権限がありません」が、画面下に表示されます
1)TaxSysの画面左のメニュー「顧客管理」から「顧問先一覧」画面を開き、登録した顧問先の行を選択する
2)「顧問先詳細」画面が表示されたら、「Google Drive 開く」を選択する
3)Googleドライブの共有ドライブに、自動作成された顧問先フォルダが表示されます
表示例1:自動作成された顧問先フォルダ(識別コードの設定なし)
「顧問先新規登録」時に識別コードを入力した場合、フォルダ名は「識別コード-顧問先名」と表示されます
すでに識別コード無しで登録済みの顧問先でも、「顧問先の編集」画面で識別コードの入力を行うことで、フォルダ名に識別コードを表示することが可能です
AI-OCRが正常に動かなくなる恐れがあるため、ドライブ上で顧客先フォルダ名の直接の変更はしないでください
表示例2:自動作成された顧問先フォルダ(識別コードの設定あり)
TaxSysにおける顧問先フォルダは分類別・年度別の構成です
「03_月次」の各決算期のフォルダ内は、証憑のカテゴリ別の構成です
1)TaxSysの画面左のメニュー「顧客管理」から「顧問先一覧」画面を開き、登録した顧問先の行を選択する
2)「顧問先詳細」画面の「OCR出力結果 開く」を選択する
3)顧問先の「OCR出力結果」画面が表示されます