Come usare l'unione dati

2. Prepara i dati di colleghi/clienti

La prima riga della tabella dovrebbe contenere il nome di ogni variabile. Nel mio caso sono id, nome, il tipo lavoro ed e-mail.  Nota che id è un insieme di dati che non userò durante l’Unione dati.

Le altre righe dovrebbero contenere i dati di ogni persona.

Crea il file Excel con tutti i dati

Una volta completato il file Excel, puoi salvarlo in Testo Unicode cliccando su File > Salva come e selezionando il formato UTF-16 Testo Unicode (.txt).

Salvare il file Excel utilizzando UTF-16 Unicode Text come formato del file

Oppure se preferisci usare google fogli clicca su 

File > Scarica > Valori delimitati da tabulazioni (.tsv)

poi rinomina il file scaricato cambiando l'estensione in txt

3. Prepara il template e crea il biglietto da visita in pochi secondi

Apri il pannello unione dati

Torna su InDesign e clicca 

Finestra > Utility > Unione dati. 

Si aprirà il piccolo pannello raffigurato a lato.

Apri il pannello Unione dati di InDesign

Seleziona la sorgente dati

In questo passaggio aggiungeremo la sorgente dati. In altre parole, diremo a InDesign di scegliere tutte le informazioni dal file Excel che abbiamo creato sopra.

Fai clic sull’icona in alto a sinistra nel pannello Unione dati. Quella con 4 linee orizzontali.

Poi clicca su Seleziona sorgente dati… and seleziona il file TXT che abbiamo creato da Excel, contenente tutti i dati.

Dopo aver aggiunto la sorgente dati, InDesign crea le variabili per l’unione dati.

Il nome della variabile viene preso dalla prima riga del file Excel precedentemente creato.

Indica ad InDesign dove mettere ogni set di dati

Nel prossimo passaggio, dobbiamo dire a InDesign dove mettere i nostri dati e quale stile dare ai nostri dati.

Fortunatamente, non è così difficile. Devi solo selezionare il testo che vuoi sostituire con i dati provenienti dal file TXT.

Seleziona il testo.

Poi clicca sul nume della variabile che vuoi posizionare.

Naturalmente, nessuno ti impedisce di formattare il testo localmente, ma ti consiglio vivamente di usare gli stili di paragrafo di InDesign, in questo modo avrai un migliore controllo sul testo.

Visualizza l’anteprima dell’unione dati in InDesign

Dopo aver assegnato tutte le variabili nel layout, sei pronto per avviare l’unione dati.

Puoi selezionare “Anteprima” nel pannello Unione dati per vedere quale sarà il risultato finale.

Usa le frecce per spostarti su e giù nel set di dati e vedere l’anteprima di ciascuno dei biglietti da visita.

Se alcuni dei dati non si adattano allo spazio assegnato al testo contenuto in una variabile puoi comunque correggerlo prima di eseguire l’unione dei dati (o dopo).

Esegui l’unione dati in InDesign

Dopo aver completato tutti questi passaggi, è possibile fare clic sul pulsante nella parte superiore sinistra del pannello di unione dei dati (vedere la figura seguente).

Nel pop-up dell’unione dati, controlla che il “Record per pagina di documento” sia su “Record singolo“, e poi clicca Ok.

Tutti i biglietti da visita verranno creati automaticamente da InDesign!