1.1. Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. 

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

•  письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

•  графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

•  фото   -   й   кінодокументи   -   такі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки.  На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

•  фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

• • •  організаційно-розпорядчі;

    •  фінансово-розрахункові;

    •  постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;

•  особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За видами документи поділяють:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

• Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

•  прості, що містять інформацію з одного питання;

•  складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. 

Слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• • •  внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань   підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

    • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• • • термінові,   що   виконуються  у   строки,   встановлені  законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

    • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

•  службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

•  звичайні;

•  для службового користування (ДСК);

•  таємні;

•  конфедиційні та інші.

За терміном зберігання:

• • •  Постійного зберігання

    •  Тривалого зберігання (понад 10 років)

    •  Тимчасового зберігання (до 10 років)

За юридичною силою документи поділяються на:

•  справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.                                                                              Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

•  фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.

Існують такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);

• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);

•  дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

2. Документообіг.

Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комп­лекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.

Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що вико­ристовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів ус­танов, структури служби, її штатного складу та інших питань.

Вимогами дотримання документообігу є:

а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;

б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;

в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилучен­ням зайвих, дублюючих інстанцій;

г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:

1. потік документів, що надійшли до установи;

2. потік документів, що відправляються з установи;

3. потік внутрішніх документів.

Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисель­ності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів ме­ханізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантажен­ня структурних підрозділів та окремих працівників. Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно вия­вити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи).

Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами. Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані допові­даються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.