Què són una carta i un correu electrònic?
- Per tal de facilitar la circulació de la informació i la comprensió de la comunicació hi ha una sèrie de regles senzilles compartides que cal seguir.
Característiques d’un correu electrònic
Nom i adreça de qui envia la carta (el remitent). Aquestes dades són impreses en el paper de la carta quan es tracta d'un organisme oficial o una empresa. En cas de ser un enviament personal, el remitent s'escriu a la part posterior del sobre.
2. Nom, càrrec, si s'escau, i adreça del destinatari
3. Salutació.
Fórmula de cortesia adient al to de la relació que s'expressi en el cos de la carta.
4. Cos
La redacció ha de ser clara, rigorosa i concisa. Per aconseguir-ho cal partir d'una organització lògica del text en què, per mitjà de paràgrafs breus i separats, es distingeixin els tres grans blocs d'informació: introducció, exposició i conclusió. Abans de començar a escriure cal seleccionar la informació i ordenar-la.
5. Comiat, signatura, data i localitat
Ens acomiadem i fem una signatura a mà de qui escriu la carta, nom i cognoms i, si s'escau, s'hi fa constar el càrrec, normalment a sota del nom. Escrivim també la nostra localitat, i després d'una coma, la data.
6. Post scriptum (PS) o Postdata (PD)
És un paràgraf o línia d'informació complementària afegit al peu de la carta.
Característiques d’un correu electrònic
Per a escriure un correu electrònic cal tenir en compte aquests aspectes: els destinataris, l’estructura i el text.
1. Els destinataris
- La primera regla és tractar a les persones a les que et dirigeixes com a tu t’agradaria ser tractat.
- És important vigilar el llenguatge, no es pot ser groller ni usar un llenguatge ofensiu.
- La comunicació per correu electrònic és a través d’un monitor i els missatges es poden malinterpretar amb facilitat perquè el receptor/s no tenen ni la nostra expressió facial ni els gestos ni el to de veu. Els emoticons i els ‘smileys’ com aquest :-)poden ajudar als destinataris dels nostres missatges a interpretar el to que volem. Però si s’usen, s’ha de fer moderadament.
- Quan s’envia un correu a moltes persones és important ocultar les seves adreces. Per fer-ho, aquestes s’escriuen en el camp BBC i en el camp TO es posa la pròpia adreça.
- Posa sempre a ‘Assumpte’ o el tema del que tracta el teu correu d’una manera breu però clara perquè això permet als destinataris de seleccionar i/o prioritzar les seves bústies.
2. L’estructura
- Els missatges comencen amb una salutació i acaben amb un comiat. La seva formalitat o cordialitat dependrà del destinatari.
- Al final recorda de posar-hi la teva signatura, nom i cognoms. Per diferenciar la signatura del text, primer es posen dos guions i a sota el nom. Opcionalment pots posar el grup en el que estas i el nom de l’institut. La signatura es pot insertar de forma automàtica.
Exemple:
--
Pere XXXX XXXX
4 ESO, Grup B
IES XXX XXX
3. El text
- Quan escriguis un missatge fes-ho amb calma i planifica abans què vols dir per organitzar bé les idees.
- Els missatges han de ser concisos i no massa llargs perquè és més difícil llegir en pantalla que sobre paper.
- Per ajudar al destinatari en la comprensió i a una lectura més fàcil del text és útil fer ús de la sangria, indentat, paràgrafs i llistes.
- Escriure tot en majúscules signifiquen que qui escriu està cridant o està enfadat.
- Per destacar alguna part del text es pot usar la negreta, la cursiva i les cometes i és millor no subratllar per evitar la confusió amb els enllaços.
- Els acrònims (CU ‘see you’), no sempre s’entenen.
- Quan es respon a un missatge es pot copiar parts del missatge original per ajudar al destinatari a la comprensió de la teva resposta. Una alternativa és adjuntar el missatge original.
- En acabar repassa sempre l’ortografia, els signes de puntuació i la bona sintaxi.
5. Eines digitals
6. Exemples