Veel bedrijven hebben het aanvragen van verlof geautomatiseerd. Het verlof wordt via een eHRM-portaal of rechtstreeks in Outlook geboekt. Vervolgens keurt een manager of senior medewerker het verlof goed. Om het aantal goed te keuren verlofaanvragen te verminderen kan het verstandig zijn om enkele regels (lees: business rules) toe te voegen aan het verlofproces.
De verlof goedkeurder kan bijvoorbeeld instellen wat de minimale bezettingsgraad is van een afdelingen. Of van welke groep mensen er minimaal één iemand (of twee) aanwezig moeten zijn. Het zou ook beter zijn als het team bij het aanvragen van verlof de teambezetting te zien, zodat het team zelf zijn verlof kan plannen.