Digityökalujen tietosuoja

Jokainen netissä toimiva digityökalu käsittelee käyttäjiensä tietoja. Siksi on työkaluja esimerkiksi opetukseen valittaessa muistettava joka kerta harkita, kannattaako esimerkiksi ilmaislisenssillä toimivaa palvelua ottaa laajasti käyttöön opiskelijoiden kanssa ja millaista tietoa työkalun kautta käsitellään.  

Ennen koronaa ja etenkin pahoita korona-aikoina otettiin nopeasti käyttöön monia digityökaluja, joiden turvallisuus saattoi jäädä tarkistamatta. Tietosuojatietoisuus onneksi kasvaa koko ajan, ja osaamme jo paremmin ottaa huomioon tiedon käsittelyn rajoitukset ja ehdot. Yliopiston yleisillä lisensseillä käytettävien ohjelmien ja digitaalisten palvelujen tietosuojasopimukset ovat yleensä kunnossa, ja yliopiston lisenssillä käytetyt palvelut ovat oikein käytettyinä turvallisia. 

Kun valitset digitaalisia työkaluja opetuksen tai muun toiminnan avuksi, mieti aina vähintään seuraavat kysymykset: 

• Onko palvelulla korkeakoulusi maksama lisenssi? 

• Mitä tietoa työkalulla käsittelet, onko tieto yleistä vai arkaluontoista? 

• Välittyykö palveluun yksittäisen käyttäjän identiteettitietoja 

• Onko palveluntarjoaja luotettava? 

• Säilyykö tieto EU/ETA-alueella? 

• Pystytkö itse hallitsemaan tietoa, eli esimerkiksi lataamaan tiedot omalle koneellesi ja poistamaan tiedot kokonaan palvelusta? 

Jos yleistä korkeakoululisenssiä ei ole, jos tieto voi olla jollakin tavalla arkaluontoista, jos käyttäjäidentiteetit välittyvät, jos palveluntarjoaja ei ole luotettava, jos tieto vuotaa EI/ETA-alueen ulkopuolelle ja jos tiedon hallinta on hankalaa, työkalun tietosuoja ei todennäköisesti ole kunnossa eikä sitä kannata ottaa käyttöön.

Muista aina arvioida digityökalujen tietosuojakysymyksiä niin työkalun kannalta kuin oman toimintasi näkökulmasta! Kun käytät korkeakoulusi suosittelemia työkaluja, pääset tietosuojassakin aloittamaan etumatkalta, eli ainakin taustat ovat kunnossa.  

Paula Vaskuri, ICT-palvelut, 11.4.2023