2. Asiantuntijapaneelin rakentaminen

eDelphi on kahdenkymmenen kehitysvuotensa aikana rakentunut etenkin laadullisen Delfoi-tutkimuksen verkkotyökaluksi, jossa painotetaan laaja-alaisen ja monitietoisen asiantuntijapaneelin vuorovaikutteista oppimisprosessia pelkän tiedonkeruun ja -kierrätyksen sijasta. Tällainen argumentatiivinen eDelphi-prosessi koostuu neljästä vaiheesta, jotka ovat

1. Paneelin ja kyselyn laatiminen
2. Asiantuntijapaneelin rakentaminen
3. Delfoi-kierrosten toteutus
4. Delfoi-tulosten analysointi, esittäminen ja raportointi

Toisessa osassa rakennetaan asiantuntijapaneeli. Delfoi-menetelmä perustuu olennaisesti asiantuntijoiden erilaisiin kognitiivisiin ja sosiaalisiin kykyihin ja taitoihin, joiden tulisi kattaa monipuolisesti koko tarkasteltava ilmiö. Siksi asiantuntijoiden rekrytointi on keskeinen osa menetelmän hallintaa ja edellytys luotettavalle tutkimukselle.

eDelphi-prosessin video-ohjeessa käydään ensin läpi, mitkä ovat panelistien valintakriteerit ja miten niiden avulla luodaan ns. asiantuntijamatriisi. Toiseksi esitellään miten panelistit kutsutaan paneeliin ja miten heidän profiiliaan manageroidaan käyttäjähallinnoinnissa tai käyttäjäryhmittelyssä. Panelistien luokittelulla on iso merkitys siinä vaiheessa, kun Delfoi-prosessin tuloksia tarkastellaan ja analysoidaan.

Esimerkkinä käytetään Vernor Vingen jo neljännesvuosisata sitten luonnostelemaa neljää mahdollista reittiä päätyä teknologiseen singulariteettiin eli siihen, että ihmisen ja koneen muuttuvasta suhteesta rakentuu uusi evoluutiovaihe, jossa koneen merkitys ohittaa ihmisen kyvyt. Aihevalinta ei ole kannanotto singulariteettiin vaan taktinen päätös valita teema, joka ei ihan heti muutu menneisyydeksi. Video-ohjetta varten on luotu avoin Delfoi-paneeli https://www.edelphi.org/ihminen-plus . Video on Youtubessa https://youtu.be/SJY-nWwJM7Y.

Linstone & Turoffin tunnetun määritelmän mukaan: ”Delfoi-tekniikkaa voidaan luonnehtia ryhmän kommunikaatioprosessin strukturointimenetelmäksi, jonka tarkoituksena on auttaa yksilöiden muodostamaa ryhmää kokonaisuutena käsittelemään mutkikasta ongelmaa”. Tätä yksilöiden muodostamaa oppimiskykyistä ryhmää ei valita sattumalta vaan kaksikriteerisen valintaprosessin kautta.

Delfoi-menetelmässä on oleellista rekrytoida paneeli niin, että se peittää tutkittavan ilmiön - myös sen tulevaisuuden - kannalta olennaiset asiantuntijuudet (tieto eli kognitiiviset kyvyt) ja asianosaisuudet (intressit eli sosiaaliset kyvyt), jotta teesien ja teemojen argumentointi on monipuolista ja kattavaa. Tätä tarkoitusta varten eDelphissä on mahdollisuus luoda panelistien kaksiulotteinen matriisi. Matriisi auttaa paneelin rakentamisessa, mutta siitä on hyötyä myös analyyseissä, kun minkä tahansa matriisin osan vastauksia ja tuloksia voidaan tarkastella erikseen. Paneelin jaottelu on hyödyllistä myös Delfoi-kierrosten aikaisessa ja välisessä manageroinnissa ja viestinnässä.

Panelistit voidaan sijoittaa matriisiin missä paneelin vaiheessa tahansa. Sitä ei ole siis pakko tehdä etukäteen, joskin vähintään paperilla se pitää tehdä alkuvaiheessa, koska siihen nojataan panelistien valinnassa. Käydäänpä sitten käytännön toteutukseen.

Avaa kyselysi Hallinnointi-välilehti. Sivun yläreunassa näet otsikon Prosessit. Sen alapuolella on kohta Paneelin asiantuntijat. Klikkaa sitä.

Eteesi aukeaa sivu: Hallinnoi paneelin asiantuntijoita. Uutta paneelia luotaessa kohta Asiantuntijuusmatriisi on tyhjä. Matriisi rakennetaan pystysuoraan riviin tulevista intresseistä eli asianosaisuustahoista ja vaakasuoraan riviin tulevista asiantuntijuustahoista. Matriisista ei kannata tehdä liian laajaa, sillä silloin sitä on vaikea hallita. Viisi intressiä ja asiantuntijuutta on yleensä hyvä käytännöllinen maksimimäärä. Jos solukohtainen panelisti määrä jää yhteen kahteen jaottelu ei enää palvele analyysiä, mutta voi silloinkin se olla hyödyllistä paneelin diversiteetin varmistajana.

Matriisi luodaan kohdasta Lisää paneelin intressit ja asiantuntijuudet. Syötä pystysuoran rivin asianosaisuudet kohtaan Lisää uusi intressi ja klikkaa kohtaa Lisää. Syötä vaakasuoran rivin asiantuntijuudet kohtaan Lisää uusi asiantuntijuus ja klikkaa kohtaa Lisää.

Esimerkkipaneeliin luodaan viisi kognitiivista asiantuntijakategoriaa PESTE-mallin mukaan: ekonomia, teknologia, ekologia, sosiaalinen ja poliittinen asiantuntijuus. Intressiryhmiksi kirjataan yhteiskunnan kolme toimijasektoria.

Voit muokata matriisin otsikkoja klikkaamalla otsikon viereistä paperi ja kynä -ikonia. Voit poistaa otsikon painamalla sen viereistä roskakori-ikonia. Muokkaus on mahdollista myös sen jälkeen kun matriisin soluihin on syötetty panelisteja.

Kun olet luonut panelistimatriisin, voit sijoittaa panelistit siihen raahaamalla. Yksi panelisti sopii usein moneen matriisin soluun. Voit poistaa panelisteja matriisista klikkaamalla nimen viereistä rastia. Varsinkin jos paneelin koko on suuri luontevampi tapa luokitella panelisteja esitellään myöhemmin. Ei ole tavatonta että matriisiin jää tyhjiä tai puolityhjiä soluja. Tutkimuskohteet ovat tässä suhteessa erilaisia. Asiantuntijuus-asianosaisuusmatriisiin saattaa syntyä yhdistelmiä, joihin ei loogisestikaan kuulu ketään. Esimerkiksi kokemusasiantuntijat eivät määritelmälähtöisesti voi samaan aikaan olla tiedeperustaisia tutkijoita.

Lopuksi vielä yksi erityispiirre, joka estää joustavan matriisin muuntelun. Matriisin pohjalta on mahdollista tuottaa oma kysymyksensä panelisteille. Sitä käytetään erityisesti silloin, kun panelisti poikkeuksellisesti kerätään ns. lumipallovyörytyksellä avoimesti, jolloin ei ole etukäteistietoa siitä, keitä vastaajat ovat. Jos tällainen kysymys tehdään on selvää, ettei matriisia enää sen jälkeen voi muuttaa. Käyttäjien tekemä itseluokittelu ei vaikuta raportointiin eli yksinään sen perusteella ei voi tehdä vertailevia aineiston osituksia.

Manageri pääsee tarkastelemaan ja hallinnoimaan yksittäisen panelistin sijoittumisia panelistimatriisiin myös paneelin Hallinnointi-sivun kohdasta Käyttäjät: Hallinnoi käyttäjiä. Paneelin käyttäjät otsikon alla näet kaikki paneelin asiantuntijat.

Klikkaamalla panelistin nimeä sivun oikealla puolelle ilmestyy näkyviin panelistin profiili. Ylempänä näkyvät panelistin perustiedot. Voit määritellä henkilön roolin paneelissa kohdasta Rooli. Vaihtoehtoina ovat Paneelin hallinnoija, Panelisti ja Paneelin vieras. Tätä kautta alkuperäinen manageri voi nostaa itselleen managerikumppaneita. Alempana Asiantuntijuudet-otsikon alla näet panelistimatriisin ja panelistin sijoittumiset siinä. Voit lisätä ja poistaa rastittamalla panelistin asiantuntijuuksia ja intressejä myös tätä kautta.

Asiantuntijamatriisilla on merkitystä myös paneelin raportointi-vaiheessa. Voit suodattaa kyselyiden tuloksia haluamasi asiantuntijuuden tai asiantuntijuuksien kautta. Siten matriisi tarjoaa paljon erilaisia tulosten analyysimahdollisuuksia.

Käyttäjien hallinnoinnissa voit myös poistaa panelisteja esimerkiksi silloin, kun avoimessa paneelissa mukaan on tullut ei-toivottuja vieraita. Se tapahtuu yksinkertaisesti klikkaamalla poistettavan panelistin nimeä ja uudelleenklikkaamalla nimen oikeassa laidassa olevaa kasvoprofiili-ikonia. Poisto vaatii vielä vahvistuksen!

Käyttäjäryhmittelyn kautta voit osittaa paneeliasi haluamallasi tavalla sen lisäksi mitä asiantuntijamatriisi mahdollistaa. Näin on mahdollista esimerkiksi poimia yhteen ryhmään naiset ja toiseen miehet. Raportoinnissa on vastaavasti mahdollista tarkastella yksittäisen ryhmän tuloksia tai vertailla ryhmien välisiä tuloksia keskenään. Ryhmiä voi laatia missä prosessin vaiheessa tahansa, mutta ns. aikaleimojen osalta ryhmittelyä ei voi tehdä taaksepäin.

Avaa paneelisi Hallinnointi -välilehti. Sen oikeassa alakulmassa on otsikko Käyttäjät ja sen alapuolella kohta Hallinnoi käyttäjäryhmiä. Klikkaa sitä.

Eteesi aukeaa näkymä Käyttäjäryhmien hallinta. Sivun vasemmalla puolella näet otsikon Paneelin käyttäjäryhmät. Voit luoda uuden käyttäjäryhmän klikkaamalla otsikon viereistä ikonia. Kirjoita ryhmän nimi ylimpään tekstikenttään. Vasemmalle puolelle on listattu kaikki paneelin jäsenet. Oikealla puolella näet otsikon Käyttäjäryhmän jäsenet.

Voit siirtää jäseniä käyttäjäryhmään aktivoimalla haluamasi panelistin nimen ja klikkaamalla ryhmien välissä olevia nuolinäppäimiä. Voit siirtää ryhmän jäsenen pois ryhmästä vastaavalla tavalla. Jos haluat löytää nopeasti jonkun tietyn panelistin, voit kirjoittaa etsimäsi nimen kohtaan Hae paneelin käyttäjistä/Hae käyttäjäryhmän käyttäjistä. Kun olet valmis, klikkaa kohtaa tallenna.

Näet olemassa olevat käyttäjäryhmät sivun vasemmalla puolella. Voit muokata niitä klikkaamalla ryhmän nimeä. Voit poistaa käyttäjäryhmän klikkaamalla ryhmän nimen viereistä rastia.

Avaa paneelisi Hallinnointi-sivu. Sivun oikeassa alareunassa näet otsikon Käyttäjät ja sen alapuolella kohdan Kutsu/liitä käyttäjiä. Klikkaa sitä.

Eteesi aukeaa näkymä Käyttäjien kutsuminen paneeliin. Oikealla puolella näet paneeliin liitetyt panelistit. Vasemmassa yläreunassa näet kohdan Kutsu/Liitä käyttäjiä. Tätä kautta voit kutsua yksittäisiä käyttäjiä paneeliin. Kirjoita otsikon alapuolella olevaan kenttään kutsuttavan panelistin tai panelistien sähköpostiosoitteet yksi kerrallaan. Kun ohjelma tarjoaa oikeaa sähköpostiosoitetta, klikkaa sitä. Kutsuttavien panelistien sähköpostiosoitteet ilmestyvät kohtaan Kutsuttavat käyttäjät.

Käyttäjille lähetettävä kutsu -kohdassa voit muokata kaikille uusille panelisteille lähetettävää kutsua. Kutsu kannattaa räätälöidä paneeliin sopivaksi. Hakasuluissa olevat tiedot päivittyvät automaattisesti. Älä muokkaa tai poista kohtaa Hyväksymislinkki. Sen kautta uudet panelistit pääsevät liittymään paneeliin. Sen sijaan kirjerungon lopuksi on osa, jossa ohjataan linkkiin jossa kieltäydytään paneelista. Sitä käytetään vain siinä harvinaisessa poikkeustapauksessa, että panelistin kanssa ei ole etukäteen sovittu osallistumisesta. Tätä tekstiosaa ei kannata jättää kutsuun, sillä panelisti saattaa klikata sitä myös vahingossa ja se eliminoi vastaajan lopullisesti. Manageri ei kiellon jälkeen pysty kutsumaan samaa panelistia uudelleen ilman koodarin maksullista apua.

Kohdasta Kutsun hyväksyminen sivulle voit määritellä, mille sivulle hyväksymislinkki vie. Oletusasetuksena on paneelin etusivu. Mikäli paneelissa on useita kyselyitä ja haluat panelistin vastaavan niistä yhteen, valitse kyseinen paneeli oletukseksi.

Klikkaamalla kohtaa Liitä käyttäjät suoraan, valituille panelisteille ei lähetetä kutsua, joka heidän täytyisi hyväksyä, vaan heidät liitetään paneeliin suoraan. Tässä tapauksessa eDelphi ilmoittaa panelistin tai panelistijoukon salasanan näytön ylälaidassa. Ota salasana talteen, jos ja kun haluat myöhemmin opastaa panelisteja muuttamaan omaa salasanaansa.

Kun olet valmis, klikkaa kohtaa Lähetä kutsu.

Hetken päästä panelisti saa kutsun sähköpostiinsa. Klikkaamalla kutsulinkkiä panelisti pääsee suoraan managerin määrittämälle paneelin sivulle. Panelistin ei tarvitse ensin kirjautua sisään eDelphi-ohjelmaan.

Jos haluat liittää paneeliisi kerralla ison joukon panelisteja, voit tehdä sen vaivattomasti tekemällä heidän sähköpostiosoitteistaan csv- tai txt-tiedoston. Voit tehdä sen esimerkiksi google-taulukon kautta kirjoittamalla sähköpostisoitteet jokaisen omalle rivilleen ilman välimerkkejä, ja lataamalla tiedoston csv-muotoon. Voit tehdä saman googledocsin kautta, jolloin tiedostotyyppi on txt. Vastaavat toimenpiteet onnistuvat samoin määrityksin Excelissä ja Wordissa. Tärkeä lisävinkki on se, että järjestelmä ei hyväksy ääkkösiä, jotka on ensin poistettava vastaajien etu- ja sukunimistä. Sähköpostiosoitteista ääkkösiä ei ole.

Kun olet luonut csv- tai txt-tiedoston, mene paneelisi Hallinnointi-sivulle. Sivun alalaidassa on kohta Käyttäjät, ja sen alla kohta Kutsu/liitä käyttäjiä. Klikkaa kohtaa.

Sivun vasemmassa reunassa näet otsikon Käyttäjien kutsuminen paneeliin, ja sen alapuolella kohdan Csv-tiedosto. Klikkaa kohtaa lataa tiedosto. Valitse omista tiedostoistasi luomasi csv- tai txt-tiedosto ja klikkaa sen jälkeen kohtaa Lataa csv. Näet nyt kaikki tiedoston sähköpostiosoitteet Kutsuttavat käyttäjät -otsikon alla. Voit kutsua panelistit klikkaamalla sivun alalaidassa kohtaa Lähetä kutsu, kunhan ensi olet muotoillut panelisteille lähtevän kirjerungon.

Lopuksi muutama sana panelistin ominaisuuksista sen lisäksi, mitä edellytetään asiantuntijuuden ja asianosaisuuden suhteen. Hyödyllisiä panelistin ominaisuuksia on kyky keskustella, vuorovaikuttaa ja olla avoin vaihtoehtoisille näkökulmille. Paneelin oppimisen kannalta on etua siitä, että ryhmässä on henkilöitä, joilla on ennakointitaitoja, mielikuvitusta ja luovuutta. Joillakin on toivottavasti myös kyky nähdä malleja siellä, missä muut näkevät vain satunnaisia elementtejä. Paneelien energisoitumiseen vaikuttaa myös panelistien valmius tarttua yllättäviin tulevaisuusmahdollisuuksiin, joita Delfoi-prosessi tarjoaa. Siinä kuitenkin liu’utaan jo vähitellen managerin ominaisuuksiin, jotka saattavat poiketa monella tavalla perinteisen tutkijan profiilista. Se on seuraavan kolmannen ohjevideon tärkeä sivuteema. Pääaihe on toiminta Delfoi-kierroksen aikana.