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Per depositare correttamente gli atti giudiziari, nell'ambito del processo civile telematico è necessario effettuare una precisa procedura che consenta di evitare di incorrere in errori e/o eventuali decadenze pregiudizievoli per le parti e per gli avvocati.
Prima di esaminare quali tipologie di atti è possibile depositare nell'ambito del processo civile è bene ricordare che l'avvocato o, comunque, il soggetto abilitato ad effettuare i depositi telematici sia in possesso dei seguenti elementi:
1) un dispositivo di acquisizione di documenti digitali (scanner);
2) un dispositivo di firma digitale;
3) un indirizzo di posta elettronica certificata (pec);
4) un software che consenta di "confezionare" gli atti per il deposito (c.d. "redattore")
Allo stato attuale è possibile depositare le seguenti categorie di atti, come di seguito meglio specificato soltanto presso i Tribunali e le Corti di Appello essendo perciò esclusi la Corte di Cassazione ed il Giudice di Pace.
1) GLI ATTI INTRODUTTIVI
Sono tutti quegli atti che appunto danno avvio ad un procedimento giudiziario o, comunque, ne costituiscono l'essenziale presupposto.
Tra questi possiamo citare il ricorso per decreto ingiuntivo, il ricorso per le cause di lavoro o qualsiasi altro atto che la legge prevede sia depositato nella forma del ricorso (es: il ricorso per separazione o divorzio, un ricorso di volontaria giurisdizione) ovvero tutti quegli atti tradizionalmente notificati in forma cartacea (es: l'atto di citazione).
I passaggi di seguito esposti spiegheranno come procedere sia in una che nell'altra ipotesi.
a) il deposito dell'atto sotto forma di "ricorso"
a.1) la preparazione dell'atto principale.
Il ricorso introduttivo va preliminarmente preparato (come già accadeva per l'atto cartaceo) utilizzando un apposito software di video scrittura e, quindi, salvato in locale sul proprio computer.
Una volta completato l'atto, nella sua versione definitiva, è necessario trasformarlo in formato PDF "nativo" e cioè un file ottenuto, non mediante stampa e scansione del ricorso preventivamente elaborato, bensì salvato direttamente in modalità digitale appunto in formato PDF dal suo originale nativo.
Ormai tutti i programmi di video scrittura più comunemente usati (es: pacchetto di Office, Pages di Apple ovvero Libreoffice, ecc..) consentono di salvare il file dal formato originario (es doc, docx o odt) in formato PDF.
A seconda dei casi ci sono procedure differenti da utilizzare, ma generalmente è sufficiente scegliere dal menu del programma l'operazione "salva con nome" ovvero "esporta come pdf" per ottenere il medesimo risultato.
Una volta elaborato il file pdf va conservato in locale sul proprio computer.
Questo atto che, come si vedrà di seguito, andrà successivamente firmato digitalmente, è considerato il c.d. "atto principale" che sarà qualificato come tale anche al momento del deposito vero e proprio.
a.2) la procura alle liti
Come per gli atti giudiziari cartacei anche quelli digitali devono essere accompagnati da un'apposita procura rilasciata in favore dell'avvocato.
Nei depositi telematici la procura va sempre predisposta su atto separato e non può essere collocata a margine dell'atto stesso, così come tradizionalmente avviene nella corrispondente versione analogica.
Per tali motivi è necessario predisporre un'apposita procura creando un'altro file di testo che, a differenza dell'atto introduttivo, dovrà essere stampato in forma cartacea e fatto sottoscrivere dal cliente.
Una volta sottoscritta dal cliente la procura (o più generalmente come viene chiamata il "mandato") deve essere scansionata, sempre in formato PDF (questa volta non nativo, ma appunto da scansione) e conservata in locale sul proprio computer.
a.3) gli allegati
E' necessario porre particolare attenzione alla predisposizione degli allegati al ricorso che devono essere tutti debitamente scansionati, sempre in formato PDF dalle corrispondenti copie cartacee, ovvero se si tratta di allegati già in formato digitale sarà possibile allegarli direttamente nella loro versione originale.
a. 4) la procedura per il deposito
Una volta predisposti gli atti come sopra indicato è possibile procedere al deposito vero e proprio la cui procedura può variare a seconda del software utilizzato, sebbene alcuni passaggi sono necessariamente comuni indipendentemente dai programmi utilizzati.
Sul mercato sono disponibili numerosi software a pagamento, ovvero scaricabili come versioni di prova (utilizzabili cioè liberamente per un periodo limitato) sia come software autonomi (e cioè scaricabili ed installabili direttamente sul proprio computer) sia come software online e cioè funzionamenti direttamente attraverso il web senza alcuna procedura di installazione.
Tra questi per semplicità d'uso e anche perchè disponibile in forma gratuita sul sito www.slpct.it segnaliamo il software "SLPCT" elaborato dalla Regione Toscana che consente di eseguire tutte le operazioni di deposito degli atti.
Nel caso in esame trattandosi di deposito di ricorso sarà necessario, dopo aver appositamente configurato il programma con i propri dati personali (nome avvocato, codice fiscale, ecc...) iniziare l'inserimento dei relativi dati.
L'esempio di seguito proposto si riferisce al deposito di un ricorso per decreto ingiuntivo, ma effettuate le opportune variazioni è uno schema utilizzabile per tutti gli altri tipi di ricorso (es: lavoro, famiglia, ecc..) purchè siano effettuate le opportune variazioni.
Fase preliminare
Una volta inseriti i propri dati il programma SLPCT presenterà una finestra come quella di seguito riportata nella quale dovrà essere
visualizzato in alto il codice fiscale del mittente ed ossia dell'avvocato che intende depositare
La voce "cartella" indica la possibilità di scegliere la modalità con cui dovranno essere conservati i file dei depositi che, nel proprio computer saranno localizzati nella cartella SLPCT, all'interno della quale ve ne sarà un'altra intestata con il codice fiscale appunto del mittente.
A seconda della scelta di ordinamento applicata all'interno della detta cartella si potranno visualizzare i singoli depositi, per anno e per data (come nell'esempio), per anno, ovvero libera.
E' poi necessario indicare l'identificativo della busta, ad esempio, come nel caso di specie il nome delle parti (es: Rossi-Verdi).
Per un corretto deposito è poi necessario scegliere il registro ed il ruolo nel quale dovrà essere iscritto il procedimento. Nell'esempio in esame, dovendo depositare un decreto ingiuntivo è stata effettuata la scelta contenzioso civile e ovviamente procedimenti speciali sommari.
Il tipo di parte nel caso in esame è quella dell'attore, appellante ricorrente e quindi, la tipologia di atto quella del ricorso.
E' infine necessario scegliere tra tutte le tipologie di atti previste dal programma quella corretta e, cioè, nel caso del decreto ingiuntivo il c.d. "ricorso cautelare ante causam" così come evidenziato dalla freccia rossa sotto riportata.
Fase 1
Cliccando su "avanti" si aprirà la finestra di seguito indicata.
Per proseguire nel deposito è necessario scegliere innanzitutto l'ufficio giudiziario destinatario (nel caso di specie è stato scelto il Tribunale di Bari), quindi l'oggetto (appunto cautelare ante causam) e, quindi il valore della causa (nell'esempio 10.000 euro)
Fase 2
Proseguendo è necessario inserire i dati relativi al pagamento del contributo unificato a seconda che lo stesso sia stato eseguito con marca lottomatica, bollettino postale ovvero F23.
Nell'esempio in esame è rappresentata l'ipotesi del pagamento di un contributo unificato da 98 euro effettuato con marca lottomatica.
Se viene scelta questa opzione è necessario inserire anche i dati delle singole marche (sia quella del contributo unificato che la marca per l'iscrizione a ruolo), cliccando sul tasto verde + (più), aggiungendo per ognuna il numero seriale (riportato sulla marca stessa) e la data in cui è stata emessa.
Diversamente, qualora il pagamento del contributo sia effettuato in modalità telematica non è necessario inserire tali dati, ma semplicemente allegare (come si vedrà più avanti) la ricevuta telematica tra gli allegati all'atto da depositare.
In tal caso dunque non è necessario spuntare la casella "estremi pagamento" che andrà lasciata vuota.
Fase 3
Il passaggio successivo consiste nel "censire" le parti del procedimento, come nella scheda di seguito riportata.
Cliccando sul tasto verde + si aprirà un'ulteriore finestra che consente di inserire sia i dati del ricorrente che del resistente ed ossia, natura (persona fisica, giuridica o pubblica amministrazione), cognome, nome e codice fiscale.
Fase 4
La fase successiva consente invece l'inserimento dell'avvocato costituito nel procedimento. Il nome dello stesso va scelto cliccando sul tasto verde + "nuovo"
Una volta effettuata tale scelta si aprirà una finestra, nella quale scegliere l'avvocato (il nominativo comparirà tra quelli disponibili se preventivamente inserito, ovvero sarà possibile inserirne altri) e, quindi, proseguendo si aprirà la finestra di seguito indicata nella quale inserire i dati del domicilio del legale stesso.
Anche in tal caso, se preventivamente inseriti nell'elenco del professionisti, i dati del domicilio appariranno automaticamente.
E' quindi importante scegliere la parte rappresentata cliccando sul tasto verde + "nuovo", utilizzando il quale apparirà uno dei nominativi precedente scelti nella fase 3.
Nel caso di specie, appunto, viene scelto Mario Rossi, quale ipotetico ricorrente.
Fase 5
La fase finale è rappresentata dall'inserimento vero e proprio degli allegati che consentiranno di "comporre" il fascicolo telematico che sarà acquisito dall'Ufficio giudiziario ricevente.
Nella schermata che segue bisognerà aggiungere i seguenti documenti:
l'atto introduttivo (es: il ricorso) in .pdf nativo (trasformato cioè direttamente dall'editor di testo e non da scansione);
la procura alle liti (in formato pdf scansionato dall'originale);
la ricevuta telematica o cartacea del pagamento del contributo unificato e dei diritti di cancelleria (ovvero la delibera di ammissione al patrocinio a spese dello Stato);
i documenti indicati in atto come "allegati"
Una volta completato l'inserimento di tali documenti sarà possibile scegliere l'opzione "Firma e crea busta".
In tal caso il software consentirà di firmare digitalmente tutti i documenti allegati, ma in realtà è indispensabile sottoscrivere:
l'atto principale;
il file datiatto.xml (che viene automaticamente creato dal sistema);
la procura alle liti;
la nota di iscrizione a ruolo.
Se tutta la procedura è stata correttamente effettuata comparirà una schermata simile alla seguente:
Nella schermata sono indicati:
in alto il nome del tribunale ricevente (e il relativo indirizzo di posta elettronica certificata)
proseguendo più in basso tutti i documenti allegati con le relative descrizioni
Quelli sottoscritti digitalmente sono rappresentati da una penna e dal nominativo del soggetto che ha sottoscritto digitalmente (con il codice fiscale)
Fase 6
La fase conclusiva è rappresentata dall'invio del deposito presso il tribunale ricevente.
Scegliendo l'opzione "invia deposito" il software aprirà automaticamente il proprio programma di posta predefinito creando già un email che ha come destinatario l'ufficio ricevente e come allegato la busta (un file denominato atto.enc) e come oggetto la sintassi "DEPOSITO seguito da uno spazio e dal nome della busta).
Sarà quindi possibile procedere semplicemente inviando la mail avendo prima però cura di controllare che l'indirizzo da cui si sta spedendo è quello di pec utilizzato per il pct (inserito cioè nel registro degli indirizzi elettronici) al fine di evitare ad esempio che si spedisca da un altro indirizzo sempre configurato nel proprio programma di posta e che il formato del messaggio sia solo testo e non html (questa modalità di invio infatti può causare errori ed eccezioni da parte del sistema)
Scegliendo, invece, l'opzione "Salva busta in" sarà possibile salvare sul proprio computer il file della busta (c.d. "atto.enc") e spedirlo in autonomia alla pec dell'ufficio ricevente come allegato o utilizzano il proprio programma di posta o via web sempre inserendo nell'oggetto la sintassi sopra indicata (DEPOSITO seguita da spazio e poi nome a scelta) e il formato "solo testo".
Una volta inviato il deposito si riceveranno i seguenti messaggi pec:
messaggio di accettazione;
messaggio di consegna;
esito controlli automatizzati (per essere corretto all'interno della pec ci deve essere il codice 01, numero al quale viene abbinata l'espressione "busta in attesa di accettazione". Diversamente la presenza di errori (codici diversi da 01) può indicare la presenza di problemi nel deposito e quindi l'impossibilità di essere accettato. Per un elenco dei possibili errori e delle relative cause è possibile consultare questa pagina.
pec di accettazione (ovvero di rifiuto) del deposito.
Mentre le prime tre pec sono automatiche la quarta dipende dalla lavorazione da parte della Cancelleria la quale quindi a seconda della presenza o meno di errori nel deposito procederà all'accettazione comunicandone il relativo esito. In tal caso il codice che conferma l'accettazione è il 02.
b) il deposito e l'iscrizione a ruolo dell'atto sotto forma di "citazione"
Nel caso dell'introduzione del giudizio a mezzo di citazione è necessario distinguere l'ipotesi in cui appunto la stessa sia notificata in modalità cartacea o telematica
Per quanto riguarda il primo caso (citazione cartacea), premessi sempre i concetti sopra esposti in relazione all'inserimento generale dei dati della tipologia di atto, dell'ufficio ricevente, dell'avvocato, delle parti, del contributo unificato, ecc..., per predisporre la busta telematica è possibile operare così come indicato nel seguente video tutorial:
Nel caso in cui, invece, si tratti di citazione notificata in modalità telematica a mezzo posta elettronica certificata, andrà inserito quale atto principale il file .pdf nativo della citazione, nonchè, come gli allegati, le prove dell'avvenuta notifica.
Al fine di fornire tale prova è necessario seguire i seguenti passaggi:
- salvare entrambe le ricevute (accettazione e consegna) nel formato proposto dal client di posta utilizzato o dalla webmail in formato .eml o .msg (contenenti il file notificato);
- inserendo i file delle ricevute (.eml o .msg) come allegati alla busta telematica.
Procedere per il resto come sopra indicato fino alla generazione della busta e al successivo deposito.
2) GLI ATTI "ENDOPROCESSUALI"
Sono tutti quegli atti che l'avvocato (o altro soggetto abilitato a depositare in corso di causa: es: consulente tecnico o delegato alle vendite nelle procedure esecutive immobiliari) deposita nell'ambito di un procedimento giudiziario già in corso.
Tra questi dunque rientrano ad esempio la comparsa di costituzione, le memorie ex art. 183 comma 6 c.p.c., le comparse conclusionali, le memorie di replica, ma anche quegli altri atti da depositare nell'ambito del processo, come ad esempio l'istanza di anticipazione di udienza ovvero l'istanza di correzione di errore materiale).
Anche in tal caso dopo aver effettuato l'inserimento dei dati preliminari così come sopra esposto, è necessario scegliere la tipologia di atto che si intende depositare, come nell'esempio sotto indicato la memoria ex art. 183 comma 6 n. 1) c.p.c.:
Si potrà quindi procedere come per la fase finale sopra indicata nella quale inserire i documenti da allegare alla memoria (se presenti, es: nella memoria ex art. 183 comma 6 n.2).
Diversamente sarà possibile inviare semplicemente la memoria dopo averla sottoscritta digitalmente unitamente ai c.d. "dati atto" e quindi inviarla all'ufficio ricevente.
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