Le certificazioni di conformità nel processo civile

Nella pagina dedicata alla dematerializzazione dei documenti di questo sito viene affrontata la disciplina normativa dei documenti informatici in genere, con particolare riferimento ai requisiti previsti dalla legge affinchè gli stessi possano avere valore "legale" (al pari dei documenti cartacei) nonchè alle c.d. "certificazioni di conformità" ed ossia le procedure da attuare per attestare la conformità delle copie informatiche ai corrispondenti originali cartacei.

La fonte principale che si occupa dei documenti digitali in genere è il Dlgs. 82/2005, (il c.d. Codice dell'Amministrazione digitale) agli artt. 22 e seguenti, in combinazione con il DPCM 13 novembre 2014 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 12.01.2015)  che ha dato piena attuazione a quanto previsto appunto dal Codice dettando le regole tecniche che disciplinano la conservazione e la gestione dei documenti informatici affinchè gli stessi possano avere appunto valore legale.

In particolare la normativa richiamata detta procedure  complesse o, comunque, abbastanza articolate per garantire ad un documento informatico la sua validità legale tra cui ad esempio l'apposizione della firma digitale, di una marca temporale, nonchè della c.d. impronta informatica (denominata "hash").

Sin dalla sua emanazione, dunque, ci si è chiesti se le medesime regole potevano essere utilizzate anche nell'ambito del processo civile telematico, con il rischio, in caso affermativo di un notevole appesantimento delle relative procedure per gli operatori forensi, vista l'enorme mole di documentazione prodotta in ambito processuale.

Con le regole tecniche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 7.01.2016 (D.M. Giustizia del 28.12.2015) il problema è stato definitivamente risolto attraverso una vera e propria semplificazione delle procedure da attuare nell'ambito del processo civile, per il quale, dunque, la disciplina per attestare la conformità delle copie ai corrispondenti originali o, comunque, quella relativa al "valore legale" dei documenti informatici non segue le indicazioni previste dal DPCM del 13.11.2014, bensì la diversa disciplina di seguito meglio esplicata.

Il decreto ministeriale ha apportato, infatti, modifiche alle specifiche tecniche previste dall'articolo 34, comma 1 del decreto 21 febbraio 2011, n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, così come richieste dal comma 3 dell’articolo 16 undecies del decreto n. 179/12 introdotto con la legge di conversione del decreto legge n. 83/15.

L’articolo 16 undecies del decreto legge n. 179/12, introdotto dall’articolo 19 del decreto legge 83/15, indicava, infatti, le modalità con le quali doveva essere apposta l’attestazione di conformità a seconda che la stessa si riferisse ad una copia analogica (ed ossia cartacea) ovvero ad una digitale, ma non chiariva se, a tal fine dovessero essere adottate le ben più complesse procedure previste dal DPCM del 13.11.2014 (in paricolare l'acquisizione dell’impronta del file denominata "codice hash" ed il riferimento temporale, da attuare con apposita marca temporale) 

In sede di conversione in legge del DL 83/2015, il comma 3 dell’articolo 16 undecies veniva  modificato dal legislatore specificando che, in ambito processuale civile, la conformità della copia avrebbe dovuto essere attestata "secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia”.

Conseguentemente al responsabile dei servizi telematici del Ministero della Giustizia veniva affidato il compito di modificare le già citate specifiche tecniche del 16 aprile 2014 andando ad stabilire le procedure di attestazione delle copie informatiche da apporsi su un documento informatico separato, indicando quali elementi dovessero contenere affinchè potesse essere individuata la copia a cui, l’attestazione, si riferiva.

Contestualmente venivano anche apportate modifiche all’articolo 3 bis comma 2 della legge n. 53/94 che nella nuova formulazione prevede "quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall’art. 16-undecies del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012 n. 221. La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata".

Come detto il problema è stato, quindi, definitivamente risolto dall'introduzione dell'art. articolo 19 ter, aggiunto appunto a seguito delle nuove specifiche tecniche del 28.12.2015, il quale espressamente indica le modalità con le quali si devono attestare la conformità di una copia informatica (es. documento informatico ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo) apposta su un documento informatico separato.

L'art. 19 ter testualmente recita: 

1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’art. 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonchè il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’art. 12, comma 2.2. Se la copia informatica è destinata ad essere depositata secondo le regole tecniche previste dall’art. 4 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito con modificazioni dalla legge 22 febbraio 2010, n. 24, il documento informatico contenente l’attestazione è inserito come allegato nella “busta telematica” di cui all’art. 14; i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonchè del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’art. 12, comma 1, lettera e.3. Se la copia informatica è destinata ad essere notificata ai sensi dell’art. 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, gli elementi indicati al primo comma, sono inseriti nella relazione di notificazione.4. Nelle ipotesi diverse dai commi 2 e 3, se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata.5. In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui all’art. 4 comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto.6. L’attestazione di conformità di cui ai commi precedenti può anche riferirsi a più documenti informatici.».

Da ciò appunto ne consegue che le più complesse disposizioni di cui al DPCM del 13.11.2014 si applicano unicamente in via residuale a tutte le ipotesi in cui sia necessario attestare la conformità al di fuori del processo civile telematico.

L'attestazione di conformità su documento separato disciplinata dalle regole tecniche del 28.12.205 può essere dunque effettuata nelle diverse ipotesi più avanti indicate tenendo presente che, in ogni caso, come previsto dalla norma citata sarà sempre necessario:

A) effettuare la sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità (es: decreto ingiuntivo);

B) indicare il relativo nome del file (es: decreto-ingiuntivo.pdf);

C) apporre la sottoscrizione digitale

Ciò premesso va ricordato che, prima delle modifiche introdotte dalle regole tecniche del 28.12.2015 (sopra esaminate) il DL 179/2012, così come modificato dal DL 90/2014 era già possibile attestare nel corpo di un documento cartaceo la conformità dello stesso al corrispondente documento digitale estratto dal fascicolo informatico, nonchè nel corpo di un documento informatico la conformità alla sua corrispondente copia digitale.

Il DL 132/2014 ha poi previsto la possibilità di attestare in calce al precetto, al pignoramento ed al titolo esecutivo sulla base del quale l'esecuzione è stata avviata la loro conformità agli originali notificati ai fini dell'iscrizione a ruolo della procedura esecutiva.

In tali casi, l'attestazione è ancora più semplificata, in quanto, come si vedrà in seguito, sarà sufficiente inserire un'apposita dicitura nel corpo dello stesso atto (che sia analogico ovvero digitale) nella quale dichiarare che è appunto conforme al corrispondente originale.

In sintesi, in virtù di quanto esposto, secondo la normativa vigente e la casistica di seguito meglio esplicitata, è possibile per gli avvocati, nell'ambito del processo civile attestare la conformità agli originali dei documenti in due differenti modalità:

1) DICHIARAZIONE SU DOCUMENTO SEPARATO

2) DICHIARAZIONE NEL CORPO DELLO STESSO ATTO DI CUI SI INTENDE ATTESTARE LA CONFORMITA'

Di seguito esaminiamo tali differenti modalità di attestazione fornendo anche spunti operativi e modelli liberamente utilizzabili

DICHIARAZIONE DI CONFORMITA' SU DOCUMENTO SEPARATO

1a IPOTESI: DEPOSITI TELEMATICI

Qualora si intenda depositare telematicamente un atto del quale attestare la conformità all'originale è necessario adottare la seguente procedura:

1) effettuare la scansione del documento originale analogico (es: il decreto ingiuntivo, il precetto, il pignoramento, ecc..);

2) predisporre con un apposito software (es: Office, Libreoffice, ecc...) un documento del seguente tenore:

ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’

Il sottoscritto Avv. _______________ attesta, ai sensi del combinato disposto degli artt. 16 decies e 16 undecies comma 3 del DL. 179/12, che la copia informatica [NOME FILE] è conforme all’originale analogico (o alla copia conforme analogica) del [es. decreto ingiuntivo N. RGNR _____ emesso dal Tribunale di ___________ in data ________ ] dal quale è estratta.

[Luogo e data]

Avv. ____________________

Nella medesima attestazione è possibile inserire anche più documenti, così come previsto dal comma 6 dell'art. 19 ter;

3) salvare direttamente il documento di testo di attestazione in formato PDF e sottoscriverlo digitalmente;

4) inserire tra gli allegati della busta telematica sia il file PDF dell’attestazione di conformità (scegliendo tra la tipologia allegati appunto certificazione di conformità) che il file PDF della copia informatica della quale si intende attestare la conformità all'originale (scegliendo tra la tipologia degli allegati quella dell'allegato generico);

5) inviare il deposito telematico

2a IPOTESI: NOTIFICHE IN PROPRIO A MEZZO PEC EX L. 53/94

Qualora si intenda notificare a mezzo pec ex l. 53/94 un atto di cui attestare la conformità all'originale è necessario adottare la seguente procedura, tenendo presente che, così come previsto dalle nuove specifiche tecniche, in tal caso andrà sempre effettuata su documento separato e, quindi, appunto nella relata di notifica:

1) effettuare la scansione del documento originale analogico (es: il decreto ingiuntivo);

2) predisporre con un apposito software (es: Office, Libreoffice, ecc...) la relata di notifica, nella quale quale oltre ad inserire gli elementi previsti dalla normativa sulle notifiche (vedi sul punto la specifica pagina sulle notifiche a mezzo pec) andrà inserita un'attestazione di conformità dell'atto da notificare del seguente tenore:

Il sottoscritto Avv. _______________ attesta, ai sensi del combinato disposto degli artt. 16 decies e 16 undecies comma 3 del DL. 179/12, che la copia informatica [NOME FILE] allegata è conforme all’originale analogico (o alla copia conforme analogica) del [ es. decreto ingiuntivo N. RGNR _____ emesso dal Tribunale di ___________ in data ________ ] dal quale è estratta.

3) salvare direttamente il file di testo della relata di notifica in formato PDF  e sottoscriverlo digitalmente;

4) allegare alla PEC sia la copia informatica da notificare che la relata di notifica

3a IPOTESI: COMUNICAZIONI A MEZZO PEC (NON NOTIFICHE)

Quando si intenda, invece, inviare, a mezzo pec, un documento di cui si intende attestare la conformità all'originale senza che si voglia eseguire una vera e propria notifica ai sensi della legge n. 53/94 si potrà utilizzare la formula di cui alla 2a ipotesi allegando alla pec il documento da inviare e l'attestazione di conformità (entrambi firmati digitalmente) senza predisporre una relata di notifica e senza adottare le procedure per essa previste dalla normativa in materia.

DICHIARAZIONE DI CONFORMITA' NEL CORPO DELL'ATTO

1a IPOTESI: LA CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA' DELLA COPIA INFORMATICA SU SUPPORTO CARTACEO

Può essere utile attestare la conformità di un documento digitale al suo originale, previa estrazione dello stesso dal sistema informatico e stampa su supporto cartaceo (es: per notifica a mezzo ufficiale giudiziario).

In tali casi sarà necessario adottare la seguente procedura:

1) scaricare dal sistema di accesso la "copia informatica" (e non il duplicato informatico) di un atto (es: decreto ingiuntivo e ricorso);

2) stamparla su supporto cartaceo;

3) stampare nel corpo dello stesso documento una dicitura del seguente tenore:

il sottoscrito Avv.______________, nella sua qualità di procuratore e difensore di _______________ (nome, cognome o denominazione della parte assistita), dichiara, ai sensi  degli artt. 16bis e 16undecies DL 179/2012 che la presente copia analogica cartacea di ATTO PROCESSUALE DI PARTE (descrizione dell’atto), – PROVVEDIMENTO N. (descrizione provvedimento), nel procedimento pendente presso il Tribunale di , RGAC n. , estratta con modalità telematiche dal fascicolo informatico, è conforme al corrispondente atto depositato nel medesimo fascicolo informatico.

Data, luogo

Avv. ___________________

4) firmarla in maniera autografa

2a IPOTESI: LA CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA' DELLA COPIA INFORMATICA

E' possibile anche certificare, nel corpo di uno stesso atto informatico la conformità alla sua corrispondente copia contenuta nel fascicolo informatico, ad esempio per allegarla ad un deposito telematico.

In tal caso, a differenza di quanto sopra indicato, nella busta telematica non sarà necessario allegare la tipologia di atto "certificazione di conformità" in quanto la stessa sarà contenuta appunto nel corpo dell'atto da depositare.

In tali casi sarà necessario adottare la seguente procedura: 

1) scaricare dal sistema di accesso la "copia informatica" (e non il duplicato informatico) di un atto (es: decreto ingiuntivo e ricorso);

2) utilizzare un software che consenta di effettuare modifiche sui file PDF (es: Adobe Reader) e creare in calce all'atto un riquadro di testo nel quale inserire la seguente dicitura:

l sottoscrito Avv.______________, nella sua qualità di procuratore e difensore di _______________ (nome, cognome o denominazione della parte assistita), dichiara, ai sensi  degli artt. 16bis e 16undecies comma 2, DL 179/2012 che la presente copia informatica di ATTO PROCESSUALE DI PARTE (descrizione dell’atto), – PROVVEDIMENTO N. (descrizione provvedimento), nel procedimento pendente presso il Tribunale di , RGAC n. , estratta con modalità telematiche dal fascicolo informatico, è conforme al corrispondente atto depositato nel medesimo fascicolo informatico.

Data, luogo

Avv. ___________________

3) inserire l'atto tra gli allegati da depositare nella busta telematica e firmarlo digitalmente

3a IPOTESI CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA' DEGLI ATTI DA DEPOSITARE PER L'ISCRIZIONE A RUOLO DELLE PROCEDURE ESECUTIVE

Pur rinviando, per specifici approfondimenti alla pagina del sito che si occupa delle procedure esecutive nel processo civile telematico ricordiamo che è possibile attestare la conformità di precetto, pignoramento e titolo esecutivo quando si deve procedere all'iscrizione a ruolo della procedura, inserendo una dichiarazione nel corpo dell'atto utilizzando la seguente procedura:

1) effettuare una scansione degli atti di cui certificare la conformità (precetto, pignoramento e titolo esecutivo notificati in forma cartacea) in formato PDF

2) utilizzare un software che consenta di effettuare modifiche sui file PDF (es: Adobe Reader) e creare in calce all'atto un riquadro di testo nel quale inserire la seguente dicitura:

Io sottoscritto Avv. _______________, in qualità di difensore del creditore pignorante _______________, nell’instaurando procedimento esecutivo, dichiaro, ai sensi dell'art. 18 del DL 132/2014 che le suestese copie informatiche del verbale di pignoramento, del titolo esecutivo e del precetto, che vengono trasmesse telematicamente all’Ufficio Giudiziario, sono conformi agli originali da cui sono estratte.

Data, luogo

Avv.___________________________

3) inserire l'atto tra gli allegati da depositare nella busta telematica e firmarlo digitalmente