Con ll termine "fattura elettronica" si intende l'equivalente elettronica di una fattura cartacea che, come questa deve essere annotata in appositi registri, secondo quanto previsto dall'art. 21, comma 2, del D.P.R. n. 633/72 e dal D.Lgs. n. 52/2004.  

Il quadro normativo

Dal punto di vista normativo la fatturazione elettronica è stata oggetto di un articolato percorso che ha avuto inizio sin dall'anno 2001 con l'emanazione della Direttiva n. 2001/115/CE che già aveva l’obiettivo di “… semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto” introducendo la possibilità di emettere, trasmettere e conservare le fatture in modo esclusivamente digitale. 

Tale direttiva comunitaria viene recepita dal legislatore italiano soltanto nel febbraio 2004 con la sostituzione dell'art. 21 del DPR 633/72 e la modifica degli artt. 39 e 52 consentendo così anche in Italia in via facoltativa le operazioni di emissione e conservazione delle fatture in modalità digitale, pur permanendo l'obbligo della stampa cartacea delle stesse.

Con l’articolo 1della Legge n. 244/2007 (commi da 209 a 214) è stato successivamente introdotto l'obbligo dell’utilizzo della fatturazione elettronica per le cessioni e i servizi resi nei confronti della Pubblica Amministrazione in via esclusiva attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), ed ossia il sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie”, senza però prevedere una data di decorrenza dell'obbligo stesso.

Nell'anno 2013 viene poi recepita dall’Italia la Direttiva 2010/45/UE attraverso l’articolo 1, comma 325 della legge 24 dicembre n. 228 finalizzata ad attuare i principi già contenuti dagli articoli 21 e 39 del Dpr n. 633/1972. 

Il nuovo articolo 21, comma 1, del Dpr n. 633/1972, così come modificato a seguito del recepimento prevede che: “per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”. 

Secondo l’articolo 233 della Direttiva 2006/112/CE poi ogni fornitore stabilisce il modo in cui garantire l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura attraverso metodi di gestione che creino un sistema di controllo certo tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione; mediante la firma elettronica  basata su un certificato qualificato, la trasmissione elettronica di dati, mediante tecnologie che comunque garantiscano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di una fattura. 

Il successivo DM n. 55/2013 fissa invece termini di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (così come previsto sin dall'anno 2007) e, cioè il 6 giugno 2014 per le prestazioni rese nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale ed il 31 marzo 2015 per tutti i restanti enti ed organismi della Pubblica Amministrazione. 

Con la legge 11 marzo 2014, n. 23 viene poi conferita delega al Governo ad incentivare attraverso la semplificazione degli adempimenti amministrativi e contabili a carico dei contribuenti l’utilizzo della fatturazione elettronica e, per effetto di tale norma, il successivo decreto legislativo 5 agosto 2015 n. 127 introduce la possibilità per i soggetti passivi IVA, per le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2017, di optare per la trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni. 

La Legge di bilancio per il 2018 apporta ulteriori modifiche al D.Lgs. n. 127/2015 ed in particolare prevede che a partire dal 1° gennaio 2019, nei rapporti tra operatori economici stabiliti o identificati ai fini Iva in Italia e anche nei confronti di consumatori finali italiani, diventa obbligatoria l’emissione delle fatture elettroniche e delle relative note di variazione elettroniche con esclusione da tale obbligo per le imprese in regime di vantaggio e per le imprese forfettarie.

Viene inoltre previsto che il sistema di interscambio (già utilizzato per la trasmissione delle fatture alla Pubblica Amministrazione) sia utilizzato anche dai soggetti che, a partire dal 1° gennaio 2017, hanno optato per la fatturazione elettronica tra privati.

Le caratteristiche della fattura elettronica

La fattura elettronica per essere un documento immutabile e non alterabile, deve poter attestare la data di emissione, l'autenticità della provenienza, l'integrità del contenuto e la leggibilità. 

Con il concetto di autenticità della provenienza si intende che il fatto che debba essere certa l'identità del fornitore o del prestatore di beni e servizi. In mancanza di tale requisito la fattura non può definirsi elettronica.  

Per integrità del contenuto della fattura si intende il fatto che i dati obbligatoriamente previsti dall’art. 21 del DPR 633/72 non debbano poter essere alterati.  Quando sia garantita l'immodificabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il formato elettronico può essere anche convertito in altri formati (es: da word ad XML) al fine di adattarli al proprio sistema informatico. 

Invero, nel Provvedimento del 30 aprile 2018 dell'Agenzia delle Entrate si prevede che "la fattura elettronica è un file in formato XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".

Per quanta riguarda i requisiti di autenticità e integrità sono previste alcune modalità che ne garantiscano tali caratteristiche, anche in via alternativa, con l'utilizzo dei seguenti strumenti:

una firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o del terzo che emette la fattura per conto del fornitore;

un sistema di trasmissione elettronica dei dati ;

un sistema di controllo di gestione idoneo ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile.

Il requisito della leggibilità prevede, invece che la fattura debba essere leggibile secondo quanto previsto dalla Direttiva Comunitaria n. 2010/45/UE, e dalla Circolare Minsiteriale 18/2014 ed ossia che il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa e che sia possibile verificare la non alterazione del documento elettronico originario.

Per il periodo di archiviazione deve potersi utilizzare un visualizzatore adeguato e affidabile ed inoltre la fattura deve essere leggibile anche in sede di accesso, ispezione o verifica.

Per l'emissione e la conservazione delle fatture elettroniche è necessario utilizzare degli appositi software che consentono l'elaborazione e la conservazione dei documenti in formato e modalità corretti.

In ogni caso attraverso il sito dell'Agenzia delle Entrate, previa registrazione degli utenti all'area IVA e Servizi, è possibile utilizzare un software on line completamente gratuito sia per l'emissione delle fatture che per la loro conservazione secondo la normativa vigente.