La nostra azienda ha necessità di informatizzare il processo di conservazione dei documenti. Possiamo avere una consulenza in materia ?

Post date: Feb 19, 2014 11:04:48 AM

Certamente, possiamo fornire tutta l'assistenza legale in materia affinchè la vostra azienda adotti un processo di conservazione della documentazione in maniera conforme alla normativa vigente.

Naturalmente è bene chiarire che sarà possibile effettuare sia una procedura di "conservazione sostitutiva" della documentazione analogica (ossia cartacea già presente in azienda), sia di "conservazione digitale" dei documenti che nascono già in modalità telematica e non hanno un corrispondente supporto cartaceo.

In merito alla conservazione sostitutiva ricordiamo che l'art. 22 del Codice dell'Amministrazione digitale dispone che: "Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta" (comma 3) e che "Le copie formate ai sensi dei commi 1 , 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5 (comma 4).

Dunque, salvo casi particolari previsti dalla legge (quelli previsti dal comma 5) la conservazione di documenti in versione digitale può essere validamente effettuata in sostituzione di quella cartacea.

L'unico problema è attualmente costituito dal fatto che le regole tecniche di cui all'art. 71 non sono state ancora adottate impedendo ciò di fatto una piena attuazione della normativa in materia e, pertanto, per attenersi pienamente alla stessa è opportuno adottare particolari accorgimenti che, i nostri professionisti potranno volta per volta suggerire ai soggetti interessati.