MS Sharepoint Sites
[10mai2023] Notas práticas sobre a criação de sites no MS365 por um utilizador normal:
Não é possivel criar um site no MS365 que seja de acesso anónimo e livre. Os acessos externos são sempre individuais. Parece que essa possibilidade já existiu, mas foi descontinuada em 2018. Ler mais: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/troubleshoot/sites/public-websites-be-discontinued
Para que um utilizador externo tenha acesso de visualização (ou edição) a um site MS365 ele tem de, primeiramente, ser adicionado à lista de "Utilizadores convidados". Só o Admin é que pode fazer esta tarefa a partir da consola de Admin MS365.
Ou seja, cada utilizador vai criando sites, no entanto não tem o poder (acho!) para adicionar utilizadores externos a vulso, ao seu site. Isso tem de ser feito pelo Administrador a partir do "Centro de Administração do Sharepoint" em https://cfmariaborgesmedeiros-admin.sharepoint.com
Os sites são criados no Sharepoint Server que está interligado ao Azure AD, o que quer dizer que há uma infindável lista de implicações de segurança incluindo as partilhas de ficheiros que, poderão, mesmo assim, não ficar disponiveis aos utilizadores convidados (ou seja externos ao dominio).
Os sites criados no MS365 só podem ser de 2 tipos: "Sites de Equipa" (espaços privados para trabalhar em equipa) e "Sites de Comunicação" (espaços que podem ter convidados externos).
Cada utilizador pode criar sites que ficam com um URL do tipo https://cfmariaborgesmedeiros.sharepoint.com/sites/nome_especifico
Infelizmente os sites criados pelos utilizadores não podem ser acedidos externamente de uma forma anónima. Os utilizadores externos tem sempre de fazer login via uma conta da MS ou outra qualquer desde que esta conste na lista de "Utilizadores Convidados" (Consola de Admin.).
Q: Qual é a diferença entre um site inicial e a página inicial do SharePoint?
O conteúdo na página inicial do SharePoint é controlado e gerenciado pelo Microsoft Graph. O conteúdo é personalizado para a atividade recente dos usuários individuais, sites seguidos e conteúdo que é salvo para posteriormente. O site inicial é uma experiência de aterrissagem para toda a sua organização. Ele exibe conteúdo universalmente relevante e direciona os usuários para outros portais importantes, como Recursos Humanos e diretórios da empresa.
Nota minha: Ambos são somente visiveis dentro do dominio.
Q: Minha organização pode ter mais do que um site doméstico?
Neste momento, cada organização pode ter apenas um site doméstico.
Retirado de https://learn.microsoft.com/pt-PT/viva/connections/home-site-plan?WT.mc_id=365AdminCSH_spo
Há somente 2 tipos de sites que podem ser criados no MS365: "Team Site" vs. "Communication Site": Which one should I choose?
As a Global Administrator or SharePoint Administrator in Microsoft 365, you can let your users create and administer their own SharePoint sites, determine what kind of sites they can create, and specify the location of the sites. By default, users can create communication sites and Microsoft 365 group-connected team sites.
Ver https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/manage-site-creation
Sites de teste criados no dominio:
Site Global em https://cfmariaborgesmedeiros.sharepoint.com/sites/GlobalCFmbm
Site de Equipa: https://cfmariaborgesmedeiros.sharepoint.com/sites/cfmbm_teste
Site de Comunicação: https://cfmariaborgesmedeiros.sharepoint.com/sites/Comunicacao_LP
Site principal: https://cfmariaborgesmedeiros.sharepoint.com
O que acontece quando os utilizadores compartilham com alguém fora do domino?
Quando os usuários compartilham com pessoas fora da organização, um convite é enviado à pessoa por e-mail, que contém um link para o item compartilhado.
Nota: Sites não podem ser compartilhados com pessoas a menos que elas tenham uma conta da Microsoft ou uma conta corporativa ou de estudante no Azure AD. (Não é bem assim! Ver conclusões logo no inicio da página.)
Ver https://learn.microsoft.com/pt-PT/sharepoint/external-sharing-overview
Change the sharing settings for a site
You must be a Global Administrator or SharePoint Administrator in Microsoft 365 to change the sharing settings for a site (previously called a "site collection"). Site owners aren't allowed to change these settings.
O utilizador final apesar de poder escolher "Anyone", isso quer dizer o seguinte:
Allow site owners and others with full control permission to share the site with people who authenticate. Allow site users to decide when sharing files and folders to require authentication or allow unauthenticated people to access the item. Anyone links to files and folders can be freely forwarded.
Ver: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/change-external-sharing-site
Why is Microsoft making this change? (acabar com os sites públicos)
As part of the evolution of the Microsoft 365 service, we periodically evaluate the capabilities of the service to make sure that we're delivering the utmost value to customers. After careful consideration, we concluded that for public websites, Microsoft 365 customers would be better served by third-party providers whose core competency is public websites. Therefore, we've made the difficult decision to discontinue the SharePoint Online Public Website feature so that we can focus our efforts and investments on delivering capabilities in Microsoft 365 that will bring more value to our customers.
Sugerem a criação de um site com o Wix! ou via GoDaddy! Ver:
Mais ajuda na Comunidade Sharepoint: https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint/ct-p/SharePoint
Há um "MS Sharepoint Designer 2013" (2016) de instalação que se pode descarregar a partir de: https://www.microsoft.com/en-us/download/confirmation.aspx?id=35491
Pequeno resumo visual sobre a criação e partilha de sites MS365
Duração: 5:24
Curiosidade: Certas área da Comissão Europeia tambem têm o mesmo problema para autenticar utilizadores externos. Se for MS é mais fácil, se for outro sistema temos de utilizar uma OTP (One Time Password):
https://eceuropaeu.sharepoint.com/sites/WelcomeGuests/SitePages/How-to-authenticate.aspx