१.४.८ सार्वजनिक खरिद र यस सम्बन्धी कानुनी व्यवस्था

सार्वजनिक निकायले राज्य कोषको प्रयोग गरी लिने मालसामान, सेवा र निर्माण कार्यलाई सार्वजनिक खरिद भनिन्छ । सार्वजनिक निकाय भन्नाले संवैधानिक अङ्ग वा निकाय, अदालयत, नेपाल सरकार वा प्रदेश सरकारका मन्त्रालय, सचिवालय, आयोग, विभाग, सार्वजनिक संस्थान, स्थानीय तह, विकास समिति, नेपाल सरकार र प्रदेश सरकारको ऋण वा अनुदानमा सञ्चालित संस्था बुझिन्छ । मालसामान भन्नाले सजिव वस्तु, निर्जिव वस्तु, चल सम्पत्ति, अचल सम्पत्ति र आनुषाङ्गिक सेवा (ancillary service: shipment and installation) लाई जनाउँदछ । कुनै संरचना वा कुनै कुराको निर्माण गर्ने, पुन:निर्माण गर्ने, भत्काउने (eg. site clearance), मर्मत सम्भार वा जिर्णोद्धार (renovation) गर्ने कार्यसँग सम्बन्धित निर्माणस्थल तयार गर्ने, खन्ने, ठड्याउने, बनाउने, उपकरण वा मालसामान जडान गर्ने, सजाउने, नक्साउ बनाउने, प्रयोगशाला परीक्षण गर्ने, भूउपग्रहीय फोटो खिच्ने, भूकम्पीय परीक्षण गर्ने कार्यहरू निर्माण कार्यहरू हुन् । परामर्श सेवा अन्तर्गत अध्ययन, अनुसन्धान, सर्वेक्षण, डिजाइन, ड्रइङ सुपरीवेक्षण, तालिम, परीक्षण गर्ने काम, सफ्टवेयरको विकास, बौद्धिक वा पेसागत सेवा पर्दछन् । अन्य सेवामा सवारी साधान, उपकरण वा मालसामान भाडामा लिने, ढुवानी गर्ने, मालसामान मर्मत सम्भार गर्ने कार्यहरू पर्दछन् ।

सार्वजनिक खरिदका आधारभूत मूल्य

• सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी कार्यविधि, प्रक्रिया र निर्णय खुला, पारदर्शी, वस्तुनिष्ठ र विश्वसनीय बनाउने,

• सार्वजनिक खरिद प्रक्रियामा प्रतिस्पर्धा, स्वच्छता, ईमानदारीता, र जबाफदेहीता प्रवर्द्धन गर्ने,

• विवेकपूर्ण ढङ्गबाट सार्वजनिक खर्चको अधिकतम प्रतिफल हासिल गर्ने,

• सार्वजनिक निकाले खरिद सम्बन्धी व्यवस्थापन क्षमता अभिवृद्धि गर्ने,

• उत्पादक, बिक्रेता, आपूर्तिकर्ता, निर्माण व्यवसायी वा सेवा प्रदायकलाई बिना भेदभाव सार्वजनिक खरिद प्रक्रियामा सहभागी हुने समान अवसर सुनिश्चित गर्ने,

• सुशासनको प्रत्याभूति गर्ने ।

सार्वजनिक खरिद व्यवस्थापनको आवश्यकता

• राज्यको उद्देश्य प्राप्तिको लागि गर्नुपर्ने कार्यहरू सुचारू रूपले सञ्चालन गर्नु,

• खरिद कार्यलाई स्वच्छ, पारदर्शी, नियमित, गुणस्तरीय, नतिजामूलक र समयबद्ध बनाउनु,

• सार्वजनिक खरिदलाई प्रतिस्पर्धात्मक माध्यमबाट मितव्ययी बनाउनु,

• तोकिएको समयमा वस्तु र सेवाको नियमित आपूर्तिको व्यवस्था सुनिश्चित गर्नु,

• सार्वजनिक कोषको दुरुपयोग हुनबाट बचाउनु,

• सार्वजनिक निकायहरूलाई आफ्नो कामप्रति जिम्मेवार र जबाफदेही तुल्याउनु,

• कानुनी सिद्धान्तहरूको अवलम्बन गरी कानुनी राज्यको अवधारणालाई साकार पार्नु,

• सार्वजनिक खरिदलाई योजनाबद्ध र लागत प्रभावी तुल्याउनु,

सार्वजनिक खरिद प्रक्रिया

1. खरिदको आवश्यकता पहिचान र स्वीक ृति,

2. माग सङ्कलन

3. माग विश्लेषण गरी खरिदका लागि व्यवस्थापन

4. सम्बन्धित पदाधिकारीको स्विक ृति

5. विज्ञ वा समिति मार्फत माल सामानको Technical Specifications तयारी

6. Specifications, drawings, कार्यगत सर्त (Term of Reference) स्वीक ृति

7. लागत अनुमान तयारी र स्वीक ृति

8. खरिदलाई बढी सुविधाजनक समूहमा विभाजन गर्ने (Slicing) वा प्याकेजमा समावेश गर्ने गरी सामानको प्रक ृति हेरी निर्धारण गर्ने,

9. खरिद योजना तयार गर्ने

10. खरिद बिधि छनौट गर्ने

11. प्रतिस्पर्धा वा सोझै वार्ताबाट परामर्श सेवा खरिद गर्ने,

12. खरिद बिधि कार्यान्वयन गर्ने प्रक्रिया यकिन गर्ने,

13. खरिद कार्यान्वयन गर्ने सम्झौताको माध्यम छनौट गर्ने

    1. सेवा आपूर्ति सम्झौता

    2. संरचनात्मक सम्झौता

    3. बहुवर्षीय सम्झौता

    4. जडान सम्झौता

    5. Turn Key सम्झौता

    6. मर्मत सम्भार सम्झौता

    7. व्यवस्थापन सम्झौता

    8. लागत सोधभर्ना सम्झौता

विद्यमान प्रयास

• खरिद सम्बन्धी कार्यविधि, निर्देशिकाहरू तयार गरी लागु गरिएको,

• प्रत्येक सार्वजनिक निकायमा खरिद एकाइ गठन हुने गरेको,

• माल सामान खरिद गर्नुपूर्व लागत अनुमान स्वीक ृत गरेर मात्र खरिद कार्यको अन्य प्रक्रिया अवलम्बन गरी खरिद गर्ने गरेको,

• कार्यालयको वेबसाइटमा मालसामान खरिद सम्बन्धी बोलपत्र आव्हानका सूचनाहरू राख्ने गरेको,

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयको स्थापना गरिएको,

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयबाट सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी तालिमको व्यवस्था र अनुगमन हुने गरेको,

• विद्युतीय खरिद प्रणाली (Electronic Government Procurement) प्रयोगमा ल्याइएको,

• खरिद सम्बन्धमा द्विविधा भएमा सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले राय परामर्श दिइने गरिएको,

• सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी आवश्यक विवरणहरू सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयको वेबसाइटमा राख्ने गरिएको,

समस्या र सुधारका उपाय

• नीतिगत

  • समस्या

    • दात ृपक्ष संलग्न रहेको आयोजना तथा कार्यक्रमहरूमा खरिद कानुनलाई छल्ने प्रक्रिया अवलम्बन हुने गरेको,

    • लागत अनुमान अस्वभाविक हुँदा यसको नियन्त्रणको लागि उचित व्यवस्था नभएको,

  • सुधार

    • खरिद कार्य गर्ने निकाय र बजारको सबलीकरण दुबैलाई प्राथमिकतामा राखी नीति तय गर्ने,

    • सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयलाई खरिद कानुनको विश्लेषणर सुझाव प्रस्तुत गर्ने निकायको रूपमा स्थापित गर्ने,

• प्रक्रियागत

  • समस्या

    • प्रतिस्पर्धा सीमित गरी खरिद अभ्यास गर्ने गरेको,

    • खरिद योजना निर्माण र पूर्व तयारीमा उदासिनता देखिएको,

    • बोलपत्र सम्बन्धी कागजातको तयारीमा उदासिनता देखिएको,

  • सुधार

    • सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले तयार गरेको बोलपत्र सम्बन्धी कागजातहरूमा सारभूत रूपमा फरक नपर्ने गरी कागजात तयार गर्ने,

    • खरिद व्यवस्थापनलाई पुरस्कार र दण्ड पद्दतिसँग प्रत्यक्ष संलग्न गराउनु पर्ने

• संस्थागत संरचना

  • समस्या

    • खरिद एकाइको अवधारणा प्रभावकारी नभएको,

    • केही महत्त्वपूर्ण खरिद पद्दतिसँग सम्बन्धित Standard Bidding Document को कमी रहेको,

  • सुधार

    • सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयको सङ्गठनात्मक सुधार गरी कार्यमूलक सङ्गठनको संरचना तयार गर्ने,

    • सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी तालिम, गोष्ठी, सेमिनार, अन्तर्क्रिया विस्तार गरी सार्वजनिक निकायको खरिद क्षमता विकास गर्ने,

    • खरिद अनुगमन सुधारका उपायहरू जिम्मेवारीपूर्वक निर्वाह गरी नतिजामा आवद्ध गराउने

• व्यावसायिकता विकास

  • समस्या

    • खरिद कार्यमा संलग्न कर्मचारीहरूमा खरिद सम्बन्धी ज्ञान, सीप, क्षमता, दक्षताको कमी देखिएको,

    • निर्माण व्यवसायीको व्यावसायिकताको विकास अपेक्षित स्तरमा हुन नसकेको,

    • ठेक्का र खरिदसम्झौता कार्यान्वयन पक्ष कमजोर रहेको,

    • निर्णयकर्ताको निर्णय क्षमता अपेक्षित रूपमा विकास गर्न नसकिएको,

  • सुधार

    • निर्माण व्यवसायी एवं आपूर्तिकर्तामा व्यावसायिकताको विकास गर्ने,

    • विद्युतीय खरिद प्रणालीमा प्रयोगकर्ता मैत्री (User Friendly) तरिकाहरू अवलम्बन गर्ने,

    • डाटा सर्भरको प्राविधिक क्षमता बढाउने,

    • Full-based e-GP System प्रयोग गर्नु गराउनुपर्ने

• जबाफदेही र आचरण

  • समस्या

    • प्रतिस्पर्धालाई सीमित गरी Slicing र Packaging गर्ने गरिएको,

    • निश्चित ब्राण्डहरूसँग मिल्ने Specification तयार गर्ने प्रव ृत्ति बढ्दै गएको,

    • लागत अनुमान अस्वभाविक बनाउने गरिएको,

    • अनावश्यक सर्तहरू राखी प्रतिस्पर्धालाई सङ्कुचन र मिलेमतो गर्ने गरिएको,

    • आफूलाई हित हुने गरी प्रावधानको गलत ब्याख्या गर्ने गरेको,

    • उपलब्धि र नतिजा भन्दा प्रक्रिया र खरिद सम्झौतामा मात्र पदाधिकारीको बढी ध्यान दिने गरेको

१. खरिद एकाइ गठन र क्षमता विकास

खरिद सम्बन्धी कार्य गर्न र गराउने जिम्मेवारी सार्वजनिक निकायको प्रमुखको हुन्छ । सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ को नियम १६ अनुसार खरिद अधिकारीको योग्यता देहाय बमोजिम तोकिएको छ ।

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले निर्धारण गरेको योग्यता भएको,

• खरिद कार्य सम्बन्धी ज्ञान भएको, र

• तालिम प्राप्त गरेको ।

कार्य बोझ र कार्य प्रकृतिको आधारमा छुट्टै महाशाखा, शाखा वा एकाइ स्थापना गर्न सकिने व्यवस्था रहेको छ । जसको कार्य जिम्मेवारी देहाय बमोजिम रहन्छ ।

• खरिद योजना तयार गर्ने,

• सूचना प्रकाशन गर्ने,

• मूल्याङ्कनका लागि मूल्याङ्कन समितिमा पेस गर्ने,

• स्वीकृतिका लागि सूचना दिने,

• कार्य सम्पादन जमानत लिने, र

• गुणस्तर परीक्षणको लागि सहजीकरण गर्ने ।

अवस्था तथा समस्या

• खरिद कार्यको अभिलेख स्पष्ट नभएको,

• खरिद अधिकारीले सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी तालिम नलिएको,

• खरिद योजनाको तयारी तोकिएको ढाँचा र प्रक्रिया अनुसार नभएको

सुझाव

• मन्त्रालयले र सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले अनुगमन र सुपरीवेक्षण कार्यलाई प्रभावकारी बनाई संस्थागत संरचना प्रभावकारी बनाउन भूमिका निर्वाह गर्ने,

• सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी तालिमलाई व्यवहारिक र सीपयुक्त बनाउने,

२. खरिद कारबाहीको तयारी

सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को परिच्छेद २ तथा नियमावली, २०६४ को परिच्छेद २ मा खरिद कारबाहीको तयारी समेटिएको छ । आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन, २०७६ को दफा ९ मा बजेट प्रस्ताव र छलफल गर्ने र दफा १० मा बजेट विनियोजन गर्ने समयमा तयारीका कार्यहरू पूरा भएको यकिन गरेर मात्र बजेट र कार्यक्रम स्वीकृति गर्नु पर्ने व्यवस्था रहेको छ ।

अवस्था

• खरिद कारबाहीको तयारीको बारेमा औपचारिकता दिने गरेको नदेखिएको,

• खरिद तयारीका कार्यहरू बजेट विनियोजन भएपछि तयार गर्नु पर्दा प्राविधिक विवरण, बजार अध्ययन तथा लागत अनुमानको कार्यहरू यथार्थपरक नहुने,

सुझाव

• तयारीका कार्यहरू अद्यावधिक हुने गरी सम्बन्धित सार्वजनिक निकायले अनुगमन प्रभावकारी बनाउने,

• आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन, २०७६ को दफा ९ र १० एवं सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ को नियम ६ बमोजिमका कार्यहरू पूरा नभएको सुनिश्चित गरेर मात्र बजेट र कार्यक्रम मन्त्रालयस्तरबाट, अर्थ मन्त्रालय, राष्ट्रिय योजना आयोगले बजेट उपशीर्षकअनुसार परीक्षण हुनुपर्ने ।

३. प्राविधिक विवरण र बजार अध्ययन

प्राविधिक विवरणले खरिद योजनाको आधार निर्धारण गर्दछ । बजार अध्ययनले आपूर्तिकर्ताको सङ्ख्या, गुणस्तर, मूल्य र प्राविधिक क्षमताको पहिचान गर्दछ । सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ मा देहायको व्यवस्था रहेको छः

नियम ३(१) बजार अध्ययन

नियम ४२ मालसामानको प्राविधिक विवरणमा उल्लेख गर्नुपर्ने कुरा

नियम ४३ निर्माण कार्य

नियम ६९ परामर्श सेवाको कार्य क्षेत्रगत सर्त

• कामको पृष्ठभूमि र उद्देश्य

• कार्य क्षेत्र र काम

• तथ्याङ्कीय विवरण

• ज्ञान सीप सम्बन्धी विवरण

• तालिम दिनुपर्ने भए तालिम दिनुपर्ने कर्मचारीको विवरण

• काबुु बाहिरको परिस्थिति

• एकै समयमा दुई तर्फ काम गर्न नपाइने

• समय तालिका

• कार्यालयले उपलब्ध गराउनुपर्ने विषय

• परामर्शदाताले पेस गर्नुपर्ने कुराहरू (प्रतिवेदन, तथ्याङ्क, नक्सा, सर्भे प्रतिवेदन)

अवस्था

बजार अध्ययन सम्बन्धमा लिखित प्रतिवेदन लिने कार्य नभएको

सुझाव

• औपचारिक बजार अध्ययन गरी प्रतिवेदन लिएर मात्र खरिद कार्य गर्नुपर्ने,

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले बजार अध्ययन सम्बन्धी कार्यविधि जारी गर्ने,

• सम्बन्धित मन्त्रालय र विभागले खरिद कार्यको अनुगमन गरी बजार अध्ययन प्रतिवेदन खरिद अभिलेखमा राख्ने ।

४. प्याकेज निर्धारण र लागत अनुमान

नियम ७ (२) ग खरिद गुरु योजना प्रतिकूल नहुने गरी प्रतिस्पर्धालाई ग्राह्यता दिने किसिमको प्याकेजिङ गर्ने

नियम १० निर्माण कार्यको लागत अनुमान

नियम ११ माल सामानको लागत अनुमान

नियम १२ परामर्श सेवाको लागत अनुमान

नियम १५ लागत अनुमान अद्यावधिक गर्ने

नियम १४८ जिल्ला दर रेट निर्धारण समिति

अवस्था

• खरिद कार्यको समानता, खरिद गुरु योजना, कार्य सम्पादन, अधिकतम प्रतिस्पर्धा जस्ता वस्तुगत विश्लेषणको आधारमा प्याकेजिङ हुन नसकेको,

• सबै निकाय (विगतको मूल्य आधार, बजार अध्ययन, अन्य सार्वजनिक निकाय, जिल्ला दर रेट निर्धारण समिति, जिल्ला उद्योग वाणिज्य सङ्घ) बाट दर रेट लिएर लागत अनुमान तयार गर्ने वा नगर्ने सम्बन्धमा स्पष्ट नीति नहुँदा सार्वजनिक निकायहरूमा द्विविधा हुने गरेको,

• लागत अनुमान तयार गर्दा निर्माण कार्य सम्पन्न गर्न लाग्ने समयावधि समेत किटान गर्नुपर्ने प्रावधान लागु नभएको,

सुझाव

• बजेट प्रस्ताव गर्ने समयमा नै प्याकेज निर्माण गर्ने पक्षहरूको आधारभूत विश्लेषण गर्ने मन्त्रालयको बजेट समितिले गर्ने,

• आयोजना बैङ्क तयार गर्दा राष्ट्रिय योजना आयोग र अर्थ मन्त्रालयले तयार गरेको आधारअनुसार कार्य सम्पन्न गर्ने समयावधिको यथार्थता परीक्षण गरेर मात्र बजेट स्वीकृत गर्ने,

• लागत अनुमान तयार गर्दा दर रेट कायम गर्ने सम्बन्धी स्पष्ट कार्यविधि, नीति र मार्गदर्शन सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले जारी गर्ने,

• जिल्ला उद्योग वाणिज्य सङ्घबाट दर रेट लिन कठिन हुने र अमिल्दो प्रकृतिको हुने हुँदा यस्तो दर रेट लिने निकायबाट सो निकायको नाम हटाउन सार्वजनिक खरिद नियमावली संशोधन हुनुपर्ने

५. वार्षिक खरिद योजना

सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को दफा ६ र नियमावलीको नियम ७ मा १ वर्षभन्दा बढी अवधिसम्म सञ्चालन हुने योजना वा वार्षिक १० करोड भन्दा बढी रकमको खरिद गर्दा खरिद गुरु योजना तयार गर्नु पर्ने प्रावधान रहेको छ ।

नियम ७ खरिद योजना तयार गर्दा गुरु योजनाको आधार लिनुपर्ने,

नियम ८ सार्वजनिक निकायले वार्षिक १० लाख भन्दा बढी रकमको खरिद गर्नुपर्ने भएमा खरिद योजना बनाउनुपर्ने

अवस्था

• वार्षिक खरिद योजनामा मिति उल्लेख नगरेको,

• योजना अनुसारको मितिमा कार्य सम्पन्न भए नभएको र योजनाले अङ्गिकार गरेको खरिद विधिको अनुसरण भए नभएको सम्बन्धमा कुनै अनुगमन नभएकाले खरिद योजना कानुनी औपचारिकतामा मात्र सीमित रहेको,

सुझाव

• खरिद योजना तयार भएको यकिन गरेर मात्र मन्त्रालयहरूले बजेट र कार्यक्रम पेस गर्नुपर्ने,

• वार्षिक खरिद योजनाको समीक्षा हुने व्यवस्था गरी सोअनुसार कार्य सम्पादनमा संलग्न पदाधिकारीलाई दण्ड र पुरस्कारसँग जोड्ने,

६. खरिद विधि

सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को दफा ८ मा खरिद विधि सम्बन्धी व्यवस्था उल्लेख भएको छ । सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ को नियम ३१ मा २० लाख भन्दा बढी लागत अनुमान भएको जुनसुकै सेवा खरिद गर्दा खुल्ला बोलपत्रको माध्यमबाट गर्नुपर्ने प्रावधान रहेको छ ।

• अन्तर्राष्ट्रिय स्तरको खुल्ला बोलपत्र

• राष्ट्रिय स्तरको खुल्ला बोलपत्र

• सिलबन्दी दरभाउ पत्र

• उपभोक्ता समिति

• अमानत

• सोझै खरिद

• एकमुष्ट दर बिधि

• क्याटलग सपिङ

• लिमिटेड टेन्डरिङ

• बाइ ब्याक मेथड

अवस्था

खरिद विधिको छनौट गर्दा लागत अनुमानको आधारमा मात्र यकिन गरेको तर खरिद कार्यको प्रकृति, प्रवाह, सामयिकता, व्यावसायिकता, अन्तरसम्बन्धित तथा कार्य सम्पादन र समन्वयको आधारमा कार्य विभाजन र प्याकेजिङ हुन नसकेमा खरिदको लागत अनुमान यथार्थ हुन सक्दैन ।

सुझाव

सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले प्याकेज निर्धारण मार्गदर्शन तयार गरी लट, कार्य विभाजन र प्याकेजिङ गर्ने आधार र तरिका निर्धारण गरेपछि मात्र लागत अनुमान तयार गर्ने प्रणाली विकास गर्नुपर्ने ।

७. बोलपत्र परीक्षण तथा मूल्याङ्कन

• दरभाउ पत्र, प्रस्ताव तथा बोलपत्रहरुको परीक्षण तथा मूल्याङ्कन चरणवद्ध रूपमा सम्पादन गर्नुपर्ने व्यवस्था रहेको,

• कागजातहरू परीक्षण र मूल्याङ्कन गर्दा सर्वप्रथम ग्राह्यता सम्बन्धी आधारहरूको परीक्षण गर्नुपर्ने प्रावधान रहेको,

अवस्था

• बोलपत्र सम्बन्धी कागजात कुन आधार र चरणमा मूल्याङ्कन गर्ने भन्ने स्पष्ट हुन नसक्दा मूल्याङ्कन समितिले अपेक्षाअनुसार काम गर्न कठिनाइ रहेको,

• प्राविधिक पक्षको अधिक भारको आधारमा परीक्षण र मूल्याङ्कनको कार्य प्रभावकारी बनाउन कठिनाइ रहेको,

• व्याख्याको लागि निकायको सुनिश्चितता स्पष्ट नभएको हुँदा निकायको निर्णय र मूल्याङ्कन प्रभावकारी हुन नसकेको ।

सुझाव

• प्रस्तावको मूल्याङ्कन गर्दा गुणस्तर, प्राविधिक पक्ष र कानुनी पक्षको पालनापछि मात्र वित्तीय कबोल अङ्क न्यूनतमसँग करार सम्झौता गर्ने,

• न्यूनतम कबोल अङ्क भएको बोलपत्रदातालाई प्राथमिकता दिनुपर्ने अभ्यासमा परिवर्तन गरिनुपर्ने,

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले परीक्षण र मूल्याङ्कन निर्देशिका जारी गर्ने

८. खरिद सम्झौता

सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को दफा ५२ अनुसार फुटकर खरिद बाहेक अन्य खरिद गर्दा सम्झौता गर्नु पर्दछ र आवश्यकताअनुसार सर्तहरू समावेश गर्नु पर्दछ ।

• कार्य क्षेत्र

• लिखतहरूको विवरण

• कार्य सम्पादन तालिका

• आपूर्ति समय

• म्याद थप व्यवस्था

• सम्झौताको रकम र निर्धारण गर्ने तरिका

• स्वीकार हुने सर्तहरू

• भुक्तानीका सर्त र तरिका

• काबु बाहिरको परिस्थिति

• मूल्य समायोजन

• खरिद सम्झौता संशोधन

• भेरिएशन आदेश

• बिमा

• जमानत

• पूर्व निर्धारित क्षतिपूर्ति

• बोनस

• सम्झौता रद्द व्यवस्था

• विवाद समाधानको संयन्त्र

• लागु हुने कानुन

अवस्था

• मोबिलाइजेशन पेश्कीको लागि खर्चको प्रयोजन खुलेको बिल, भरपाइ निर्माण व्यवसायीले पेस गर्ने नगरेको,

• कार्यालय प्रमुख र लेखा प्रमुखले मासिक रूपमा समीक्षा गर्ने नगरेको,

• Post-bid conference हुने नगरेको,

• खरिद सम्झौता गरेको ३ दिनभित्र सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयमा सोको जानकारी पठाउने नगरेको

सुझाव

• खरिद सम्झौताअनुसारको अवधिमा कार्यसम्पन्न गराउन पर्याप्त ध्यान दिनुपर्ने,

• भेरिएशनको माध्यमबाट काम गरेकोमा लागत अनुमान गर्नु अघि खरिद कार्यको क्रियाकलापहरू विस्तृत सर्वेक्षणको आधारमा आधारित रहनुपर्ने

९. खरिद कार्यको अभिलेख

• सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ को नियम १४९ अनुसार प्रत्येक खरिद कार्यको सम्पूर्ण प्रमाण कम्तीमा ७ वर्षको लागि अभिलेख राख्नुपर्ने,

• खरिद कार्यको अभिलेखीकरण नहुँदा वित्तीय उत्तरदायित्वको प्रवर्द्धन नहुने भएकाले खरिद कार्यको अभिलेखलाई व्यवस्थित गर्नुपर्ने,

• सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालये सम्बन्धित मन्त्रालय मार्फत खरिद कार्यको अभिलेखलाई अनुगमन र मूल्याङ्कन गर्ने प्रणाली विकास गरी विद्युतीय माध्यमबाट नियमित अनुगमन गर्नुपर्ने ।

[परिपालना लेखापरीक्षणः खरिद कार्य खरिद कानुन र अन्य संस्थागत व्यवस्था अनुरूप भए नभएको परीक्षण गर्दा देखिएको ब्यहोराको आधारमा खरिद कार्यलाई व्यवस्थित र प्रभावकारी बनाउन सुझाव दिने उद्देश्यले परिपालना लेखापरीक्षण गरिन्छ ।]