Embedded Files
Support
Skyddade personuppgifter
Med skyddade personuppgifter kan namn och personummer för en hyresgäst med skyddad identitet hållas utanför det vanliga kontaktregistret. För att se eller ändra uppgifterna krävs både en särskild behörighet och en verifiering med BankID. Varje visning och ändring loggas på kontakten. Uppgifterna sparas i en separat säker tjänst hos Hogia.
Aktivera funktionen
Gå till Huvudmenyn ÖVRIGT - Gemensamt - Inställningar och fliken Integrationen. Aktivera switchen Använd funktionen Skyddade personuppgifter. Vänta tills meddelandet om att funktionen är redo att aktiveras visas, klicka Spara.
Skapa en användargrupp för behörigheten. Lägg till behörigheten Full behörighet - Skyddade personuppgifter. Fullständig behörighet för modulen System ger inte behörighet till Skyddade personuppgifter. Behörigheten måste aktiveras separat. Aktivering och avaktivering av behörigheten loggas.
Lägg till behörighetsgruppen för de personer som ska ha åtkomst.
Vi rekommenderar att ni begränsar vilka som är med i gruppen. Ge därför behörigheten till så få personer som verksamheten kräver. Om en användare tas bort ur gruppen avslutas alla pågående sessioner för skyddade personuppgifter för den användaren direkt.
Menyval och filter för skyddade uppgifter är enbart synliga för personer som har behörighet,
Varje användare i gruppen måste ha namn och ett giltigt personnummer på sitt användarkonto. Personnumret måste vara samma som det användaren identifierar sig med i BankID.
Åtkomst med BankID.
Skyddade uppgifter visas först efter verifiering med BankID. Efter verifieringen startas en åtkomstsession.
Sessionen gäller i 5 minuter. Den kan förlängas med Förläng åtkomst, men aldrig längre än 30 minuter räknat från verifieringen. Därefter krävs en ny verifiering.
Sessionen gäller bara den aktuella inloggningen. Efter en ny inloggning krävs BankID igen.
Skriv aldrig skyddade uppgifter i fritextfält, anteckningar, ärenden, meddelanden eller e-post. De fälten omfattas inte av skyddet.
Avsluta sessionen med Avsluta åtkomst när arbetet är klart, istället för att vänta tills tiden går ut.
Så länge sessionen är aktiv visas en ruta med en nedräkning.
Aktivera skydd för en kontakt.
Skydd kan bara aktiveras för kontakter av typen Fysisk person.
Skapa eller öppna kontakten för kontakten i kontaktlistan. Klicka på detaljmenyn och välj Skyddade personuppgifter.
Verifiera dig med BankID om du inte redan har en aktiv session.
Fyll i kontaktens riktiga Namn och Personnummer under fliken Personuppgifter. Klicka på Aktivera skydd.
När skyddet aktiveras ändras inte kontaktens vanliga uppgifter automatiskt. Det som står i kontaktens vanliga namn- och personnummer fält, adress och övriga fält syns för alla användare som har behörighet till kontakter precis som tidigare.
Vi rekommenderar er att bestämma en gemensam rutin för vad som ska stå på kontaktkortet för skyddade kontakter, till exempel ett neutralt namn och inga uppgifter som kan avslöja identitet eller bostadsort. Rutinen bör stämmas av med den som ansvara för dataskydd i verksamheten.
En skyddad kontakt kan inte ändras till kategorin företag så länge skyddet är aktivt.
- Klicka på Avsluta åtkomst när du är klar.
Avaktivera skydd.
Klicka på Avaktivera skydd när kontakten inte längre behöver skyddade uppgifter. Avaktivering raderar de skyddade uppgifterna permanent och åtgärden går inte att ångra. För över de uppgifter som ska finnas kvar till det vanliga kontaktkortet innan skyddet avaktiveras. Avaktiveringen loggas.
När en skyddad kontakt tas bort eller rensas enligt GDPR rensas även posten i den separata tjänsten automatiskt. Det krävs ingen särskild behörighet eller BankID, utan följer den vanliga behörigheten för att ta bort och rensa kontakter.
När en skyddad kontakt tas bort eller rensas enligt GDPR rensas även posten i den separata tjänsten automatiskt. Det krävs ingen särskild behörighet eller BankID, utan följer den vanliga behörigheten för att ta bort och rensa kontakter.
Page updated
Google Sites
Report abuse