Deltagere: Henrik P, Lynæs – Connie, Bramsnæs/Orø – Peer, Hørby – Per, VSB - Niels, VSB – Ole, HSS – Peter, FD – Johs., JSK – Kim, JSK – Niels, FRV – Søren, FRV – Hans S, NK-S – Hans L, NK-S – Ole, RØS – Bjarne, ORØ – Leif, JS – Thomas, SNJ – Leif, SNJ – Kaj, JS – Peter, JS – Lauge, RS.
1 - Medlemssystemet
2 - Kredsfest
3 - Sø-sikkerhed
4 - Siden sidst
5 - Eventuelt
1. Medlemssystemet
Der blev ved mødet konstateret, at DS har ikke haft noget reelt tilbud til de klubber, der tidl. var brugere af foreningspakken.
Peter Wismer redegjorde i den forbindelse for de muligheder der pt. er til rådig.hed for klubberne. Vi må i den sammenhæng notere os, - at det klubberne efterspørger ikke er et rent bogholderiprogram, - men en pakke, der indeholder alle de faciliteter klubberne har brug for som styring af medlemmer/kontingenter, tilmeldingslister/betalingsordnin-ger i forbindelse med arrangementer mm..
Og at det ikke kun er kassereren, der skal bruge systemet, men alle klubbens ud.valg og brugere fx i relation til afvikling af stævner og andre arrangementer.
Kredsen kunne i den forbindelse ønske sig et gennemgående system i klubberne for kontinuitet ved afvikling af stævner, holdopstillinger, ensartet betalingssystem, online mm..
Systemer der blev nævnt:
Klubmodul, www.klubmodul.dk
Conventus, www.conventus.dk
WinKas, www.winkas.dk
Det er referentens opfattelse, at flere klubber foretrækker Conventus grundet prisen og muligheden for graduering i relation til klubstørrelser og behov og muligheden for en forhandlet rabatordning via DGI (på 50 %?).
Klubberne anbefales hver især at foretage en analyse af individuelle behov. Roskilde Sejlklub har fundet en god løsning i Klubmodul hvor flere brugere har rettigheder til at lægge aktiviteter, nyheder mm. ind via hjemmesiden. Systemet dækker således stævner mm., som oprettes som en begivenhed. Tilmelding / koordinering som betaling foregår med Dankort hjemmefra.
På hjemmesidefronten nævntes SejlsportNet http://www.sejlsport.net/ en portal der samler alle nyheder for klub.berne. Der blev gjort opmærksom på funktionaliteten på denne site der samler og vise mange aktiviteter og muligheder for klubberne. Lynæs har netop via et firma, www.Tucaan.com, etableret et nyt, meget funktionelt site til en meget fornuftig pris inklusive Facebook kobling.
I Vingsted lovede Steen Wintlev, DS, at en ny netværksgruppe om klubadministrationssystemer ville få lov at bruge DS’s kommunikationssystem, BaseCamp. Interesserede kan kontakte Steen for en adgang til systemet.
Kredsen blev opfordret til at arbejde videre med medlemssystem problematikken. I den forbindelse blev der gjort opmærksom på et kommende arrangement i Farum hvor Klub.modul vil være vært. I den forbindelse ser kredsen en opgave i at invitere Conventus til en aften i kredsen.
Der var flere klubber (især de store) som havde forskellige erfaringer med disse forskellige programmer. Vi fik et spændende indblik i de plusser og minusser, som programmerne har, samt hvad ca. priser er idag.
Typisk indhold som mange klubber har på ønskelisten er:
Regnskab
Medlemskab/kontingent mm
Hjemmeside
Online system
PBS og kort betaling
Stævne (begivenhed) betaling
Sms modul
Enkelte har også brug for system til havn
Vedr. priser betaler de fleste kr. 12-2400,- årligt for hjemmeside.
Conventus har differentierede priser med basismodul koster:
0-100 medl. ca. kr. 1200,-
200-500 medl. kr. 2.700,-
Klubmodul ca. kr. 9.500,-
Sejlsport net (kun hjemmeside) ca. 2-3.000 i opstart og ca. 1.200 årligt.
Tucaan kr. 1500/år for support/opdatering m.v.
2. Kredsfest
Kredsmesterskabet vil i år blive afsluttet med et finalestævne over to dage med sejler.fest om lørdagen med støtte fra kredskassen. Det er kredsens ønske og håb at den sociale dimension vil trække flere sejlere til, - samt skabe en tradition. Deltagerne sluttede op omkring dette, - Ros.kilde vil ligeledes forsøge, - at gøre mere ud af deres stævner ved at tilføje en social funktion med tro og håb på, at dette kan få flere sejlere til at deltage.
3. Sø-sikkerhed
Henrik var i denne forbindelse omkring ulykken i Lynæs og den hjælp klubben og alle im.plicerede fik fra DS som eksempelvis krisehåndtering i relation til pressen. DIF forsikring via TRYG til etablering af akut krisehjælp inden for fire timer.
Klubben har efterfølgende haft fokus på sikkerhed til søs via Søsportens Sikkerheds.råd der optrådte som tovholder for klubben ved klubarrangement. Dette anbefales til alle klubber. Søsportens Sikkerhedsråd stiller sig til rådighed ved såvel praktiske øvelser som teori. Noget der måske kunne arrangeres på tværs og i fællesskab klubberne imellem?
4. Siden sidst bordet rundt
Lynæs: Her er man blevet flere i klubben. Ny webside.
Hørby: Også medlemsfremgang her.
Veddelev: Stabil medlemsskare, ingen ungdomsafdeling. Klubben har besluttet at forbedre kommunikation for opretholdelse af nuværende niveau.
Herslev: Arbejde på renovering af klubhus (nyt køkken), Nordisk Mesterskab for OK jolle i 2013.
Frederikssund: Juniorcentret / havnefest i fokus. Arbejder på husprojekt til ungdommen. Handicapsejlads. Kredsen opfordres til at afholde flere kurser jf. klubkonferencen.
Roskilde: Roskilde arbejder på at få klubben løbet i gang igen via oprettelse af div. udvalg. Klubben er glad for programmet Klubmodul for koordinering af kommunikationen i klubben. Klubben har fået retshjælp via DS’s til afvikling af retssag i 2013 i relation til tidl. indgåede frikøbsaftaler. Klubben kan derfor kun anbefale andre klubber gennemskuelige regnskabssystemer med løbende udskrifter.
Jægerspris: Her undersøges muligheder for at lægge Havn og Sejlklub sammen. Klubben efterlyser henv. fra klubber der har prøvet noget lign. Kontakt Jægerspris. DM for Trapez i 12 og 13, meget aktiv Nordisk Folkebådsflåde og Kajak afd.
Frederiksværk: Mindre nedgang i medlemstallet. Klubben har også fået ny webside hvor alle aktiviteter nu findes samt alle udvalg mm. Der er ledige pladser i havnen i alle størrelser.
Nykøbing: Svagt faldende medlemstal. Klubben har købt brugte joller Feva mm. I klub, som ikke skulle bruge dem mere. Klubben har herved fået en fin flåde til en god pris. Ny struktur, aktivitetsudvalg med flere deltagere.
Rørvig: 136 juniorsejlere. Mange laserjoller i såvel klub som privatregi. Klubben bruger Facebook som kommunikationsværktøj. Kommunal havneplan undervejs – der klages over langsommelig sagsbehandling.
Orø: Blandet medlemsskare. Klubben overtog driften af havnen for fem år siden fra Holbæk kommune. Et forhold klubben siden har tjent så meget på, - at der nu er nyt byggeri med forbedrede faciliteter for bl.a. gæstesejlere i støbeskeen samt ny kran i år på havnen til optagning og isætning af både under 2 t..
Jyllinge: Her er der planer om at ungdomsafdelingen skal være fødekæde for klubbens trænere mm.. Ny kapsejladsskole er kommet godt fra start. Generelt større interesse for kapsejladserne generelt. Klubben har afviklet DS Sommercamp uden nævneværdig afsmitning på ungdomsafdelingens medlemstal. Stabil medlemsskare.
Jyllinge Nord: Privat havn hvor man mangler et klubhus uden udsigt til samme i fremtiden. Der er 90 både i havnen. Klubben takker for lån af klubhuse rundt omkring i kredsen.
Herefter henledte Niels H. opmærksomheden på de meget få svar han har fået tilbage fra klubberne vedr. undersøgelse af optagelse af både, pris mm.. Derfor kommer der endnu en mail rundt som alle opfordres at svare på, så vi kan få det ønskede billede af priser, service mm. rundt omkring i kredsen.
Henrik afsluttede mødet, der var ganske fint besøgt med en tak til alle der var fremmødt.
Connie A.