活動改期處理

簡介

如活動當日還上八號風球或其他原因需要取消，iEvent 有應變功能協助管理人員處理報名事宜，例如發送活動取消電郵通知予報名者，或發送電郵詢問報名者會否出席改期後的活動。

緊急發送活動取消電郵通知

可以使用 eDM 功能，發送活動取消通知電郵及後續處理消息予全部報名者，詳情。

發送電郵詢問報名者會否出席改期後的活動 (更改現有的報名表）

iEvent 可以讓報名者修改報名資料。

管理員可以於報名表添加欄位，詢問現有報名者會否出席改期後的活動（如下圖）。好處是無需已報名人士重新填寫報名表，而舊有的 QR code 仍然可以使用，無需重新發送新的 QR code ，以免入場當日做成混亂。

流程

1. 管理員於報名表添加欄位，詢問現有報名者會否出席改期後的活動 (Y/N)

2. 設定修改期限

3. 為每名報名者發送通知電郵，內含修改報名連結。

4. 報名者收到電郵後，按「修改報名連結」

5. 進入修改報名版面，填寫「出席」/「不出席」並提交

6. 修改期截止後，管理員可以：

   1. 把「出席」的報名紀錄，重新發送確認電郵予報名者。

   2. 把沒有回覆，或選擇「不出席」的報名紀錄取消，以便使其 QR code 無效並從出席數據移除：

設定步驟：

1） 於報名表添加欄位，詢問現有報名者會否出席改期後的活動 (Y/N)

如果你會重新開放報名表，便需要把這個新的欄位設為只出現於修改版面，不讓新報名人士填寫，把欄位設為「只限用戶編輯介面」：

把其他欄位設為唯讀模式

用戶修改報名時，如不想用戶修改其他欄位，可以把「個人資料欄位」 > 「編輯版面設定」設為「唯讀模式」：

把「個人資料」 > 「編輯版面設定」設為「唯讀模式」，所有於「個人資料」內的欄位（如姓名，性別）都會自動被設為唯讀模式。

2) 設定修改期限

活動設定頁 > 「其他設定」：

3) 為每名報名者發送通知電郵，內含修改報名連結

可以修改「Reminder 出席提示」電郵通知，修改其內容，附上修改報名連結，如：

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您好，

由於天氣關係，活動將改為 xxx年xx月xx日舉行，請於 Y-m-d 前按以下連結確認你的出席意願：

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%REGEDIT_URL:autologin% - 系統會轉換為修改連結 （每個報名者的連結都不同）