Udienze da remoto

La Direzione per i sistemi informativi del ministero della Giustizia (c.d. DGSIA) in data 20 marzo 2020 ha pubblicato sul proprio portale, il provvedimento che disciplina le modalità di collegamento da remoto per lo svolgimento delle udienze previste dall’articolo 83, comma settimo, lett. f) del Decreto legge 17 marzo 2020, n. 18.

Il nuovo decreto che fa decadere quello già emanato dalla stessa Dgsia lo scorso 10 marzo e che aveva già individuato in Skype for Business e Team gli unici due software utilizzabili per le videconferenze in ambito giustizia introduce importanti specificazioni sulle modalità pratiche di organizzazione e gestione delle udienze da remoto come di seguito meglio specificato.

Udienze civili (art. 2)

Potranno essere effettuate unicamente tramite l'utilizzo di Skype for business e Teams (entrambe licenziate Microsoft) utilizzando dispositivi dell'ufficio ovvero anche su dispositivi personali che utilizzano infrastrutture del Ministero della Giustizia ovvero aree di data center ad esso espressamente riservate. Il collegamento da remoto deve essere effettuato dal Giudice.

Udienze penali (art. 3)

Per quanto riguarda lo svolgimento delle udienze penali il provvedimento chiarisce che è possibile fare uso soltanto dei sistemi di videoconferenza già a disposizione degli uffici giudiziari e degli istituti penitenziari.

La disposizione consente, però, in alternativa ai detti sistemi, i collegamenti da remoto su Skype business e Teams, laddove non sia necessario garantire la fonia riservata tra la persona detenuta, internata o in stato di custodia cautelare ed il suo difensore e qualora il numero degli imputati, che si trovano, a qualsiasi titolo, in stato di detenzione in luoghi diversi, consenta la reciproca visibilità.

Ciò premesso e, in attesa di valutare l'effettiva operatività di detti sistemi negli uffici giudiziari e le prassi applicative che saranno comunque oggetto di approfondimento in questa pagina è opportuno formulare qualche breve riflessione sui software sopra indicati nonchè sull'espressione che fa richiamo alle c.d. "infrastrutture" del Ministero.

Skype for Business (software ormai non più distribuito ma, comunque, ancora utilizzabile per chi lo ha già installato) e Teams (versione più recente che ha sostituito la prima) sono programmi già nella disponibilità del Ministero che sono segnalati ai capi degli uffici giudiziari (con le note del 27 febbraio e del 9 marzo 2020) come possibili strumenti per sostituire le udienze fisiche, stante anche l'attuale periodo di emergenza determinato dalla diffusione del Coronavirus.

I collegamenti devono essere effettuati con i due programmi su dispositivi dell’ufficio ovvero anche personali, utilizzando infrastrutture dell’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.

Appare, perciò, opportuno chiedersi cosa si intenda con tale espressione visto che non ci sono, salvo errori, altri documenti ministeriali che forniscono chiarimenti sul punto.

A parere di chi scrive evidentemente si intende garantire un maggiore livello di sicurezza consentendo, cioè, per l'effettuazione dei collegamenti l'utilizzo di dispositivi elettronici di proprietà del Ministero in dotazione agli uffici ovvero anche strumenti personali (es: del magistrato) unicamente tramite infrastrutture direttamente riconducibili all'Amministrazione ovvero ad essa riservate.

Esemplificando, dunque, il Magistrato (che ricordiamo è l'unico soggetto che può avviare la videoconferenza) potrebbe farlo o con un computer dell'ufficio ovvero con un proprio dispositivo personale ma soltanto utilizzando per il collegamento una rete direttamente riconducbile al Ministero (es: quella del proprio Tribunale).

Da ciò ne consegue che, salvo differenti interpretazioni, il Magistrato non potrebbe celebrare l'udienza da remoto avviando la videoconferenza dalla propria abitazione.

Da un'attenta lettura della norma, infatti, la scelta del dispositivo (o dell'ufficio o personale) è alternativa, ma l'utilizzo dell'infrastruttura ministeriale è, invece, indicato in via esclusiva.

Ciò premesso pur apparendo condivisibile un'impostazione che tenda a privilegiare la sicurezza bisognerebbe comprendere (dal punto di vista tecnico) quanto tale livello potrebbe essere eventualmente condizionato a ribasso dal fatto che gli altri soggetti coinvolti (i difensori delle parti del processo) parteciperanno al collegamento tramite l'utilizzo di altre reti (quella del proprio ufficio o anche della propria abitazione) delle quali non è possibile garantire i medesimi standard.

Sull'utilizzo del software va, invece, considerato che, mentre dal lato ministeriale dovranno ncessariamente essere utilizzate versioni complete (a pagamento), dall'altro lato (difensori e/o eventualmente altre parti del processo) sarà sufficiente utilizzare anche la versione gratuita di Skype for Business o Teams.

Ciò in quanto è evidente che il soggetto che avvia la conversazione (come detto il magistrato) deve poter disporre di una versione completa dell'applicazione avente, cioè, tutte le funzioni messe a disposizione della piattaforma (caratteristica per cui si differnzia dalle versioni quelle gratuite), tra cui, quantomeno a parere di chi scrive la possibilità di organizzare conversazioni pianificate funzione accessibile solo dalla versione completa.

Ciò non esclude ovviamente la possibilità che i difensori, per loro scelta, possando decidere di dotarsi della versione a pagamento pur non dovendo tale situazione porre alcuna discriminazione per il coretto svolgimento dell'udienza rispetto a chi utilizza la versione gratuita.

Entrambi i software sono disponibili sia in versione desktop (per computer fisso o portatile) sia per dispositivi mobili (smartphone o tablet).

Naturalmente anche per l'utilizzo della versione gratuita è necessaria preventivamente scaricare l'applicazione e creare un apposito account che poi sarà utilizzabile su tutti i dispositivi.

Per chi possiede già un account Microsoft (es: chi utilizza già Onedrive ovvero la posta elettronica outlook) è possibile utilizzarlo anche per l'accesso sia a Skype che a Teams.

Da una lettura delle norme (e dei relativi provvedimenti attuativi del DGSIA) si ricava che non è possibile utilizzare la versione personale di Skype.

Ciò anche perchè le applicazioni citate (a differenza di Skype classico) sono ottimizzate non solo per l'effettuazione di video chiamate (anche multiple) ma anche e soprattutto per lo scambio e la condivisione di file e documenti, caratteristica utile soprattutto in sede di udienza, ad esempio, per la redazione del verbale attraverso l'invio delle deduzioni in tempo reale da parte dei difensori.

Per esaminare compiutamente le differenze tra i prodotti Microsoft Team gratuito e Microsoft Team in versione completa si rimanda all'apposita pagina dei prodotti.

Quanto, infine, alle modalità pratiche di utilizzo, sempre in attesa di conoscere le varie prassi e modalità organizzative degli uffici, sono stati prodotti alcuni tutorial che forniscono supporto agli utenti già dalla fase di registrazione dell'account sino al momento di svolgimento dell'udienza stessa.

Tra questi si segnalano uno specifico per Skype for business a cura del Ministero della Giustizia ed un altro sull'utilizzo di Microsoft Teams elaborato dall'AIGA (Associazione Italiana Giovani Avvocati).

Non conoscendo ad oggi quale sarà l'effettiva durata del periodo di emergenza del Coronavirus sta di fatto che una simile sperimentazione sarà particolarmente interessante da seguire non solo per gli sviluppi nell'immediato ma anche per il suo possibile utilizzo futuro in momenti di gestione "ordinaria" delle udienze potendone semplificare lo svolgimento e consentendo, tra l'altro, a differenza di come avviene per l'udienza tradizionale, anche la partecipazione a distanza di soggetti dislocati sull'intero territorio nazionale.

Aggiornamento del 29 ottobre 2020

In data 29 ottobre 2020 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale (con decorrenza immediata) il il Decreto legge del 28 ottobre 2020 n. 137 (c.d. Decreto Ristori) il quale prevede alcune novità in materia di udienze da remoto.

In materia penale:

L'art. 23 comma 2 prevede che: "Nel corso delle indagini preliminari il pubblico ministero e la polizia giudiziaria possono avvalersi di collegamenti da remoto, individuati e regolati con provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia, per compiere atti che richiedono la partecipazione della persona sottoposta alle indagini, della persona offesa, del difensore, di consulenti, di esperti o di altre persone, salvo che il difensore della persona sottoposta alle indagini si opponga quando l'atto richiede la sua presenza".

Il collegamento da remoto può dunque essere utilizzato anche durante l'espletamento delle indagini preliminari per atti che richiedono la partecipazione della persona indagata, del difensore, della persona offesa o dei consulenti (es: incidente probatorio), ma è sempre consentito al difensore di opporsi e, dunque di chiedere che l'atto venga compiuto in modalità tradizionale, solo quando questo richiede la sua presenza, essendo perciò escluso che possa manifestare il suo dissenso in tutti gli altri casi (es: atti di indagine in cui il difensore non è una presenza obbligatoria).

Quanto alle modalità di partecipazione la norma prevede che: "Le persone chiamate a partecipare all'atto sono tempestivamente invitate a presentarsi presso l'Ufficio di polizia giudiziaria più vicino al luogo di residenza, che abbia in dotazione strumenti idonei ad assicurare il collegamento da remoto. Presso tale ufficio le persone partecipano al compimento dell'atto in presenza di un ufficiale o agente di polizia giudiziaria, che procede alla loro identificazione. Il compimento dell'atto avviene con modalità idonee a salvaguardarne, ove necessario, la segretezza e ad assicurare la possibilità per la persona sottoposta alle indagini di consultarsi riservatamente con il proprio difensore".

Quanto alla partecipazione del difensore lo stesso si collega dal proprio studio "salvo che decida di essere presente nel luogo ove si trova il suo assistito" anche se, come detto, sopra è necessario che sia assicurata, attraverso modalità non ancora definite, la possibilità di avere colloqui riservati con il cliente.

Il successivo comma 4 dell'art. 23 prevede che "la partecipazione a qualsiasi udienza delle persone detenute, internate, in stato di custodia cautelare, fermate o arrestate, è assicurata, ove possibile, mediante videoconferenze o con collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia.

Per effetto della nuova norma viene invece abrogato il comma 9 dell'art. 221 del decreto legge del 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2020, n. 77 che di fatto viene trasfuso nel successivo comma 5 il quale testualmente prevede che: "Le udienze penali che non richiedono la partecipazione di soggetti diversi dal pubblico ministero, dalle parti private, dai rispettivi difensori e dagli ausiliari del giudice possono essere tenute mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. Lo svolgimento dell'udienza avviene con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti. Prima dell'udienza il giudice fa comunicare ai difensori delle parti, al pubblico ministero e agli altri soggetti di cui è prevista la partecipazione giorno, ora e modalità del collegamento."

Confermato anche l'onere per i difensori di attestare "l'identità dei soggetti assistiti, i quali, se liberi o sottoposti a misure cautelari diverse dalla custodia in carcere, partecipano all'udienza solo dalla medesima postazione da cui si collega il difensore", mentre in caso di soggetti arrestati o fermati possono partecipare con il difensore "all'udienza di convalida da remoto anche dal più vicino ufficio della polizia giudiziaria attrezzato per la videoconferenza, quando disponibile". Prosegue la norma specificando che "In tal caso, l'identità della persona arrestata o formata è accertata dall'ufficiale di polizia giudiziaria presente".

La modalità di trattazione da remoto, invece, non è applicabile "alle udienze nelle quali devono essere esaminati testimoni, parti, consulenti o periti, nonché alle discussioni di cui agli articoli 441 e 523 del codice di procedura penale e, salvo che le parti vi consentano, alle udienze preliminari e dibattimentali".

Viene dunque salvaguardata la presenza delle parti per quello che concerne la fase istruttoria e dibattimentale, pur essendo lasciata alla stesse la libertà di esprimere il proprio consenso ad utilizzare la modalità da remoto.

Per la decisione sui ricorsi proposti per la trattazione a norma degli articoli 127 e 614 del codice di procedura penale la norma prevede che la Corte di cassazione proceda in Camera di consiglio senza l'intervento del procuratore generale e dei difensori delle altre parti, pur facendo salva la possibilità che una delle parti private o il procuratore generale faccia richiesta di discussione orale.

In ogni caso, entro il quindicesimo giorno precedente l'udienza, il procuratore generale formula le sue richieste con atto spedito alla cancelleria della Corte a mezzo di posta elettronica certificata e la cancelleria provvede immediatamente a inviare, con lo stesso mezzo, l'atto contenente le richieste ai difensori delle altre parti.

Entro il quinto giorno antecedente l'udienza le parti possono presentare con atto scritto, inviato alla cancelleria della corte a mezzo di posta elettronica certificata, le conclusioni.

Nel caso in cui una delle parti (privata o procuratore generale) voglia formulare richiesta di discussione orale la stessa va presentata entro il termine perentorio di venticinque giorni liberi prima dell'udienza e presentata, a mezzo di posta elettronica certificata, alla cancelleria.

Nei procedimenti sia civili che penali le deliberazioni collegiali in camera dì consiglio possono essere assunte mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia.

Il luogo da cui si collegano i magistrati è considerato Camera di consiglio a tutti gli effetti di legge.

Nei procedimenti penali, dopo la deliberazione, il presidente del collegio o il componente del collegio da lui delegato sottoscrive il dispositivo della sentenza o l'ordinanza e il provvedimento è depositato in cancelleria ai fini dell'inserimento nel fascicolo il prima possibile.

In materia civile:

Il decreto prevede che Il giudice possa disporre che le udienze civili in materia di separazione e divorzio congiunto, possano essere sostituite "dal deposito telematico di note scritte", nel caso in cui "tutte le parti, che avrebbero diritto a partecipare all'udienza, vi rinuncino espressamente con comunicazione, depositata almeno quindici giorni prima dell'udienza nella quale dichiarano di essere a conoscenza delle norme processuali che prevedono la partecipazione all'udienza, di aver aderito liberamente alla possibilità di rinunciare alla partecipazione all'udienza, di confermare le conclusioni rassegnate nel ricorso e, nei giudizi di separazione e divorzio, di non volersi conciliare".

Viene così introdotta per la prima volta la possibilità di svolgere in maniera completamente cartolare e cioè senza la presenza di nessuna parte l'udienza per l'omologa della separazione ovvero per la prestazione del consenso allo scioglimento o alla cessazione degli effetti civili del matrimonio, seppur con la necessaria assunzione di responsabilità delle parti stesse, sia in ordine alla conoscenza delle norme, sia in ordine all'espressa volontà di non partecipare.

Novità anche in relazione alla possibilità, introdotta dalla norma, per il giudice di partecipare all'udienza in luogo diverso dall'ufficio giudiziario in deroga a quanto previsto nelle previgenti disposizioni.

Come già detto sopra per i procedimenti penali, anche per i procedimenti civili le deliberazioni collegiali in camera di consiglio possono essere assunte mediante collegamenti da remoto tra magistrati individuati e regolati con provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia.

In materia tributaria:

L'art. 27 del Decreto si occupa della giustizia tributaria.

La norma prevede che "fino alla cessazione degli effetti della dichiarazione dello stato di emergenza nazionale da Covid-19, ove sussistano divieti, limiti, impossibilità di circolazione su tutto o parte del territorio nazionale conseguenti al predetto stato di emergenza ovvero altre situazioni di pericolo per l'incolumità pubblica o dei soggetti a vario titolo interessati nel processo tributario, lo svolgimento delle udienze pubbliche e camerali e delle camere di consiglio con collegamento da remoto è autorizzato, secondo la rispettiva competenza, con decreto motivato del presidente della Commissione tributaria provinciale o regionale da comunicarsi almeno cinque giorni prima della data fissata per un'udienza pubblica o in camera di consiglio".

L'avviso dell'ora e le modalità di comunicazione del collegamento deve essere eseguito, invece, almeno tre giorni prima dell'udienza.

Prosegue poi la norma stabilendo che in alternativa alla connessione da remoto (sostanzialmente ove questa non sia possibile), le controversie fissate per la trattazione in udienza pubblica, passano in decisione sulla base degli atti, salvo che almeno una delle parti non insista per la discussione, con apposita istanza da notificare alle altre parti costituite e da depositare almeno due giorni liberi anteriori alla data fissata per la trattazione.

Nel caso in cui sia chiesta la discussione e non sia possibile procedere mediante collegamento da remoto, si procede mediante trattazione scritta, con fissazione di un termine non inferiore a dieci giorni prima per il deposito di memorie e di cinque giorni per repliche.

L'ultimo comma precisa che, le modalità di svolgimento delle udienze da remoto sono disciplinate dall'art. 16 del decreto-legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito, con modificazioni, dalla legge dicembre 2018, n. 136.