新北市教育產業工會檔案保存年限及銷毀處理辦法

新北市教育產業工會檔案保存年限及銷毀處理辦法

中華民國一一○年十二月二十五日第三屆第二次會員代表大會訂定

第一章：總則

第1條：新北市教育產業工會（以下簡稱本會）為健全本會檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特制訂本法。

本法未規定者，適用其他相關法令規定。

第二章：管理

第2條：檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。

檔案中有可供陳列鑑賞、研究、保存、教化世俗之器物，得交有關機構保管之。

第3條：檔案管理作業，包括下列各款事項：

一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。

二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。

三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。

四、保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置妥善存放。

五、檢調：指因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱。

六、清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。

七、安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊等，而採行之防護及對己受損檔案進行之修護。

八、其他檔案管理作業及相關設施事項

第4條：定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。

第5條：工會所有之文字或非文字資料，各機關認為有保存之必要者，得請提供，以微縮或其他複製方式編為檔案。

第三章：應用

第6條：檔案有下列情形之一者，得保密並禁止複印、抄錄及閱覽：

一、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

二、有關人事及薪資資料者。

三、依法令或契約有保密之義務者。

四、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

第7條：會務工作人員閱覽檔案不得有下列行為：

一、添註、塗改、更換、抽取、圈點、或汙損檔案。

二、拆散己裝訂完成之檔案。

三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

第8條：工會所有之文字或非文字資料，主管機關認為有閱覽、抄錄或調閱之必要者，工會應請提供，以原始檔案、微縮或其他復製方式編為檔案。

第四章：保存

第9條：檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存

一、永久保存：

（一）、立案證書

（二）、章程及其他組織簡介

（三）、團體之設立案

（四）、團體沿革史

（五）、歷屆會員（代表）大會紀錄

（六）、歷屆理監事名冊

（七）、歷屆常務理事交接名冊

（八）、年度預決算及追加減預算案件

（九）、各項基金之籌募與保管案件

（十）、不動產或鉅額動產之營繕案件

（十一）、各種財產契約及權狀

（十二）、財產清冊

（十三）、各項重要工程之興建案件

（十四）、增減產權之變更案件

（十五）、關於各種財產之未結案件

（十六）、其他可供永久查考之案件

二、十年保存期：

（一）、關於章程之修正案件

（二）、會務工作人員編制案件

（三）、會員之處分案件

（四）、經費收支帳冊、傳票、憑證及其他有關文件

（五）、接受委辦業務案件

（六）、其他可供十年內參考文件

三、五年保存期：

（一）、年度工作計劃書

（二）、改選報告書

（三）、選舉票。

（四）、各種會議之申請書表及函復表。

（五）、各種開會通知。

（六）、會員（代表）出入會案件

（七）、理、監事異動案件。

（八）、會員名冊及會籍資料

（名冊經掃描檔案儲存後，紙本可以銷毀，以電子形式儲存）

（九）、理、監事會議記錄

（十）、各種監察憑證。

（十一）、其他可供五年內參考案件。

四、三年保存期

（一）、會務工作人員之異動案件。

（二）、各種定期報表。

（三）、會務工作人員之差假考勤案件。

（四）、一般會報、普通會報之報告與紀錄。

（五）、其他僅供短期內參考案件。

五、辦後彙毀：

（一）、邀請函、訃聞或其他普通交際函無保存價值者。

（二）、彼此寄贈書刊謹表致謝之案件。

（三）、通案通知僅函復收到日期或僅表明具體辦法之案件。

（四）、證照存根而案已完結與現制無關係之案件。

（五）、其他臨時辦理案件無保存必要者。

第五章：銷毀

第10條：銷毀檔案應按照本原則之規定於每年終了時辦理之。

已屆保存年限之檔案，工會檔案管理單位或人員應依檔案規定之格式製作檔案銷毀目錄，送理監事表示意見，理監事會認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。

第11條：經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運送過程之安全。

檔案之銷毀，應由檔案管理單位會同理監事派員全程監控，並應注意環境保護事宜。

第12條：檔案之銷毀方法如下：

（一）、化為碎紙或溶為紙漿

（二）、焚化

（三）、擊碎至檔案內容無法辨識

（四）、化為粉末

（五）、消磁

（六）、消除電子檔或重新格式化

（七）、其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法

前項方法，必要時得併用之

第13條：已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號；但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。

第14條：已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀檔案之報備文件永久保存。

第六章：附則

第15條：本辦法應經會員（代表）大會會議決議通過，並呈報主管機關核備後施行，修正時亦同。