Kỹ năng làm việc hiệu quả tăng hiệu suất mỗi ngày

Có bao giờ bạn cảm thấy tò mò tại sao đồng nghiệp có thể hoàn thành tốt công việc một cách hợp lý và nhanh chóng? Bạn luôn muốn tìm ra đâu là cách làm việc hiệu quả để hoàn thiện kết quả mỗi ngày?

Bí quyết làm việc hiệu quả – chắc hẳn bạn cũng đã nghe qua nhiều lần từ sự hướng dẫn của người quen hay từ những bài tin trên mạng xã hội rồi phải không. Chuyện mà bạn những tưởng như hàn lâm, khó hiểu thật ra lại rất dễ dàng. 

Cùng bật mí danh sách 14 phương pháp làm việc hiệu quả tối ưu trong nội dung dưới đây.

Đầu tiên, thế nào là mẹo làm việc hiệu quả?

Phương thức làm việc hiệu quả chính là những phương pháp hợp lý để  tối ưu hóa khoảng thời gian cụ thể bạn dành cho các task để  củng cố hiệu quả và chất lượng làm việc của bản thân. 

Vấn đề này cũng tương đương với việc bạn không bắt buộc tăng ca, “cày cuốc” lâu hơn hay cực nhọc hơn nhưng vẫn chắc chắn hoàn thành tiến độ deadline và kế hoạch đề ra. 

Thực sự chính là thế. Người làm việc tối ưu hóa sẽ không quan trọng dành không ít thời gian và công sức hơn để thực hiện một cách tốt nhất cho tất cả công việc. Những việc họ đang thực hiện chính là tư tưởng khôn khéo về phương pháp mà họ làm việc, cũng như về kỹ năng phân chia và quản trị thời gian hợp lý.

Lựa chọn công việc mình ưa thích

Hãy làm công việc mình yêu thích để ngay cả khi over time vì deadline bạn cũng sẽ không cảm thấy thất vọng và chán nản. Một vị trí yêu thích cho bạn  khích lệ để hoàn thành nó tốt nhất có thể. Khi làm việc, cơ thể bạn tự chủ động tạo ra năng lực tích cực và giúp đỡ bạn làm việc vui vẻ hơn.

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không hề dễ dàng. Mấy ai đang làm đúng công việc mình thích và phù hợp bản thân? Thiếu hướng đi ban đầu và không có cơ hội trải nghiệm là yếu tố khiến đa số người mãi hoang mang vì tìm sai việc; nhảy việc rồi lại vội vàng chọn sai.

Phân bổ thứ tự ưu tiên, bỏ đi chuyện không quan trọng

Nhiều người trẻ  ôm đồm hàng trăm nhiệm vụ vì nghĩ rằng làm càng nhiều, rèn luyện càng nhiều. Nhưng nếu bạn thực hiện nhiều công việc một cách không có thứ tự mà không quan tâm với tính cần thiết của công việc, bạn sẽ càng dễ dàng bị lạc hướng và vượt sức. Từ đó, việc tiếp thu trở nên vô nghĩa và kết quả làm việc cũng bị thuyên giảm.

Bước đầu tiên cho quy trình xây dựng cách tiếp cận công việc và làm việc hiệu quả, chính là lập mục tiêu, sắp xếp mức độ ưu tiên cho những vấn đề cần hoàn thành đầu tiên nhất. 

Đừng nóng nảy làm quá nhiều nhiệm vụ trong một thời điểm, bạn sẽ không thể làm việc tối ưu khi sự tập trung bị chia thành nhiều phía. Học cách bỏ đi nhiệm vụ không ưu tiên sang một bên cũng là vứt đi một phần căng thẳng, lấy lại một phần  tập trung để nâng cao kết quả làm việc.

Ứng dụng quy tắc 2 phút

Đây là một cách hay được tạo cảm hứng từ David Allen, một nhà tư vấn có tiếng về việc tăng hiệu quả và kết quả làm việc cho các doanh nghiệp. Ông cho rằng: Nếu như bạn có những nhiệm vụ mà thời gian giải quyết chỉ dưới 2 phút, hãy ưu tiên tổng hợp các vấn đề đó và giải quyết thật gọn lẹ để gạt bớt bận tâm.

Chúng có thể là những vấn đề nhỏ lẻ như in hồ sơ, viết email, tương tác khách hàng, v.v, và bạn đảm bảo có thể thực hiện gọn lẹ. 

Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp ngăn nắp list vấn đề chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Bạn sẽ nhận ra bất ngờ khi nhận ra các công việc nhỏ lẻ đã được hoàn thành xong xuôi. Giờ đây bạn chỉ cần dành phần lớn thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn (và đừng quên cho số thứ tự ưu tiên để thực hiện chúng nhé).

Tách biệt điện thoại khi không có nhu cầu sử dụng quan trọng

Nhiều khi chúng ta cầm và lướt điện thoại một cách không suy nghĩ. Hay cũng có khi bạn không có mục đích sử dụng, nhưng các thông báo hiện lên thường xuyên từ những trang social khiến bạn mất tập trung khỏi nhiệm vụ bạn đang làm.

Chính vì vậy, bí quyết làm việc hiệu quả chính là hãy để điện thoại tách biệt bạn nếu không có bất kỳ chuyện cấp bách nào cho việc sử dụng chúng. Để điện thoại xa tầm với của tay, chẳng hạn như ở một góc phòng cách xa chỗ làm việc, hoặc để trong một đựng nào đó. Không những tránh xao nhãng  vừa kết hợp sự “cai nghiện” điện thoại mỗi ngày.

Bạn cũng có thể tắt chuông thông báo điện thoại để tập trung hơn – đây cũng là một bí kíp tối ưu để làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Tối đa công việc nhờ các công cụ công nghệ hiện đại

Để có thể làm việc hiệu quả và chính xác, một bộ nhớ của chúng ta là chưa hề đủ. Việc kết hợp tận dụng các “trợ lý” nhắc nhở hay sổ tay là cách tốt nhất để chắc chắn bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào và làm việc hiệu quả hơn.

Bạn có thể trải nghiệm các biện pháp trực tuyến như:

• Google Calendar: Lịch, sự kiện ,việc cần làm, dễ dàng tương tác, tạo cuộc họp với đồng nghiệp.

• Google Keep: Note của bạn, liên kết với các ứng dụng khác trong Google

• Any.do: Lịch kết hợp với to-do list

• Gtask: Soạn todo list và nhắc nhở bạn thực hiện

• Trello: Quản lý task đơn giản, hiệu quả

Hoặc bất kỳ ứng dụng hỗ trợ nào phù hợp với nhu cầu tận dụng, để giúp quản lý nhiệm vụ và các thời hạn công việc.

Dự phòng hồ sơ điện tử

Khi số lượng hồ sơ cần bảo quản trở nên nhiều hơn, bạn  sẽ gặp rất nhiều trắc trở trong chuyện ghi nhớ và phân chia. Sẽ có những trường hợp bạn không thể nhớ nổi những tài liệu liên quan là gì hay cần phải mang theo các hồ sơ nào. 

Vì vậy, để việc bảo quản trở nên dễ dàng hơn, hãy tận dụng những kho lưu trữ online như Google Drive hoặc Dropbox, lập danh sách lưu trữ các hồ sơ cần thiết, tạo tệp cho từng loại và tải chúng lên. 

Đây là phương thức giúp bạn giải quyết và hoàn thành tốt công việc vô cùng hiệu quả.

Tự lên “lịch họp” với chính mình

Dành ra cho mình các khoảng thời gian tập trung hoàn toàn vào công việc chính là cách làm việc hiệu quả nhất. 

Một bí quyết hay từ Chuyên gia Life Coaching đó là bạn hoàn toàn có thể đặt lịch họp cho bản thân để tạo khoảng giờ tập trung cho công việc, chẳng hạn như tự book cuộc họp trên Google Meet,…

Kết nối với đồng nghiệp

Chắc chắn hiệu quả làm việc không có nghĩa là bạn phải thực hiện một mình. Liên hệ với đồng nghiệp để tìm kiếm sự đồng hành chính là một biện pháp làm việc tối đa hóa mà ít ai ngờ tới. Đặc biệt là trong trường hợp làm việc từ xa tại nhà.

Làm việc hiệu quả là khi bạn biết áp dụng hầu hết các tiềm năng và nguồn lực xung quanh để thúc đẩy năng suất làm việc của chính mình. 

>> Xem thêm: Khám phá các phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả 

Nhờ trợ giúp đúng người đúng việc

Hầu hết bạn trẻ lần đầu tiên đi làm dễ  rơi vào bẫy ôm hàng tá công việc và gây bản thân đảm đương quá nhiều chuyện. Đây chẳng phải là cách làm việc tốt mà còn sẽ là lỗi lầm lớn khiến bạn dẫm chết kết quả công việc; đồng thời gây hại xấu đến sức khỏe nữa đấy!

Hãy nhờ sự đồng hành của người có chuyên môn hoặc đồng nghiệp cùng phòng ban. Nhờ đúng người đúng việc lúc nào cũng có lợi cho bạn và toàn tổ chức. Hãy lưu ý, bạn đang vận hành trong một công ty; là bạn hoạt động trong tập thể. Vì vậy thói quen hay suy nghĩ “một mình vẫn ổn” không phù hợp trong tình huống này tí nào. 

Thưởng cho mình các quãng nghỉ ngắn

Rất nhiều chuyên gia hàng đầu và những người đi làm làm việc hiệu quả đều cho rằng, họ không thể chú tâm hoàn toàn  8 tiếng liên miên, điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị stress và dễ tác động đến hiệu suất làm việc. 

Bởi vậy, các khoảng nghỉ giữa giờ là rất thiết yếu để lấy lại năng lượng. Song, quản lý thời gian nghỉ như thế nào sao cho thích hợp với mong muốn và không làm ngưng lại sự chú tâm là rất cần thiết. 

Bạn có thể thử cách thức Pomodoro để quản lý thời gian làm việc hợp lý. Giải pháp này đề xuất rằng  cứ 25 phút làm việc, bạn nên nghỉ ngắn 5 phút để hồi phục năng lượng. Việc này sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc rèn luyện hiệu suất làm việc của bạn.

Đánh dấu quá trình làm việc

Một trong những biện pháp tối ưu để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả và kết quả chính là đánh dấu quy trình và sự thăng tiến mà bạn giải quyết sau các công việc. 

Sau mỗi lần thực hiện công việc nào đó, bạn có thể xóa chúng khỏi to-do list hay là ghi nhận sự cải tiến của mình theo nhiều bí quyết khác nhau để điều chỉnh và khích lệ tinh thần làm việc suốt cho một cả ngày dài.

Cùng với đó, hành động ghi chép và đánh dấu lại những thành tựu tiến bộ như này sẽ vô cùng ích lợi nếu bạn cần tìm dẫn chứng cụ thể khi tham gia các buổi đánh giá năng lực, đề xuất tăng lương, thăng tiến, hay thậm chí là khi tìm kiếm công việc mới.

Tránh để bản thân bị áp lực, căng thẳng quá mức

Một biện pháp tối ưu để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là hạn chế căng thẳng. Dẫu rằng không thể phủ nhận, lo âu và sự căng thẳng cũng chính là một nguồn động lực hiệu quả để bạn cố gắng và nhờ đó tiến bộ hơn.

Nhưng cho dù vậy, việc gì cũng cần phải có giới hạn của nó. Khi rơi vào trường hợp lo âu và căng thẳng quá mức, bạn sẽ sớm kiệt sức và  từ đó, hiệu quả làm việc cũng trở nên thụt lùi. 

Vì thế nên dù có “tham công tiếc việc” như thế nào đi chăng nữa, bạn đừng quên chăm sóc chính mình và dành thời gian để xả stress, tham gia những hoạt động lành mạnh để kích thích một cơ thể khỏe mạnh. Và hãy nhớ, nếu như cảm thấy căng thẳng, hãy trao đổi với sếp hay người quản lý để giảm số lượng nhiệm vụ cho hợp lý nhé!

Làm việc có định hướng, cụ thể

Trước khi đi vào thực hiện công việc, cách tốt nhất để bạn làm việc hiệu quả, chính là đưa ra chi tiết công việc cần làm, kế tiếp là lên hoạch định kiểm soát các công việc một cách cẩn trọng, chính xác nhất. 

Bạn nên đưa ra mục tiêu khi làm từng đầu các bước, bao gồm khoảng thời gian làm việc, khối lượng công việc, và năng suất mong muốn.  Bạn có thể sử dụng các vật dụng hỗ trợ như to-do list, thời khóa biểu, lịch, sổ tay kế hoạch, hoặc những tool thông minh để tìm cách phân bổ và quy hoạch khoảng thời gian làm việc hiệu quả. 

Đừng ngại ngùng trải nghiệm nhiều loại công cụ hỗ trợ và phối hợp chúng với nhau để khám phá cách phù hợp nhất với bản thân nhé! Mỗi người sẽ có cách quy hoạch định hướng và tổ chức công việc khác nhau. Cho nên, hãy từ từ thử sức và khám phá.

>> Nguồn bài viết tham khảo: 

1. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/work-effectively 

2. https://lcv.com.vn/lam-viec-hieu-qua