Internkontroll
Rådmannen har ansvar for at kommunen drives forsvarlig. Alle enheter i Trondheim kommune skal ha et system for internkontroll. Kvaliteket og styringskraftportalen er to spesifikke verktøy som kommunen bruker i det daglige arbeidet med internkontroll. I tillegg vil økonomisystemet og HR systemet hjelpe enheten til å holde orden i eget hus. Disse bidrar til at internkontroll er en naturlig del av vår virksomhetsstyring og utøvelse av ledelse. Internkontrollen skal bidra til å øke sannsynligheten for å nå fastsatte mål, at vi etterlever fastsatte lover og regler og at vi leverer tjenester med god kvalitet til kommunens innbyggere.
Kvaliteket
Kvaliteket er Trondheim kommunes kvalitetssystem. Her har vi dokumentstyring, avvik- og forbedringsmeldinger og forebyggende risikovurderinger. Kvaliteket samler nødvendige styringsdokumenter, prosedyrer, rutiner og retningslinjer. Enhetene i kommunen skal minst en gang i året gjennomgå systemet for å sikre forbedringer og nødvendige endringer. Avviks- og forbedringsmeldinger hjelper oss til å ha en kontinuerlig forbedringsprosess i hele kommunen. Dokumentasjon av hendelser er også viktig for å sikre at brudd på lover, forskrifter, prosedyrer og rutiner ikke gjentar seg. Trondheim kommune har mange pågående og nye prosesser. Risikovurderinger skal brukes for å forutse og ha kontroll på uheldige hendelser som kan dukke opp. Dette er viktig forebyggende arbeid.
Styringskraftportalen
Rådmannen har i løpet av 2017 utviklet et nytt verktøy i styringskraftportalen som skal gjøre det enklere å drive systematisk og samordnet internkontroll. Formålet med verktøyet er å styrke bevisstheten om internkontroll ved alle kommunens enheter. Verktøyet bidrar til at rådmannen lettere kan følge opp arbeidet med internkontroll gjennom faste punkter i årshjulet. Dette innebærer blant annet en evaluering av internkontrollarbeidet for inneværende år, og risikovurderinger for å identifisere områder for arbeidet med internkontroll for neste år.
Varsling
Trondheim kommune har et system for varsling av kritikkverdige forhold. Ansatte og innleide i kommunen kan varsle på flere ulike måter; varsle til leder, varsle til tillitsvalgt eller verneombud eller til varslingssekretariatet. Det foreligger en rutine for intern varsling som skal veilede varsler.