Mål og resultater

Arbeidsgiverområdet

Mål: Vi har samsvar mellom oppgaver og kompetanse

For å kunne si at Trondheim kommune er en attraktiv arbeidsgiver, er det en forutsetning at kommunen over tid har samsvar mellom sine oppgaver og tilgjengelig kompetanse. Samsvaret kan sikres både gjennom å utvikle kompetansen (rekruttering, opplæring, organisasjonsutvikling) eller ved ulike former for innovasjon som gjør det mulig å dekke innbyggernes tjenestebehov på nye måter. Det vil være naturlig å vurdere utviklingen på følgende områder:

Indikatorer

Ledige stillinger blir besatt med kvalifiserte søkere, og kartlegging av studenter i praksis viser at studentene ønsker å jobbe i Trondheim kommune etter endt praksis
Medarbeiderundersøkelsene viser at medarbeiderne får brukt kompetansen sin, mestrer oppgavene og håndterer arbeidsbelastningen
Sykefraværet for 2017 er under 8,8 prosent, kommunen har færre enn 220 nye uføretilfeller per år og mer enn 65 prosent av aldersgruppen 62 til 67 år tar ikke ut AFP
Den gjennomsnittlige stillingsprosenten for faste ansatte i hele kommunen går opp fra 80 til 81,5 prosent. For turnusbaserte tjenester økes den gjennomsnittlige stillingsprosenten fra 71 til 72 prosent. Andelen ansatte som søker redusert stilling går ned
Alle medarbeidere følges opp av én ansvarlig leder gjennom årlige utviklingssamtaler, og 200 enhets- og avdelingsledere gjennomfører kommunens ledelsesutviklingsprogram hvert år samtidig som den formelle lederkompetansen (med studiepoeng) øker
Alle fast ansatte i helse – og velferdstjenesten med over 25 prosent stilling uten formell helsefaglig utdanning skal få tilbud om fagopplæring
Innføring av brukervennlige interne arbeidsverktøy bidrar til bedre samhandling internt, færre overlappende arbeidsprosesser og redusert behov for løpende opplæring og support

Resultater

I 2017 ble det publisert 1 286 stillingsannonser, med totalt 2 812 stillinger. Dette er alt fra faste stillinger og definerte vikariater til tilkallingsvikarer, ferieavløsere, rekrutteringsstillinger (studenter) og annet. Det var 48 959 søkere til disse stillingene
I 2017 ble det ansatt mange nye ledere i Trondheim kommune.

Hovedtyngden var nyopprettede avdelingslederstillinger.

Helse og velferd: 175 stillinger
Skoler og barnehager: 194 stillinger
Barne- og familietjenesten (BFT): 35 stillinger
Interne tjenester: 12 stillinger
Kultur og næring: 15 stillinger
Det ble også tilsatt 23 nye enhetsledere, åtte menn og 15 kvinner

Det er i snitt 11-12 søkere per lederstilling. Av disse er det mange søkere på styrerstillinger og innenfor BFT. Kun fire, fem søker rektorstillinger.

For oversikt over lærlinger i kommunen henvises det til vedlegg II

Sykefraværet i Trondheim kommune var i 2017 på 9,2 prosent. Dette er det laveste sykefraværet som er registrert i kommunen på årsbasis de siste 20 årene. Sykefraværet er redusert på alle de store virksomhetsområdene
Det var 224 nye tilfeller av uførhet i Trondheim kommune i 2017. Dette er ni færre enn i 2016. Antallet nye uføre har vært stabilt de siste årene. I 2017 var 41,1 prosent hundre prosent ufør mot 49,4 prosent i 2016.

Vi ser en minimal økning i den gjennomsnittlige pensjoneringsgraden fra 2016 til 2017. Det vises til tabeller og graf i vedlegg IV for gjennomsnittlig pensjoneringsgrad og andel ”årsverk” AFP. Seniorpolitikk inngår som en del av Trondheim kommunes personalpolitikk. Det viktigste arbeidet foregår på enhetsnivå der ulike tiltak som tilrettelegging av arbeidssituasjonen, milepælsamtaler, kompetanseheving med mer må vurderes.
Den gjennomsnittlig stillingsprosenten i Trondheim kommune for fast ansatte er 83 prosent. Det er det samme som i 2016. For Helse og velferd er den gjennomsnittlige stillingsprosenten på 72 prosent, for 2016 var det 71 prosent.
Andelen heltidsansatte i Trondheim kommune har økt i 2017. Arbeidsgiverpolitikken som ble vedtatt i bystyret i februar 2016 (PS 0022/16) legger vekt på hele faste stillinger som en av flere prioriterte områder. Andelen ansatte i hel stilling har økt fra 58,9 prosent til 60,8 prosent. Ved ledige stillinger lyses flere og flere ut som hele stillinger. I noen tilfeller jobber ansatte likevel redusert. En årsak er at ansatte har mulighet til å søke reduksjon i sin stilling på grunn av omsorgsoppgaver eller egen helse. De turnusbaserte tjenestene har størst andel av deltidsansatte. Disse områdene yter tjenester døgnet rundt. Helse og velferd har de fleste turnusbaserte enhetene. For Helse og velferd er utviklingen også positiv. Heltidsandelen er økt fra 42,7 til 45,4 prosent.
Rådmannen fortsetter å utvikle lederkompetansen i organisasjonen gjennom Ledelsesskolen. Den startet opp i sin nåværende form i mars 2017. Om lag 800 ledere (enhetsledere og avdelingsledere) skal i løpet av 2017 og 2018 gjennomføre fem samlinger à to dager. Der får grupper på 20 - 40 ledere en innføring i kommunalt lederskap i teori og praksis. (Se mer om dette under kapittelet om organisasjonsutvikling). Denne satsingen kommer i tillegg til ledelsesutvikling som tilføres eksternt (rektorskolen, den nasjonale helselederutdanningen med mer)
Alle fast ansatte i helse– og velferdstjenesten over 25 prosent stilling uten formell helsefaglig utdanning har fått tilbud om fagopplæring
Moderne brukervennlige interne arbeidsverktøy er innført og bidrar til bedre samhandling og samskriving internt, færre overlappende arbeidsprosesser og redusert behov for løpende opplæring og support

Mål: Innbyggerne betjener seg selv gjennom digitale tjenester

Visjonen for digitaliseringsarbeidet i Trondheim kommune er at innbyggerne skal oppleve mestring i møtet med kommunen. Dette kan bety at innbyggerne gjøres mindre avhengige av kommunens medarbeidere, og at oppgaver som tidligere ble løst manuelt blir automatisert. Når rådmannen følger opp dette periodemålet vil det være naturlig å vurdere utviklingen på følgende områder:

Indikatorer

Digitaliseringsprosjekter blir levert til rett tid, kostnad og kvalitet
Innbyggerne velger de digitale tjenestene og vurderer dem som brukervennlige
Digitalisering erstatter tidligere manuelle arbeidsprosesser på de områder som til enhver tid prioriteres

Resultater

Ebyggesøknad er forsinket av Direktoratet for byggkvalitet og kommunene må avvente ferdigstillelse
Minside er forsinket i forhold til opprinnelig plan og arbeidet fortsetter i 2018 for å bli ferdig i tråd med ambisjonene i første fase
Etablering av løsning for forsendelse av digitale brev fra ulike systemer i kommunen måtte velge en ny løsning enn opprinnelig tenkt. Dette skyldes at leverandørmarkedet tilbyr andre løsninger
Nytt forsystem for kommunaltekniske avgifter er forsinket og blir dyrere enn tidligere antatt i forslag til Handlings- og økonomiplan for 2019-2022. Årsaken er primært liten konkurranse
Prosjektet Digitale politikere er om lag ett år forsinket som følge av at anbudsprosessen må gjennomføres på nytt på grunn av manglende tilbud
eByggesak ble innført i 2017. Løsningen skulle øke kvalitet og effektivitet på intern saksbehandling. En ekstern spørreundersøkelse viste at nær 50 prosent opplevde bedring av saksbehandlingstiden og 65,7 prosent mente at forutsigbarhet og likebehandling opplevdes som før eller bedre, etter at kommunen skiftet løsning
Kommunens første og integrerte Min sidetjeneste var tjenesten “Mitt bibliotek”. Denne tjenesten muliggjør autentisering ved eksempelvis uthenting av bok. Totalt benyttet 3 904 brukerne seg av meråpne bibliotek ved bruk av tjenesten Mitt bibliotek. Flere Min sidetjenester lanseres i 2018
Enhetene bydrift og kontortjenesten tok i bruk kommunens nye henvendelsesløsning i 2017 og erstattet tidligere manuelle prosesser. Eksempel på slike prosesser er generelle henvendelser og hentesaker, utlånssaker, mottak av anbud/registrering, telefonihenvendelser, driftshenvendelser til Idrett, park og skog, trefellingshenvendelser, aktivitet i marka og erstatningssaker for vei. Oppvekstområdets meldingstjeneste Meldeboka ble lansert for barnehagene i kommunen i 2017 og har erstattet flere papirbaserte prosesser rundt påmeldingsaktiviteter, meldinger og informasjon til foresatte. 102 kommunale barnehager ble lagt inn i meldeboka
Innovasjon i prosjekter - samarbeid stat og norske kommuner. Trondheim kommune har benyttet ulike tilnærminger for å fremme innovasjon i IT- anskaffelser blant annet i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, og gjennom samarbeid med andre kommuner, KS og stat når tilbudet i markedet er lite. Et eksempel er det nasjonale prosjektet digiBarnevern (Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet). Prosjektets mål er å forbedre barnevernet gjennom å forbedre it-løsningene som benyttes av tjenestemottakere og ansatte. Et annet eksempel er digitale planprosesser, som bygger videre på KS ePlanSak, en nasjonal produktspesifikasjon som Trondheim kommune har deltatt i utformingen av, og hvor kommunene deler på å spesifisere ulike brukerreiser

Mål: Vi er en åpen kommune

En samfunnsutvikling med vekt på sosiale nettverk, delingsøkonomi og økende digitalisering, utfordrer kommunes rolleforståelse, organisering og systemer. Begreper som ”kommune 3.0” peker på en utvikling der grensene mellom kommunen som tjenesteyter og innbyggeren som ”kunde” viskes ut til fordel for en samhandling der kommunen definerer og løser oppgavene i en stadig tettere dialog med omgivelsene. For å skape en åpnere kommune, vil det for eksempel være behov for å satse mer på kunnskaps- og erfaringsdeling, åpne data / åpne systemer. Mer aktiv bruk av innovative anskaffelser der formuleringen av behov/løsning åpner opp for nye aktører, og en mer fleksibel bruk av ansattes tid som tar høyde for at brukere, pårørende og sosiale entreprenører ønsker å bidra til god løsninger og en positiv samfunnsutvikling. Gjennom evaluering, læring og kunnskapsdeling omsetter kommunen ny kunnskap i ny og bedre praksis.

Indikatorer

Medarbeiderundersøkelsen viser at medarbeiderne opplever å bli hørt og føler at det er trygt å ytre seg
Vi er åpne om våre avvik og de blir behandlet/lukket innen fristen
Kommunen øker antall datasett som ligger åpent tilgjengelig for eksterne aktører så lenge det ikke er tungtveiende hensyn som taler mot
Flere offentlige anskaffelser blir gjennomført med en åpen og bred markedsdialog i forkant av konkurransen, som beskrevet i metodikk for innovative, offentlige anskaffelser (IOA)
I plan- og utredningsarbeid benyttes samskrivingsverktøy og dokumentene samles og gjøres lett tilgjengelig for alle medarbeidere gjennom hele utredningsprosessen
Det er viktig at innbyggere forstår informasjon de mottar fra kommunen. I kommunikasjonen med innbygger og internt i kommunen skal ansatte bruke et klart språk, jf. kommunens egen språkprofil. Innen 2019 skal alle virksomhetsområder ha kjennskap til og ha tatt i bruk kommunens språkprofil.
Tjenestedesign er en måte å utvikle tjenester på hvor brukeren settes i sentrum og blir involvert. Vi tar i bruk metoder og verktøy for tjenestedesign i utviklingen av kommunale tjenester

I tillegg til indikatorene over, vil kommunens løpende økonomirapportering være en kritisk indikator på om tiltak på arbeidsgiverområdet har ønsket effekt.

Resultater

Rådmannen har ikke hatt medarbeiderundersøkelse i 2017. Ny medarbeiderundersøkelse sendes ut i april 2018
Kvalitekets avviks- og forbedringsmodul har vært benyttet gjennom hele året. På slutten av året var det en tydelig økning i antall hendelser på oppvekstområdet, som var det området Trondheim kommunerevisjon mente hadde størst forbedringspotensial. Totalt sett ble det registrert 17 601 hendelser i hele Trondheim kommune i 2017. I 2016 ble det registrert 17 476 hendelser. Dokument-modulen i Kvaliteket brukes jevnt. Dokumentene er vist i snitt om lag 65 946 ganger per md., og det gjennomføres rundt 9 358 søk i Kvaliteket hver måned i snitt. Antall dokumenter i Kvaliteket er ved årsskiftet 15 527. Kommunen får stadig henvendelse fra media om innsyn i avvik på ulike områder. Høsten 2017 var det økt fokus på Trondheimsskolen, elever og læreres arbeidsmiljø. Kommunes system ble brukt av Adresseavisen for å få frem hva lærere har meldt inn av hendelser som påvirker deres arbeidsmiljø
I 2017 har vi gjennomført et forsøk på å åpne et datasett i samarbeid med Stavanger og Bærum kommune. Datasettet skoleruter ble gjort tilgjengelig våren 2017. Ved å benytte lik standard og format på datasettet oppnådde kommunene å skape interesse for utvikling av tjenesten www.skoleruter.no. Erfaringene forøvrig er at etablering av maskinlesbare datasett er noe ressurskrevende og blir gjenstand for prioriteringsdiskusjon i det daglige. For å være bedre i stand til å prioritere nye datasett, ble det i tillegg gjort en omfattende kartlegging av alle potensielle datasett som kommunen eier i 2017. Det ble også initiert kontakt med flere gründermiljø for å skape etterspørsel.
Innovative offentlige anskaffelser (IOA). Trondheim har fortsatt å ta i bruk IOA på nye områder i 2017. blant annet i forbindelse med utbyggingen av Granåsen.
I 2017 ble det startet 5 989 utviklingssamtaler som er dokumentert i HR-portalen. Det tilsvarer 52,2 prosent Det er et forventet at tallet vil stige i 2018. Lederspennet er ikke så stort som det har vært på grunn av innføringen av avdelingsledelse på de store enhetene
I 2017 har Fagenhet for oppvekst og utdanning gjennomført et klarspråkprosjekt. En skrivegruppe har revidert om lag 15 standardbrev/tekster, og det har vært gjennomført kompetansehevende tiltak (endags kurs) og vært tema på samlinger. Det har også vært kurs i å skrive politiske saker for rundt 30 ansatte i rådmannens fagstab. Alle kurs i nytt publiseringsverktøy inneholder også klart språk som tema. Prosjektleder for klarspråkarbeidet i kommunen fikk utmerkelsen “Årets trekkhund 2016” fra kommunalminister Jan Tore Sanner. (I 2015 og 2016 har det vært klarspråkprosjekter på Byutviklingsområdet og Helse- og velferd)
Bruk av samskrivingsverktøy for å lette samarbeidet og informasjonsflyt under utredningsprosessen har hatt positiv effekt. Et drøyt halvår etter innføringen av kontorpakke med fokus på samhandling og deling, er det en tydelig positiv dreining mot at ansatte nå anser samhandling og samproduksjon som vesentlig enklere enn tidligere.
Alle ledere i Trondheim kommune får opplæring i tjenestedesign som en integrert del av kommunens satsning på innovasjonsledelse gjennom Ledelsesskolen. I løpet av 2017 har 500 enhets- og avdelingsledere fått opplæring
Trondheim kommune og NTNU fremforhandlet i løpet av 2017 en omfattende avtale om universitetskommunesamarbeid, kalt universitetskommune TRD 3.0. Avtalen bygger på erfaringene fra området Oppvekst og utdanning og Helse og velferd, og gjør at kommunen ved inngangen til 2018 har satt samarbeidet i system på alle virksomhetsområder. Avtalen dekker samarbeid både innen forskning, undervisning og innovasjon, og bidrar til å sikre kommunens langsiktige tilgang på kunnskap og kompetanse