Beskrivelse av aktiviteter i prosjektene

Digitale politikere - rett på sak

På politisk nivå er det stort behov for digitalisering av arbeidsprosesser og tilgang på en effektiv møteportal. I prosjektet Digitale politikere - rett på sak, ble det gjennomført et godt behovsopptak i fjor. Fremtidig løsning ble tydelig visualisert. Prosjektet har avhengigheter til andre prosjekter og anskaffelser, noe som påvirker strategi for anskaffelsen, valg av løsning og fremdrift.

Prosjektene på oppvekst- og utdanningsområdet var i ulike faser i 2017.

Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet

Det nasjonale prosjektet DigiBarnevern - Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet er et samarbeid mellom staten, KS og flere kommuner. Den kommunale delen ledes av Trondheim kommune. Det ble gjennomført markedsdialog i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling og innovative anskaffelser, og det ble utviklet felles målbilder. Med bakgrunn i arbeidet i konseptfasen har prosjektet valgt følgende realiseringsstrategi for kommunale barnevernløsninger: «Kommuner anskaffer barnevernløsninger basert på felles kravspesifikasjon(er), med lokale tilpasninger».

Meldeboka

Meldeboka, som ble en svært populær digital tjeneste for skole-hjem kommunikasjon. Løsningen ble innført på barnehageområdet i 2017.

Oppvekstadministrativt system

Prosjektet Oppvekstadministrativt system har til hensikt å skaffe til veie IT støtte til bruk ved administrative forhold i skolene og barnehagene. Anskaffelsen ble gjennomført i 2017, og det planlegges å innføre løsningen fra og med skoleåret 2018/2019. Det vil samtidig bli gjennomført et eget delprosjekt i 2018 for å skaffe til veie ny løsning for spesialpedagogikk som er integrert med den oppvekstadministrative løsningen, slik at det totalt sett blir mest brukervennlig for lærere og spesialpedagoger.

Digitale planprosesser

I prosjekt Digitale planprosesser er målsettingen å etablere god IT støtte for planprosesser. Dette innbefatter medvirkningsdimensjonen i slike plansaker der kommunens evne til å formidle på en måte som alle forstår er det sentrale. Rådmannen har i 2017 fulgt KS sitt ePlanSak prosjekt, hvis hensikt er å etablere en nasjonal produktspesifikasjon som Trondheim kommune har deltatt i utformingen av, og hvor kommunene deler på å spesifisere ulike brukerreiser.

eByggesak

eByggesak ble innført i 2017 og tatt i bruk av saksbehandlere ved byggesakskontoret. Løsningen ble utviklet for Trondheim kommune som nasjonal pilot. Hovedformålet med løsningen er bedre ressursutnyttelse og samhandling med innbyggere/næringsliv og raskere saksbehandlingstid og bedre kvalitet.

Eiendomsavgifter

Prosjekt Eiendomsavgifter gikk til anskaffelse ved årsskiftet 2017-18. Prosjektet skal anskaffe og innføre nytt forsystem for håndtering av eiendomsavgifter til vann- og avløpsgebyr og eiendomsskatt i kommunen. Prosjektet skal også tilrettelegge for effektiv avtalehåndtering. Avlesning av vannmålerstand er også planlagt digitaliseret som del prosjektet. Anskaffelsesstrategien ble noe endret for å ta høyde for kommende omtaksering av Klæbu kommune og oppsigelsesfristen på eldre løsning, basert på hva som vil bli mest økonomisk fordelaktig når man har fått inn alle tilbud og opsjoner.

Felles løsninger er det flere av, og ny arkivløsning gikk over i drift i starten av 2017. En helt nødvendig komponent for å sikre godkjent arkivering fra de mange nye og eldre fagsystemene i kommunen.

Den første Min side-tjenesten var Mitt bibliotek, som er integrert og sømløst. Innbygger kan google og søke i bibliotekets tjenester og kataloger uten å bli avkrevd identifikasjon. Først når innbygger gjør et valg som krever personlig betjening, kreves det pålogging med sikker identifikasjon. For eksempel hvis innbygger trenger digitalt lånekort, behandle egne boklån eller vil benytte seg av meråpent bibliotek. En lignende løsning er på designstadiet for innsyn i arkiv. Innbygger skal kunne søke etter offentlige dokumenter i arkivet uten å tilkjennegi seg, men hvis man krever partsinnsyn fra arkivet - eller at innsynskravet må saksbehandles - da må kommunen vite hvem man er, og kan dermed tilby personlige tilpasset betjening.

Digital forsendelse har blitt en nasjonal komponent som tilbys fra KS, og som de aller fleste kommuner nå benytter.

Kommunens løsning for henvendelser ble innført i 2017. Trondheim bydrift og Kontortjenesten var først ute med den nye løsningen, og har med dette digitalisert flere arbeidsprosesser som tidligere var helt manuelle og hadde liten eller ingen it-støtte. Enhetene mener at henvendelsesløsningen fungerer etter intensjonene, og det vil bli gjennomført brukerundersøkelser i 2018.

Prosjektet IT-støtte for saksbehandling har vært i konsept- og planleggingsfasen i 2017. Prosjektet skal påse at kommunen har generell saksbehandlingsstøtte når den gamle løsningen ESA utfases i 2019-2020. Ved kommunesammenslåing må kommunen avslutte alle sak/arkiv og starte på nytt. Årsskiftet 2019-2020 er derfor et praktisk og økonomisk fordelaktig tidspunkt for skifte av løsning.